Beste E-Mail-Manager-App im Jahr 2026

Was unsere Auswahl zur besten E-Mail-Management-App macht

Eine E-Mail-Management-App organisiert Ihren Posteingang, damit E-Mails weniger ueberwaeltigend sind. Jede Online-E-Mail-Manager-App sollte mindestens einige der folgenden Funktionen bieten:

Bei der Bewertung der besten E-Mail-Manager-Apps haben wir E-Mail-Clients, Management-Apps und Browser-Extensions untersucht, um zu sehen, welche Optionen die meisten Funktionen und Tools bieten.

Wir haben auch nach Optionen mit erweiterten Funktionen, Automatisierungen und KI-gestuetztem Management gesucht. Letztlich haben wir eine Liste von Apps zusammengestellt, die mit E-Mail-Anbietern und Betriebssystemen breit kompatibel sind und die meisten Management-Funktionen bieten.

Das sind die ausgewaehlten Apps:

1. Clean Email — eine funktionsreiche automatische E-Mail-Management-App
2. Missive — eine teamorientierte App fuer E-Mail- und Chat-Management
3. Mailbird — ein E-Mail-Client, der alle E-Mails in einer App organisiert
4. Mailstrom — eine App, die Nachrichten auf mehrere Arten buendelt
5. Superhuman — ein Inbox-Manager fuer extrem schnelles Triage
6. SaneBox — der beste E-Mail-Manager fuer Priorisierung
7. Edison Mail — ein Mail-Manager, der auch als persoenlicher Assistent dient
8. eM Client — die beste App fuer mehrere E-Mail-Konten
9. Spike — eine E-Mail-Management-App mit Fokus auf Konversationen
10. Thunderbird — ein vollstaendig Open-Source-Manager
11. Sortd — die beste App, um E-Mails und To-dos gleichzeitig zu verwalten
12. Mailbutler — eine Inbox-Erweiterung mit vielen KI-Funktionen
13. Hiver — der perfekte E-Mail-Manager fuer Zusammenarbeit
14. Drag — verwandelt Gmail in einen All-in-one-Workspace
15. Shortwave — gestaltet den Posteingang mit Threads und angehefteten Nachrichten neu
16. Inbox Zero — eine Gmail-only-App mit KI-Funktionen

Die 16 besten E-Mail-Manager-Apps

Es gibt viele Arten von E-Mail-Manager-Apps. Einige, wie Clean Email, helfen Ihnen, den Posteingang zu organisieren und unerwuenschte Abos und Newsletter loszuwerden, waehrend andere den Zugriff auf mehrere Posteingange von einem Ort aus ermoeglichen.

Allen E-Mail-Manager-Apps gemeinsam ist ihre Faehigkeit, E-Mail-Ueberlastung zu reduzieren. Leider erhalten die meisten Menschen mehr unerwuenschte E-Mails als legitime. Wer E-Mail privat und beruflich nutzt, bekommt oft ueber hundert E-Mails am Tag und braucht viel Zeit, um die Spreu vom Weizen zu trennen.

Jede App, die diesen Prozess beschleunigt und vereinfacht, ist willkommen – deshalb boomt der Markt. Es gibt inzwischen sogar automatische E-Mail-Manager-Apps, die Sie praktisch trainieren koennen, Ihren Posteingang zu verwalten. Clean Email ist ein hervorragendes Beispiel dafuer und einer der Gruende, warum wir es als beste E-Mail-Manager-App 2026 ansehen.

2. Missive

Missive ist eine hervorragende App fuer Teams, die gemeinsame Posteingange, Echtzeit-Zusammenarbeit und KI-Automatisierung an einem Ort brauchen. Sie funktioniert mit jedem Anbieter, einschliesslich Outlook oder Gmail, und ermoeglicht es Teams, Hunderte E-Mails pro Tag zu organisieren, zuzuweisen und zu beantworten, ohne sich gegenseitig im Weg zu stehen.

Sie koennen jedes Konto (einschliesslich Outlook/Office 365) verbinden und eingehende Nachrichten taggen, zuweisen oder kommentieren, ohne intern weiterzuleiten. Ausserdem koennen Sie E-Mails nach Kunden oder Projekten mit gemeinsamen Labels und Regeln gruppieren.

Ein wichtiger Unterschied ist die integrierte KI-Engine von Missive. Sie ermoeglicht Automatisierungen wie automatische Entwurfsantworten oder das automatische Taggen und Zuweisen anhand natuerlicher Sprache – das spart Zeit und reduziert Fehler.

Da die meisten Unternehmen omnichannel arbeiten, unterstuetzt Missive auch SMS, WhatsApp, Messenger und mehr, um die Teamkommunikation an einem Ort zu buendeln.

3. Mailbird

Mailbird ist ein schnelles, aber leistungsstarkes E-Mail-Management-Tool fuer Windows und Mac. Es bietet eine einheitliche Management-Loesung mit Terminplanung, Aufgaben und Drittanbieter-Apps (Facebook, Twitter, WhatsApp, Dropbox, Google Calendar, Asana, Todoist usw.). Besonders gut funktioniert es mit mehreren Konten, denn dann koennen Sie alle E-Mails in einer gemeinsamen Inbox verwalten.

Zu den erweiterten Funktionen, die man bei den meisten anderen Managern nicht findet, gehoeren Anhangsuche, LinkedIn-Lookup, Snooze, benutzerdefinierte Sounds und ein anpassbares Layout. Nicht alle Funktionen sind in der kostenlosen Version enthalten. Um alles freizuschalten, koennen Sie ein Jahresabo abschliessen oder einmal zahlen und Mailbird unbegrenzt nutzen.

Die Entwickler von Mailbird arbeiten staendig daran, die Nutzererfahrung zu verbessern und neue Funktionen hinzuzufuegen. Aktuell entwickelt Mailbird KI-Antworten mit OpenAI sowie Inbox-Kategorien aehnlich der Funktion Intelligente Ordner in Clean Email.

4. Mailstrom

Mailstrom ist ein E-Mail-Manager, der Ihnen hilft, E-Mails effizienter zu verwalten. Statt KI-Algorithmen zu verwenden, verstaerkt Mailstrom die menschliche Intelligenz, indem es verwandte E-Mails buendelt und das Arbeiten mit Gruppen erleichtert. Es kann E-Mails nach Absender, Betreff, Zeit, Typ und mehr buendeln. Wie bei Clean Email koennen Sie diese dann in der Masse verwalten.

Mailstrom hat eine Abmelde-Funktion, um unerwuenschte Newsletter und Abos zu stoppen, sowie eine Blockieren-mit-einem-Klick-Funktion, die kuenftige E-Mails eines Absenders sofort stoppt.

Wir moegen, dass Mailstrom neuen Nutzern eine kostenlose Testmoeglichkeit ohne Kreditkarte bietet. Der E-Mail-Manager funktioniert mit Gmail, Outlook, Yahoo sowie anderen IMAP-Anbietern und nutzt Branchenstandard-Verschluesselung fuer Sicherheit.

5. Superhuman

Superhuman sticht mit seinem effektiven Ansatz zur E-Mail-Triage heraus. Kern ist die Philosophie „Inbox als To-do-Liste“, die schnelle Entscheidungen foerdert: sofort antworten, spaeter snoozen oder nach Erledigung archivieren. Dieser Workflow haelt den Posteingang stets handhabbar.

Die Funktion Split Inbox erhoeht die Effizienz, indem sie E-Mails in Abschnitte wie Team-Updates, Newsletter oder High-Priority einordnet. Superhuman bietet auch Remind Me, eine Snooze-aehnliche Funktion, die E-Mails zum richtigen Zeitpunkt erneut anzeigt.

Die Tastenkombinationen vereinfachen Navigation, Antworten und Archivieren. Zusammen mit KI-Tools wie Auto Summarize (kurze Thread-Zusammenfassungen) bietet die App praktische Funktionen fuer Professionals.

6. SaneBox

Fuer viele ist die groesste Herausforderung im E-Mail-Management, unter Druck mit vielen Deadlines klarzukommen. Die App SaneBox hilft, den Posteingang effizienter zu organisieren, indem sie Ihre E-Mail-Muster analysiert und die Wichtigkeit eingehender Nachrichten bestimmt.

SaneBox entscheidet automatisch, welche E-Mails wichtig sind und im Posteingang bleiben, waehrend weniger dringende in Ordner wie SaneLater, SaneNews oder SaneNoReplies wandern. So vermeiden Sie Zeitverschwendung durch Spam, Abos und Low-Value-Mails.

SaneBox bietet weitere Funktionen ueber reines Sortieren hinaus. Die Digest-Funktion ermoeglicht schnelles Bearbeiten von Non-Inbox-Mails mit Aktionen wie Training, Snoozing und Archiving. Ausserdem werden Anhaenge automatisch in Ihren bevorzugten Cloud-Dienst hochgeladen, und die Funktion Email Deep Clean hilft beim Entmisten.

7. Edison Mail

Edison Mail ist ein smarter E-Mail-Manager mit vereinigtem Posteingang, der verschiedene Konten in einer Ansicht buendelt. Die App dient auch als persoenlicher Assistent, organisiert E-Mails in Kategorien (Subscriptions, Reisen, Pakete usw.), sendet Echtzeit-Benachrichtigungen und verhindert mit der Funktion Focused Inbox, dass unwichtige Nachrichten ablenken.

Edison Mail bekämpft E-Mail-Ueberlastung mit Tools wie Abmelden mit einem Tippen und Domain-Blockierung. Wichtige Nachrichten koennen angepinnt werden, und Funktionen wie „Undo Send“ bieten mehr Kontrolle. Suchen sind fast sofort, und Aktionen wie Archivieren, Snooze oder Loeschen gelingen mit einer einfachen Wischgeste.

Datenschutz ist zentral: Edison Mail blockiert Tracking-Pixel automatisch. Die App ist ein effektiver Manager fuer Gmail, Outlook und andere Konten und kostenlos erhaeltlich, mit In-App-Kaeufen.

8. eM Client

Sie haben mehrere E-Mail-Konten und moechten sie an einem Ort verwalten? Dann testen Sie eM Client. Dieser voll ausgestattete E-Mail-Client fuer Windows und Mac bietet alles, was Sie von einer E-Mail-Manager-App erwarten – und mehr.

Als Organisations-App koennen Sie eingehende Nachrichten snoozen, Regeln fuer automatisches Sortieren erstellen und Nachrichten taggen. eM Client bietet ausserdem einen integrierten Kalender, eine Aufgabenliste, Kontakte und Chat, sodass Sie nicht in eine andere App wechseln muessen, wenn eine Nachricht eine Einladung oder Aufgabe enthaelt.

eM Client erstellt automatische Backups Ihrer E-Mails und unterstuetzt PGP-Verschluesselung, sodass Sie verschluesselte und signierte E-Mails mit sensiblen Inhalten senden koennen, ohne komplizierte Datenschutzsoftware zu installieren.

9. Spike

Traditionelle E-Mail passt nicht zu den Anforderungen vieler Mitarbeitender, die in Echtzeit zusammenarbeiten und haeufig projektbezogene Dateien teilen. Spikemodernisiert E-Mail fuer das 21. Jahrhundert durch personenorientiertes Instant Messaging, erweitertes Dateimanagement sowie Sprach- und Videoanrufe. Dadurch schliesst es die Luecke zwischen Gmail, Outlook und anderen klassischen E-Mail-Diensten und vollwertigen Messaging-Loesungen wie Slack oder Skype.

Spike ist nicht nur eine moderne Inbox – es bietet auch viele Management-Funktionen. Priority Inbox, Super Search und konversationelle E-Mails halten Unordnung klein und steigern die Effizienz. Zudem helfen die KI-Tools, lange Nachrichten zusammenzufassen und schneller zu antworten.

Spike funktioniert mit Gmail, Outlook, Yahoo, Hotmail, iCloud und anderen IMAP-Konten. Sie koennen die kostenlose Version nutzen, die fast alle Funktionen fuer bis zu drei Nutzer bietet, oder einen der zwei kostenpflichtigen Plaene fuer groessere Gruppen waehlen.

10. Thunderbird

Thunderbird wurde 2003 veroeffentlicht und ist ein bewaehrter E-Mail-Manager vom Mozilla-Firefox-Team. Er laeuft unter Windows, macOS, Linux und weiteren Unix-aehnlichen Systemen. Im Gegensatz zu anderen Managern auf dieser Liste ist Thunderbird ein Open-Source-Projekt, das von Mitwirkenden aus aller Welt entwickelt wird.

Sie koennen Thunderbird mit jedem bestehenden E-Mail-Konto nutzen. Der Setup-Assistent findet automatisch die richtigen Einstellungen, sodass Sie nur Name, E-Mail-Adresse und Passwort eingeben muessen. Dank der tabbed UI ist die Verwaltung mehrerer Konten einfach, da Sie schnell zwischen ihnen wechseln koennen.

Thunderbird bietet bereits viele Funktionen out-of-the-box, laesst sich aber mit Add-ons weiter ausbauen: Kalender-Organisation, OpenPGP-Verschluesselung und -Authentifizierung oder Templates, die sich in E-Mails einfuegen lassen.

11. Sortd

Sortd ist ein anspruchsvoller Gmail-Manager, wie in diesem Sortd-Review beschrieben. Mit einem Klick verwandelt es Gmail in einen Kanban-Workspace, in dem Sie E-Mails wie Aufgaben organisieren.

Dieser Ansatz hat mehrere Vorteile: Erstens lassen sich E-Mails leichter priorisieren und aufgabenbasiert organisieren. Zweitens ersetzt er eine separate To-do-App – Sie schlagen zwei Fliegen mit einer Klappe. Drittens vereinfacht er die Teamarbeit und macht Weiterleitungen, CCs und Massenantworten ueberfluessig.

Sortd bietet einen kostenlosen Plan mit drei Listen, 20 offenen Aufgaben pro Liste und Basis-Anpassung. Fuer alle Funktionen benoetigen Sie mindestens das Pro-Abo fuer 6 $ pro Monat und Nutzer.

12. Mailbutler

Wenn Sie eine Outlook- oder Gmail-Manager-App suchen, die sich als einfache Erweiterung in Ihren bestehenden Posteingang installiert, ist Mailbutler genau richtig. Das Add-on bietet viele Produktivitaetsfunktionen wie Snooze, Versandplanung und Tags, damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren koennen.

Mailbutler hat kuerzlich eine Reihe KI-gestuetzter Funktionen hinzugefuegt. Der neue Smart Assist hilft beim Schreiben, Antworten, Zusammenfassen und Verbessern von Nachrichten. Er kann auch Aufgabenlisten aus jeder Nachricht extrahieren, sodass Sie E-Mails nicht festhalten muessen, um sich an To-dos zu erinnern.

Mailbutler bietet eine 14-taegige Testphase und danach vier Abos. Die Extension funktioniert allerdings nur mit Outlook, Gmail oder Apple Mail.

13. Hiver

Hiver ist die beste E-Mail-Management-App fuer Teams, die gemeinsam E-Mails bearbeiten muessen. So werden Nachrichten nicht uebersehen und Teams koennen Nachrichten in stark frequentierten Posteingangen segmentieren.

Mit Hiver koennen Sie Nachrichten Teammitgliedern zuweisen und so in deren Stapel verschieben, ohne andere Posteingange zu ueberladen. Sie koennen auch den Automations-Tool nutzen, um Nachrichten automatisch zu verteilen. Ausserdem laesst sich fuer jede Nachricht ein Status setzen und mit Tags zwischen Gruppen unterscheiden.

Unsicher, ob Hiver passt? Testen Sie es sieben Tage, und waehlen Sie danach einen der drei Preistiers. Hiver ist auch fuer Google Workspace, Mac und Windows verfuegbar.

14. Drag

Unternehmen mit Gmail oder Google Workspace werden Drag lieben. Es bietet Produktivitaets-Tools, Zusammenarbeit und Workflows an einem Ort: Ihrem Gmail-Posteingang.

Drag ist nicht nur ein E-Mail-Manager – es ersetzt viele andere Tools, die Sie im Arbeitsalltag nutzen. Sie koennen E-Mails in wenigen Klicks verschieben, sortieren und neu zuweisen. Sie koennen ausserdem Automatisierungen erstellen, die diese Aktionen fuer Nachrichten ausfuehren, die bestimmte Kriterien erfuellen. Da alles mit dem Team geteilt ist, koennen Sie CCs und Weiterleitungen reduzieren und so noch mehr Unordnung vermeiden.

Einzelpersonen und kleine Gruppen koennen Drag kostenlos nutzen, mit fast allen Top-Funktionen. Groessere Gruppen muessen einen der kostenpflichtigen Plaene waehlen.

15. Shortwave

Shortwave ist eine Gmail-exklusive E-Mail-Manager-App mit Fokus auf smartes Threading und intuitive Organisation. Die App gruppiert verwandte E-Mails automatisch in Bundles, reduziert Unordnung und macht es leicht, Konversationen auf einen Blick zu verfolgen. Wichtige Threads koennen angepinnt werden.

Fuer reibungslosere Workflows bietet Shortwave anpassbare Splits, die Nachrichten in Kategorien wie Newsletter, Kalender-Updates oder Teamkommunikation sortieren. So koennen Sie sich auf bestimmte E-Mail-Typen konzentrieren, ohne von weniger relevantem Inhalt ueberfordert zu werden.

Zur Aufgabenverwaltung koennen E-Mails in To-dos umgewandelt werden, inklusive Tracking und Erinnerungen. Diese Kombination aus Thread-Management, Kategorien-Sortierung und Aufgaben macht Shortwave zu einer guten Wahl fuer effiziente, organisierte Workflows.

Trotz der tollen Funktionen ist Shortwave aktuell nur fuer Gmail verfuegbar und daher weniger geeignet, wenn Sie einen anderen Anbieter nutzen.

16. Inbox Zero

Inbox Zero ist eine weitere Gmail-only App, die KI nutzt, um Posteingange effizient zu organisieren. Die Funktion Smart Categories sortiert E-Mails automatisch in vordefinierte Gruppen wie Newsletter, Banking oder Social Updates und erlaubt Aktionen in Masse wie Archivieren oder Labeln.

Die App bietet anpassbare Regeln und Automatisierung, um E-Mails je nach Bedingungen zu labeln, zu archivieren oder Antwortentwuerfe zu erstellen. Aktionen werden mit Gmail-Labels synchronisiert. Der Cold Email Blocker faengt unbekannte Absender ab und kategorisiert Nachrichten zur Pruefung, damit weniger Unordnung entsteht.

Die Unsubscribe-Funktion archiviert meist nur, statt wirklich abzumelden. Dennoch machen die KI-Tools, Analysen und detaillierten Workflows Inbox Zero zu einer effektiven Wahl fuer Gmail-Nutzer. Die begrenzte Kompatibilitaet und gelegentlich langsame KI-Verarbeitung sind jedoch Nachteile.

Bonus: EmailAnalytics

Obwohl es keine E-Mail-Manager-App ist, wird EmailAnalytics als Bonus aufgefuehrt, da es eine einzigartige Loesung bietet, die E-Mail-Verwaltung deutlich zu vereinfachen. Das Tool integriert sich in Gmail- und Google-Workspace-Konten, synchronisiert automatisch Ihren E-Mail-Verlauf und visualisiert ihn in intuitiven Diagrammen, Grafiken und Tabellen.

Sie sehen, wie viele E-Mails Sie taeglich senden und empfangen, wer Ihnen die meisten Mails sendet und zu welchen Zeiten Sie am meisten E-Mails erhalten. Das Tool integriert sich auch in die Konten Ihrer Mitarbeitenden – wenn Sie ein Team leiten, koennen Sie alle im Team oder sogar das gesamte Unternehmen im Blick behalten.

Es ermoeglicht Datenexporte nach Excel oder CSV, damit Sie die Daten beliebig weiterverarbeiten. Ausserdem erhalten Sie einen taeglichen oder woechentlichen Report ueber Ihre E-Mail-Aktivitaet (oder die des Teams). Besonders interessant ist der Bericht zur „durchschnittlichen E-Mail-Antwortzeit“, der zeigt, wie schnell Sie und Ihr Team reagieren – ein wichtiger KPI fuer Sales- und Support-Teams.

Fazit

Wie Sie sehen, gibt es viele grossartige Apps, die die E-Mail-Verwaltung verbessern. Die beste App auszuwaehlen ist jedoch nicht so einfach wie ein Review zu lesen: Sie muessen genau ueberlegen, welche Funktionen Ihnen helfen, den Posteingang zu organisieren und Zeit zu sparen. Sobald Sie eine Liste haben, koennen Sie die Option waehlen, die am besten zu Ihren Beduerfnissen passt.

Auf weniger Zeit fuer E-Mails und mehr Fokus auf die wichtigen Dinge in 2026!

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