Warum KI für die E-Mail-Organisation?
Jeden Tag suchen E-Mail-Nutzer nach Wegen, die Produktivität im Postfach zu verbessern. Von Regeln und Filtern bis zum Abmelden von Newslettern und Markieren als Spam: Wir alle suchen einfache und zugleich clevere Wege, unseren Posteingang zu organisieren.
Mit den vielen technologischen Fortschritten der letzten Jahre ist künstliche Intelligenz (KI) aktuell ganz klar im Trend. Mit Technologie, die menschliche Intelligenz nachahmt und Problemlösung simuliert, können wir mit KI-E-Mail-Management die Kontrolle über unseren Posteingang übernehmen.
Ein KI-E-Mail-Organizer kann automatisch:
- Nachrichten in Ordner sortieren
- Spam erkennen und isolieren
- Mailinglisten-Nachrichten unterscheiden
- Labels, Tags oder Markierungen hinzufügen
- Suchanfragen in natürlicher Sprache verstehen
- Empfehlungen zur Postfachbereinigung geben
Am besten ist, dass ein KI-Posteingangsmanager aus deinem Verhalten lernen kann. Wenn du zum Beispiel regelmäßig Nachrichten eines bestimmten Absenders in einen bestimmten Ordner verschiebst, kann ein solches Tool diese Aufgabe künftig automatisch übernehmen.
💡 Die Funktion Bereinigungsvorschläge von Clean Email gehört zu den besten KI-basierten Cleaner-Apps fürs iPhone. Sie lernt aus deinem Verhalten und zeigt dir schnell die Optionen, die du für jede E-Mail-Gruppe am wahrscheinlichsten auswählst.
Wenn du über Standardfunktionen von E-Mail-Diensten zur Inbox-Organisation hinausgehen willst - wie Gmails KI-Suche "Most Relevant" -, dann ist es Zeit, die besten KI-E-Mail-Organizer anzusehen.
Top KI-E-Mail-Organizer
Du fragst dich, wie du den richtigen E-Mail-Organizer auswählst?
Nach der Bewertung zahlreicher E-Mail-Tools haben wir festgestellt, dass sich die meisten auf KI-gestütztes Schreiben und Aufgabenmanagement konzentrieren. Es ist klar, dass KI-Organizer-Tools zum Zeitpunkt dieses Artikels noch am Anfang stehen.
Ein deutlicher Nachteil ist, dass viele KI-E-Mail-Organizer keine kostenlose Testversion anbieten. Dadurch ist es schwer, die Tools vor dem Kauf auszuprobieren. Ohne eigenen Test fällt es Nutzern schwer, zu entscheiden, ob ein Organizer zu ihren Anforderungen passt. Das ist besonders wichtig für alle, die "erst testen, dann kaufen" bevorzugen.
Unten findest du einige der besten Tools für KI-E-Mail-Sortierung. Jedes hat einen eigenen Funktionsumfang, unterschiedliche Preismodelle und eine eigene Art, künstliche Intelligenz einzusetzen, um Inbox Zero zu erreichen. Diese Details helfen dir bei der Entscheidung, was am besten zu deinem Postfach passt.
Hier sind die vier Tools, die wir vorstellen:
- SaneBox: Beste plattformübergreifende KI-E-Mail-Sortierung
- Inbox Zero: Am besten für KI-Automatisierung
- Spike: Am besten für Inbox-Klarheit
- Zero Inbox: Am besten für schnelle Inbox-Aktionen
Zusätzlich zu diesen Diensten zeigen wir dir die Funktionen, die Clean Email für die Inbox-Organisation bietet. Du wirst einige Ähnlichkeiten mit den anderen Tools sehen, aber auch von den erweiterten und automatisierten Funktionen von Clean Email positiv überrascht sein.
1. SaneBox: Beste plattformübergreifende KI-E-Mail-Sortierung
Mit SaneBox auf Desktop oder Mobilgerät kannst du E-Mails zu Hause oder unterwegs organisieren. SaneBox verwendet KI, um Nachrichten automatisch in Ordner zu sortieren. Dazu gehören unwichtige E-Mails, Belege, Nachrichten mit ausstehenden Antworten, Newsletter und mehr. Mit einer aufgeräumten Inbox kannst du die E-Mails in diesen Ordnern später in Ruhe prüfen.
SaneBox lernt außerdem von dir. Wenn du eine Nachricht aus einem Sane-Ordner an einen anderen Ort ziehst, merkt sich der Organizer das für das nächste Mal und nimmt dir die ständige Umordnung ab.
Wichtige Funktionen:
- Voreingestellte Ordner umfassen SaneLater für unwichtige E-Mails zum späteren Lesen, SaneBlackHole für Nachrichten aus Mailinglisten und SaneNoReplies für E-Mails mit ausstehender Antwort
- SaneReminders zum Zurückstellen von Nachrichten sowie die Möglichkeit, den Zeitrahmen per CC/BCC in der Antwort hinzuzufügen, um den Ordner zu erstellen
- Deep Clean zum Finden von Kontakten, Newslettern und Websites, die dir am häufigsten schreiben. Dann entscheidest du, was gelöscht oder behalten wird
- Do Not Disturb zum Verschieben von Nachrichten in einen Ordner nach deinem Zeitplan sowie zum Pausieren von Digests, Reminders und Snoozed-E-Mails
- Daily Digest für eine schnelle Zusammenfassung der Sane-Ordner-Sortierung
💡 Hinweis: Wenn du ein Google-Konto mit SaneBox nutzt, sind die Sane-Ordner Gmail-Labels.
Für intelligente Sortierung, kontinuierliches Lernen und Zusatzfunktionen ist SaneBox eine solide Möglichkeit, dein Postfach unter Kontrolle zu halten und eine "sane" E-Mail-Organisation mit KI zu genießen.
Preis: 14 Tage kostenlos testen, Snack-Plan für 7 USD monatlich, Lunch-Plan für 12 USD monatlich oder Dinner-Plan für 36 USD monatlich
Kompatibilität: Funktioniert mit IMAP- und Exchange-Konten, darunter Gmail, Microsoft Outlook, iCloud Mail, Yahoo Mail, AOL und Fastmail.
👉 Lies mehr über die Vor- und Nachteile von SaneBox.
2. Inbox Zero: Am besten für KI-Automatisierung
Wenn du einen KI-E-Mail-Organizer mit flexibler Automatisierung suchst, schau dir Inbox Zero an. Ähnlich wie ein KI-E-Mail-Assistent bietet das Tool Funktionen zum Automatisieren von Antworten, hilft dir bei der Entscheidung zur Nachrichtenbehandlung und erlaubt natürliche Sprache in Prompts.
Wichtige Funktionen:
- KI-Automatisierung für Archivieren, Labeln, Senden, Antworten, Weiterleiten, Entwürfe und Spam-Markierung
- Bulk Unsubscribe mit Optionen für Auto Archive sowie Prozentübersicht für gelesene und archivierte E-Mails
- Analytics darüber, wer dir am meisten schreibt, wem du am meisten schreibst, sowie zu archivierten, gelesenen, ungelesenen, gesendeten und größten Nachrichten
- Cold Email Blocker mit Optionen zum Hinzufügen zu einer Liste, automatischem Labeln oder Auto-Label+Archivieren-Kombination
- Early Access-Bereich zum direkten Öffnen deines Postfachs aus Inbox Zero, Beantragen ausgewählter Funktionen und Teilnahme an der Inbox Zero Daily Challenge
Für flexible Automatisierungen, einfaches Abmelden und informative Analysen lohnt sich Inbox Zero.
Preis: Kostenloser Plan mit eingeschränkten Funktionen, Pro-Plan für 10 USD monatlich oder Business-Plan für 19 USD monatlich
Kompatibilität: Funktioniert mit Gmail- und Google-Workspace-Konten.
3. Spike: Am besten für Inbox-Klarheit
Wenn du klassische E-Mail-Threads und Unordnung leid bist, bietet Spike eine erfrischende Chat-Alternative. Es verwandelt deinen Posteingang in einen Echtzeit-Kommunikationshub und kombiniert die Vertrautheit von Messenger-Apps mit der Leistungsfähigkeit von E-Mail - unterstützt durch KI, damit du mühelos den Überblick behältst.
Wichtige Funktionen:
- KI-gestützte Zusammenfassungen, um lange Threads in Sekunden aufzuholen
- KI-Schreibtools für Antworten, Brainstorming und Übersetzung
- Saubere Chat-Oberfläche, die sich eher wie Textnachrichten als E-Mail anfühlt
- Integrierte Notizen, Kalender, Aufgaben und Videomeetings
- Einheitlicher Posteingang für alle Konten und Gespräche an einem Ort
Preise: Kostenloser Plan verfügbar. Pro ab 5 USD/Monat, Ultimate ab 10 USD/Monat.
Kompatibilität: Funktioniert mit Gmail, Outlook, Yahoo, iCloud und allen anderen IMAP-Konten.
4. Zero Inbox: Am besten für schnelle Inbox-Aktionen
Vielleicht suchst du ein KI-Tool für Outlook-E-Mails und speziell Gmail-Nachrichten. Zero Inbox hilft dir nicht nur beim Organisieren mit KI, sondern bietet auch eine leicht bedienbare Oberfläche für manuelle Nachrichtenverwaltung.
Wichtige Funktionen:
- Kategoriesortierung, Follow-up-Prompts und automatisierte E-Mail-Antworten
- Schnelles Löschen von Spam, sodass nur wichtige Nachrichten bleiben
- Unsubscribe mit einem Klick von Mailinglisten
- Google Security Partner mit End-to-End-Verschlüsselung
- Einfache Konto- und Datenverwaltung
Für Sortierung, Hilfestellungen und Unterstützung kannst du mit Zero Inbox ein unordentliches Postfach schnell entrümpeln.
Preis: Lite-Plan für 7 USD monatlich, Plus-Plan für 10 USD monatlich oder Pro-Plan für 15 USD monatlich
Kompatibilität: Funktioniert mit Gmail- und Microsoft-Outlook-Konten.
Clean Email: Die intelligente Inbox-Lösung
Clean Email ist ein Inbox-Organizer mit mehreren Funktionen zur Nachrichtenverwaltung. Mit Algorithmen, die ähnlich wie die hier gelisteten KI-Tools arbeiten, wirst du die Zeitersparnis direkt bei der ersten Nutzung von Clean Email bemerken.
Intelligente Ordner: E-Mails werden automatisch in mehr als 30 Intelligente Ordner gefiltert, sodass du benötigte Nachrichten schnell und einfach findest. Ob Online-Shopping, Essenslieferung, soziale Netzwerke oder Reisen - du musst nicht lange suchen.
Bereinigungsvorschläge: Räume dein Postfach mit intelligenten Vorschlägen auf, die aus deinem Verhalten lernen. Die Funktion erlaubt dir, mit einem Klick zu archivieren, zu löschen oder als Spam zu markieren. Außerdem kannst du mehrere Nachrichten auf einmal bearbeiten.
Überprüfen: Wenn dein Posteingang mit Nachrichten unbekannter Absender überfüllt wird, übernimmt Überprüfen das für dich. E-Mails von unbekannten Absendern werden gesammelt an einem Ort aufbewahrt, bis du sie prüfen willst.
Clean Email funktioniert mit jedem IMAP-E-Mail-Konto im Web und auf dem Desktop sowie mit mobilen Apps für Android und iPhone. Mit seinem Fokus auf Privatsphäre und Sicherheit, dem starken Funktionsumfang sowie intelligenten Filtern und Vorschlägen könnte es genau das Tool sein, das du brauchst.
Fazit
Das ideale Tool für die E-Mail-Organisation zu finden ist nicht einfach, und manchmal musst du mehrere ausprobieren, um das Richtige zu finden. Hoffentlich zeigen dir diese KI-E-Mail-Organizer den richtigen Weg. Und denk daran: Clean Email bietet eine kostenlose Testversion, damit du alle Premiumfunktionen unverbindlich testen kannst.
