So räumen Sie den E-Mail-Posteingang endgültig auf

Was ist ein überfüllter Posteingang?

Ein überfüllter Posteingang ist ein Posteingang, bei dem schlechte Verwaltung, zahlreiche Abonnements und ein ineffizientes System zum Lesen und Beantworten von E-Mails zur Überlastung beitragen.

Es zeichnet sich durch ungelesene Nachrichten, Spam-Newsletter und ständiges Chaos aus. Wenn dies Ihre Situation beschreibt, sind wir hier, um Ihnen zu helfen.

All diese Probleme lassen sich lösen, und Sie können Ihren Posteingang mit den E-Mail-Hacks in diesem Artikel sowie mit einigen großartigen Apps zum Entrümpeln bereinigen.

Wenn Sie lernen möchten, wie Sie einen extrem überfüllten Posteingang aufräumen, machen Sie sich Notizen.

15 Tipps zum Aufräumen des E-Mail-Posteingangs

Lassen Sie uns zunächst den ganzen E-Mail-Wirrwarr aufräumen.

Um Ihren E-Mail-Posteingang aufzuräumen, konzentrieren Sie sich zunächst auf E-Mails, die Sie regelmäßig erhalten. Dies können Abonnements, Newsletter oder automatisierte Benachrichtigungen sein. Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um zu entscheiden, welche Sie behalten möchten und auf welche Sie verzichten können.

1. Abmelden von E-Mails, die Sie nicht benötigen.
2. Organisieren Sie den Rest in Ordnern.
3. Set up filters to keep things tidy.

Sie können es manuell tun (es kann eine Weile dauern!), aber wir zeigen Ihnen eine einfachere und schnellere Möglichkeit mit dem Clean Email-Tool. Hier zeigen wir Ihnen, wie Sie alle diese unerwünschten Nachrichten nacheinander effizient und angenehm bereinigen können.

Tipp 1: E-Mails abbestellen, die Sie nicht benötigen

Das Abbestellen von Newslettern löst möglicherweise nicht immer die Unordnung im Posteingang, aber Sie sollten auf jeden Fall damit beginnen. Möglicherweise stoßen Sie auf einige Probleme, die bei herkömmlichen E-Mail-Anbietern nicht berücksichtigt werden. Einige Absender ignorieren beispielsweise Abmeldeanfragen oder abonnieren Sie versehentlich erneut bei Kontointeraktionen, was die Sache noch komplizierter macht.

Wir verstehen das, deshalb haben wir Abmelden entwickelt: die Clean Email-Funktion, mit der Sie sich mit einem Klick abmelden können, mit der Garantie, diese E-Mails künftig nicht mehr zu erhalten.

Abonnements machen den größten Teil des Postfach-Chaos aus. Der schnellste Weg, die Unordnung in E-Mails zu reduzieren, besteht darin, sich mit einem E-Mail-Bereinigungstool abzumelden.

Tipp 2. Organisieren Sie den Rest in Ordnern

Nachdem Sie sich von unerwünschten E-Mails abgemeldet haben, ist es an der Zeit, sich mit der Organisation der wichtigen E-Mails zu befassen. Das manuelle Sortieren in einem überfüllten Posteingang kann entmutigend sein.

Mit den Intelligente Ordner von Clean Email werden Ihre E-Mails bei der Anmeldungautomatisch organisiert. Diese 33 vordefinierten Ordner kategorisieren E-Mails effektiv nach Themen, ähnlich wie ein Labeling für einfaches Gruppieren.

Bemerkenswert ist, dass Intelligente Ordner E-Mails nicht neu organisiert; Sie bieten lediglich eine zusammenhängende Ansicht verwandter E-Mails, exklusiv für Clean Email. Ihr regulärer E-Mail-Client bleibt unverändert.

Die Verwendung automatisierter Ordner verbessert das E-Mail-Erlebnis auf Ihrem Mobilgerät erheblich. Sie können problemlos auf alle E-Mails zu einem einzelnen Thema in einem Ordner zugreifen, ohne sie manuell durchsuchen zu müssen.

💡 Verwenden Sie Clean Email auf Ihrem Mobiltelefon: Verwenden Sie Android oder iPhone app.

Tipp 3. Create Ihre Ordner und stellen Sie sie in den Schnellzugriff

Es kann vorkommen, dass die automatisierten Ordner Ihre Anforderungen nicht vollständig erfüllen. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise geschäftliche E-Mails nach Abteilungen wie Finanzen, Forschung und Entwicklung, Marketing usw. gruppieren. E-Mail-Anbieter bieten die Möglichkeit, zu diesem Zweck Ordner zu erstellen, die dann für einen schnellen Zugriff irgendwo auf der linken Seite abgelegt werden können.

In Clean Email können Sie ganz einfach jede Ansicht zum Favoriten-Menü in nur 3 Schritten hinzufügen, ohne zusätzliche Filter, Ordner oder andere Einstellungen. Favoriten sind immer auf der linken Seite zugänglich.

Hier erfahren Sie, wie Sie es in Clean Email machen können:

1. Klicken Sie jederzeit während der Nutzung von Clean Email auf das Herzsymbol oben auf der Seite.
2. Nennen Sie es. Dieser Name wird links zu Favoriten-Menü hinzugefügt.
3. Klicken Sie auf Speichern. Ihre neue Ansicht wird links angezeigt: Favoriten-Menü.

Das ist es. Um etwas aus Favoriten zu entfernen, klicken Sie einfach auf den Namen und tippen Sie auf das Herzsymbol. Dadurch wird die Ansicht im linken Bereich ausgeblendet.

Tipp 4. Richten Sie Filter ein, um den Posteingang aufgeräumt zu halten

Dieser Tipp konzentriert sich auf die Automatisierung der E-Mail-Bereinigung und -Organisation, wodurch manuelle Arbeit überflüssig wird.

Zwei wesentliche Werkzeuge, um dies zu erreichen, sind:

• Nutzen Sie die Funktion Bereinigungsvorschläge, auf die Sie links zugreifen können Menu, um Ihren Posteingang effizient zu bereinigen.
• Verwenden Sie Automatisches Bereinigen, um eingehende und bereits empfangene E-Mails automatisch nach den von Ihnen einmal festgelegten Regeln zu filtern.

Indem Sie wiederkehrende E-Mails zuerst bearbeiten, ebnen Sie den Weg für einen übersichtlicheren und besser verwaltbaren Posteingang. Jetzt sind Sie bereit, mit den nächsten Schritten auf unserer Liste fortzufahren, die Ihnen dabei helfen werden, Gewohnheiten für die Aufrechterhaltung eines sauberen und aufgeräumten Posteingangs zu etablieren.

Tipp 5. Überprüfen Sie alle neuen Absender, bevor sie in Ihren Posteingang gelangen

Wenn Sie neue Absender im Voraus überprüfen, können Sie entscheiden, ob sie seriös sind und ob ihre E-Mails nützlich sind. Dadurch bleibt Ihr Posteingang sauber und vor Spam und Betrug geschützt, sodass Sie sich auf wichtige Nachrichten von Personen konzentrieren können, denen Sie vertrauen.

💡 Sie finden diese Funktion nicht in kostenlosen E-Mail-Diensten wie Gmail, Outlook oder Yahoo, aber sie ist in Clean Email verfügbar. Folgen Sie einfach dem Link.

Tipp 6: Planen Sie bestimmte Zeiten zum Abrufen von E-Mails

Ein automatisiertes Tool ist nicht die einzige Notwendigkeit. Dieser und andere Tipps konzentrieren sich auf die Entwicklung nützlicher digitaler Gewohnheiten zur effizienten Verwaltung Ihres Posteingangs.

• Legen Sie bestimmte Zeiten fest, um Ihre E-Mails zu lesen. Planen Sie 10 bis 20 Minuten pro Sitzung ein, um Ablenkungen zu vermeiden und sicherzustellen, dass die Produktivität hoch bleibt. Dies hilft, den Fokus zu behalten und verhindert, dass E-Mails Ihren Tag verschlingen.
• Implementieren Sie einen strukturierten Ansatz, indem Sie eine Vormittagssitzung zur Durchsicht neuer Nachrichten und eine Nachmittagssitzung zum Aufräumen und Antworten einplanen. Diese Routine hilft Ihnen, Ihre Arbeitslast zu verwalten und Ihren Posteingang unter Kontrolle zu halten.

Tipp 7: Ältere E-Mails systematisch archivieren

Sie müssen nicht viele alte E-Mails in Ihrem Posteingang behalten, und hier ist der Grund: Wenn Sie Ihren Posteingang nach einer bestimmten E-Mail durchsuchen, können all diese alten E-Mails Sie daran hindern, schnell zu finden, was Sie brauchen.

Räumen Sie Ihren aktuellen Posteingang auf, indem Sie die E-Mails des letzten Jahres in einen separaten Archivordner verschieben. Diese Aktion konzentriert Ihren Posteingang auf aktuelle und relevante Mitteilungen und macht die tägliche E-Mail-Verwaltung einfacher.

Sauber nach Belieben, indem Sie während dieses Archivierungsvorgangs irrelevante E-Mails löschen und nur diejenigen aufbewahren, die für zukünftige Referenzzwecke erforderlich sind. Diese systematische Reinigungsgewohnheit reduziert Unordnung und verbessert Ihre Fähigkeit, wichtige E-Mails bei Bedarf zu finden.

Tipp 8: E-Mail-Antworten bei Bedarf delegieren

Dieser Tipp gilt für verschiedene Bereiche, insbesondere wenn Sie mehr als nur sich selbst verwalten. Eine anschaulichere Veranschaulichung ergibt sich jedoch anhand eines Arbeitsbeispiels.

Verteilen Sie die Arbeitslast, wenn Sie mit E-Mails überhäuft werden. Leiten Sie Nachrichten an andere Teammitglieder weiter, die antworten können. Dies stellt zeitnahe Antworten sicher und verhindert Kommunikationsengpässe innerhalb Ihres Teams.

Bleiben Sie auf dem Laufenden, indem Sie regelmäßig überprüfen, welche E-Mails bearbeitet wurden und welche noch ausstehen. Diese Delegation sorgt nicht nur dafür, dass Ihr eigener Posteingang überschaubar bleibt, sondern fördert auch die Effizienz und Zusammenarbeit zwischen Ihren Teammitgliedern.

Tipp 9. Verwenden Sie die E-Mail-Verwaltungssoftware

Die Verwendung von E-Mail-Verwaltungssoftware zum Entrümpeln ist eine clevere Möglichkeit, Ihren Posteingang schnell und stressfrei aufzuräumen. Auf dem Markt gibt es zahlreiche Apps mit unterschiedlichen Funktionen zur Verwaltung Ihrer E-Mails.

Einige Beispiele sind:

• Clean Email: Organisieren Sie eingehende E-Mails, melden Sie sich einfach ab und erstellen Sie automatisierte Regeln zum Archivieren/Löschen oder Verschieben in Ordner.
• Mailstrom: Ergreifen Sie Aktionen für Bündel zusammengehöriger E-Mails, um sie als Gruppe zu bearbeiten.
• SaneBox: Für den persönlichen Gebrauch trennt diese App E-Mails mit hoher/niedriger Priorität.

Tipp 10: Separate E-Mail-Konten einrichten

Dieser Tipp wäre für Sie von Vorteil, wenn Sie geschäftliche, private und möglicherweise universitäts- oder studienbezogene E-Mails in einem einzigen Posteingang zusammenführen. Dies kann dazu führen, dass wichtige Benachrichtigungen verpasst werden und Ihr Postfach überfüllt ist.

Erstellen Sie zunächst für jede Ihrer langfristigen Aktivitäten ein separates E-Mail-Konto. Hier erfahren Sie mehr darüber wie Sie mehrere Konten von einem Ort aus verwalten können, um ein reibungsloseres und effizienteres Erlebnis zu gewährleisten.

Tipp 11: Nutzen Sie Labels

Labels eignen sich hervorragend zum Organisieren wichtiger E-Mails oder E-Mails, die Sie für später speichern möchten. Wenn Sie Gmail verwenden, lesen Sie unseren -Leitfaden zum Erstellen und Organisieren von Etiketten oder sogar Einrichten der automatischen Beschriftung.

Vereinfachen Sie die Verwendung von Labels: Machen Sie sich keine Sorgen, wenn Ihr E-Mail-Anbieter keine Labels hat oder Sie diese verwirrend finden – probieren Sie die Clean Email-App aus. Öffnen Sie Clean Email im Browser auf dem Desktop und führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Tippen Sie auf die runden Symbole der E-Mail-Gruppen, die Sie kennzeichnen möchten.
2. Wählen Sie aus dem blauen unteren Bereich Menu Labels.
3. Wählen Sie Add Label.
4. Beginnen Sie mit der Eingabe des Namen Ihres neuen Etiketts und klicken Sie dann auf ein blaues Feld mit Create direkt unter dem Namen des neuen Etiketts.
5. Klicken Sie auf Confirm, um die Einstellungen zu speichern.

Tipp 12: Entdecken Sie die Toolbox Ihres E-Mail-Anbieters

Jeder große E-Mail-Anbieter bietet eine Reihe von Tools an, die Ihr E-Mail-Erlebnis verbessern sollen. Manchmal sind einige gute E-Mail-Tools direkt in Ihrer Nähe.

Zum Beispiel profitieren Gmail-Benutzer von der automatischen E-Mail-Kategorisierung. Diese Funktion sortiert eingehende E-Mails in Gruppen wie „Werbung“ oder „Soziale Netzwerke“, sodass Sie sich zuerst auf E-Mails konzentrieren können, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern.

Aktionsschritte:

• Sehen Sie sich die Hilferessourcen Ihres Anbieters an, um alle verfügbaren Tools zu verstehen.
• Passen Sie die Einstellungen an Ihren Arbeitsablauf an – legen Sie Filter fest, erstellen Sie Etiketten oder passen Sie Benachrichtigungen an, um die Produktivität zu maximieren.

Dies bezieht sich eher auf die manuelle Arbeit, die wir zuvor besprochen haben, aber es kann hilfreich sein, wenn Sie nicht zu sehr mit E-Mails überhäuft werden oder bereit sind, Ihre Zeit dort zu investieren.

Tipp 13: Streben Sie danach, den Posteingang Null zu erreichen

Bei „Inbox Zero“ geht es nicht nur darum, keine ungelesenen E-Mails zu haben – es geht darum, den Zeitaufwand für die Verwaltung Ihres Posteingangs zu minimieren.

Hier ist eine Strategie:

• Tägliche Bewertungen: Überprüfen Sie Ihren Posteingang jeden Tag zu bestimmten Zeiten und ergreifen Sie bei jeder E-Mail sofort Maßnahmen – antworten, archivieren, delegieren oder löschen.
• Routinebereinigungen: Nehmen Sie sich jede Woche Zeit für eine gründlichere Organisation des Posteingangs und stellen Sie sicher, dass alles sortiert ist und sich nichts ansammelt.

Regelmäßige Wartung sorgt dafür, dass Ihr Posteingang übersichtlich und stressfrei bleibt, sodass die tägliche E-Mail-Verwaltung effizienter wird.

Abschließende Gedanken

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Umsetzung dieser 15 Tipps Ihren Posteingang von einem chaotischen Durcheinander in ein gut organisiertes und effizientes Tool verwandeln kann. Der Einsatz automatisierter Tools wie Clean Email und die Etablierung nützlicher digitaler Gewohnheiten werden Ihnen helfen, die Kontrolle über Ihren Posteingang zurückzugewinnen und die Produktivität zu steigern.

Denken Sie daran, ein aufgeräumter Posteingang spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Stress und verbessert Ihr E-Mail-Erlebnis insgesamt. Beginnen Sie also noch heute mit der Anwendung dieser Entrümpelungsregeln und Strategien und freuen Sie sich über einen schlankeren und übersichtlicheren Posteingang.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie E-Mail-Überlastung bewältigen, lesen Sie die Best Practices für E-Mail-Management. Dort erhalten Sie hilfreiche Tipps, wie Sie den Überblick über Ihre E-Mails behalten und E-Mail-Angst weiter reduzieren.