TOP 12 KI-Tools, Apps und integrierte Funktionen für Outlook-E-Mail im Jahr 2026

Wie wir die besten KI-Tools für Outlook ausgewählt haben

Die Auswahl an Outlook KI-Tools, Apps und integrierten Funktionen könnte im Jahr 2026 nicht aufregender sein. Die neue Preisstruktur von Microsoft umfasst jetzt erweiterte KI-Funktionen in Verbraucherabonnements, während Drittentwickler ihre eigenen Lösungen auf den Markt gebracht haben.

In den letzten drei Monaten hat unser Team Dutzende Lösungen auf Herz und Nieren geprüft. Wir haben kostenlose Optionen getestet, die uns überrascht haben, Premium-Tools, die uns enttäuscht haben, und alles dazwischen. Das Ergebnis unserer Bemühungen ist die folgende Liste der 12 besten KI-Tools, Apps und integrierten Funktionen für Outlook-E-Mails im Jahr 2026:

1. Microsoft Copilot – Am besten zum Zusammenfassen von Threads und zum Sortieren von E-Mails
2. Mailbutler – Hervorragend zum Verfolgen von E-Mails und Verwalten von Aufgaben
3. Grammarly – Ideal zur Feinabstimmung von Grammatik, Klarheit und Ton
4. Clean Email – Am besten für die Posteingangsbereinigung und -automatisierung
5. MailMaestro – Ideal zum Verfassen personalisierter Antworten und zum Erkennen von Follow-ups
6. EmailTree.ai Antwortgenerator – Am besten für automatisierte Kundendienstantworten
7. WriteNow AI – Solide Option zum Schreiben von Marken- und SEO-Inhalten
8. OfficeAI – Wahl für Teams, die eine flexible, tokenbasierte KI-Nutzung benötigen
9. eM Client – Praktisch für die Verwaltung mehrerer Konten mit integrierter KI-Schreibhilfe
10. Boomerang – Am besten für die Optimierung von Sendezeiten und Folgeplanung
11. Spark +AI – Perfekt für KI-gestütztes Schreiben und Antworten auf Mobilgeräten und Desktops
12. Missive – Kombination von KI-gestützter Automatisierung mit intuitiven gemeinsamen Posteingangsfunktionen

Wir hoffen, dass Ihnen die Liste nicht nur dabei hilft, was die Tools leisten, sondern auch warum es sich lohnt, sie auszuprobieren, wie einfach sie zu verwenden sind und wie Sie sie mit anderen Produktivitätstools wie Clean Email kombinieren können, um eine maximale Wirkung zu erzielen.

AI Add-Ins und externe Tools

Während Microsoft sein Bestes getan hat, um eine führende Position im KI-Wettbewerb zu behaupten, stammen die aufregendsten Entwicklungen bei Outlook AI wohl von Drittentwicklern, die erkannt haben, dass unterschiedliche Benutzer unterschiedliche Lösungen benötigen. Werfen wir einen detaillierten Blick auf die besten derzeit verfügbaren Tools von Erst- und Drittanbietern.

1. Microsoft Copilot

Warum haben wir Microsoft Copilot in die Liste der besten KI-Tools für Outlook aufgenommen?

Microsoft Copilot steht ganz oben auf unserer Liste, da es jetzt in alle Microsoft 365-Verbraucherpläne integriert ist. Das bedeutet, dass ab Januar 2025 über 400 Millionen Outlook-Benutzer über einen integrierten -Zugriff auf KI-Tools verfügen. Damit können Benutzer Nachrichten verfassen, lange Threads zusammenfassen oder Antworten auf Fragen erhalten, die nicht nur ihren Posteingang betreffen.

Ist die Installation oder der Einstieg schwierig?

Wie oben erwähnt, ist Microsoft Copilot direkt in die Produkte von Microsoft integriert, sodass Microsoft 365-Abonnenten nur ihre Office-Apps auf die neuesten Versionen aktualisieren müssen, um Copilot in Outlook zu aktivieren.

Welche E-Mail-bezogenen Aufgaben erledigt es am besten?

Wir haben Copilot am häufigsten verwendet, um kurze Zusammenfassungen langer E-Mail-Threads zu erhalten. Die Zusammenfassungen waren in unseren Tests überraschend genau – viel besser, als wir von einer KI erwartet hatten, und die Zeit, die wir dank ihnen sparen konnten, ist erstaunlich.

Copilot ist hilfreich beim Verfassen von E-Mails, aber wir haben festgestellt, dass es oft länger dauert, einen KI-generierten Entwurf zu bearbeiten, als einen von Grund auf neu zu schreiben.

Wie nutzt man KI in Outlook E-Mails, um die Produktivität zu maximieren?

Verwenden Sie Copilot in Outlook, um schnell Aktionselemente zu identifizieren, Folgemaßnahmen vorzuschlagen und Prioritäten zu setzen, auf welche E-Mails zuerst geantwortet werden soll. Dies ist besonders effektiv an arbeitsreichen Tagen, wenn die schnelle Durchsicht Ihres Posteingangs wichtiger ist als perfekte Antworten.

Kombinieren Sie es mit Viva Insights, um Konzentrationszeit zu planen oder E-Mail-Verzögerungen vorzuschlagen. So behalten Sie die Kontrolle über Ihren Posteingang und reduzieren Ablenkungen im Laufe des Tages.

Welche anderen Tools sollte ich damit verwenden, um die besten Ergebnisse zu erzielen?

✅ Copilot in Outlook ist unable, das bei der Posteingangsorganisation hilft, daher ist es sinnvoll, es mit einem Posteingangsreiniger wie Clean Email zu koppeln. Die App hilft Ihnen, Ihren E-Mail-Posteingang automatisch sauber zu halten – keine manuelle Sortierung erforderlich.

✅ Über die Posteingangsverwaltung hinaus empfehlen wir Microsoft To Do auf jeden Fall denjenigen, die Copilot in Outlook verwenden, da die To-Do-App nahtlos damit synchronisiert wird und E-Mail-Aktionselemente automatisch in nachverfolgbare Aufgaben umwandeln kann.

✅ Für die Teamzusammenarbeit bietet Trello eine hervorragende Outlook-Integration, mit der Sie Ihre Kalender und Ihre Karten mit Fälligkeitsterminen an einem Ort anzeigen können.

Ist es kostenlos oder kostenpflichtig? Wie viele Personen können ein Abonnement nutzen?

Seit Januar 2025 ist Microsoft Copilot in den meisten Märkten weltweit in den Microsoft 365 Personal- und Family-Plänen enthalten. Diese beiden Pläne kosten 9,99 $/Monat oder 99,99 $/Jahr für Personal (1 Benutzer) und 12,99 $/Monat oder 129,99 $/Jahr für Family (bis zu 6 Benutzer). Copilot in Outlook ist also für diejenigen kostenlos, die diese Pläne bereits abonniert haben, nicht jedoch für diejenigen, die dies nicht tun.

2. Mailbutler

Warum haben wir Mailbutler in die Liste der besten KI-Tools für Outlook aufgenommen?

Mailbutler verdient seinen Platz als bester KI-E-Mail-Assistent für Outlook und wird in einem nahtlosen Paket geliefert, das mit Outlook, Gmail und Apple Mail funktioniert. Zu den KI-Funktionen von Mailbutler gehören Smart Compose, Smart Respond, Smart Summarize, Smart Improve und Task Finder. Diese Funktionen arbeiten mit der integrierten E-Mail-Verfolgung zusammen, die Ihnen genau zeigt, wie Ihre Empfänger mit Ihren Nachrichten interagieren.

Ist die Installation oder der Einstieg schwierig?

Die Installation könnte nicht einfacher sein. Laden Sie die Erweiterung von der Website von Mailbutler herunter und sie lässt sich direkt in Ihre bestehende Outlook-Schnittstelle integrieren. Melden Sie sich von dort aus mit Ihrem Konto an und beginnen Sie mit der Nutzung.

Welche E-Mail-bezogenen Aufgaben erledigt es am besten?

Wir haben festgestellt, dass Task Finder von Mailbutler eines der innovativsten Tools ist, die wir getestet haben – es scannt automatisch E-Mails und extrahiert umsetzbare Elemente, um sie in nachverfolgbare Aufgaben umzuwandeln. Dies allein hat uns jede Woche Stunden an manueller Überprüfungszeit gespart.

Smart Compose, Smart Respond, Smart Summarize und Smart Improve sind alle ebenfalls nützlich, aber Microsoft Copilot macht bereits das Gleiche, sodass es schwer ist, von ihnen beeindruckt zu sein, wenn Sie bereits daran gewöhnt sind.

Welche anderen Tools sollte ich damit verwenden, um die besten Ergebnisse zu erzielen?

✅ Mailbutler lässt sich hervorragend mit den -Inbox-Organisationsfunktionen von Clean Email kombinieren, z. B. Intelligente Ordner, die verwandte Nachrichten gruppieren und Massenbereinigungsaktionen durchführen. Auf diese Weise können Sie Clean Email verwenden, um die Unordnung in Ihrem Posteingang zu beseitigen, sodass sich die KI von Mailbutler auf wirklich wichtige Geschäftskommunikation konzentrieren kann.

✅ Wir empfehlen außerdem das Hinzufügen von Boomerang für erweiterte Terminplanung und Folgeerinnerungen sowie Advanced Folders Watch zur Überwachung bestimmter Ordner auf vorrangige E-Mails, um ein umfassendes E-Mail-Verwaltungssystem zu erstellen, in dem jedes Tool das erledigt, was es am besten kann.

Ist es kostenlos oder kostenpflichtig? Wie viele Personen können ein Abonnement nutzen?

Mailbutler basiert auf einem abgestuften Abonnementmodell mit einer 14-tägigen kostenlosen Testversion für alle Pläne:

• Tracking-Plan: 3,95 $/Monat (nur E-Mail-Tracking)
• Professioneller Plan: 7,95 $/Monat (alle Funktionen außer AI)
• Smart Plan: 12,95 $/Monat (einschließlich Smart Assistant AI-Funktionen)
• Businessplan: 29,95 $/Monat (erweiterte Teamzusammenarbeit)

Die oben genannten Preise beinhalten einen Rabatt von 16 % bei jährlicher Abrechnung.

3. Grammarly für Outlook

Warum haben wir Grammarly für Outlook in die Liste der besten KI-Tools für Outlook aufgenommen?

Grammarly hat sich seinen Ruf als bester KI-E-Mail-Schreiber für Outlook erworben, wenn es darum geht, Ihre Prosa zu verfeinern. Anstatt Inhalte von Grund auf zu erstellen, konzentriert es sich darauf, Ihre vorhandenen Texte zu übernehmen und sie frei von Rechtschreib- und Grammatikfehlern zu machen.

Ist die Installation oder der Einstieg schwierig?

Es ist ganz einfach! Melden Sie sich einfach mit Ihrer Outlook-E-Mail-Adresse bei Grammarly an oder verwenden Sie Grammarly für Windows oder Mac. Die Integration mit Outlook erfolgt automatisch zusammen mit all Ihren anderen Office-Anwendungen. Es ist nicht erforderlich, für jedes Programm separate Add-Ins zu installieren.

Welche E-Mail-bezogenen Aufgaben erledigt es am besten?

Grammarly erkennt kontextbezogene Rechtschreibfehler, Grammatikfehler und umständliche Formulierungen, die selbst erfahrenen Autoren entgehen. Es verfügt außerdem über eine nützliche Tonerkennungsfunktion, die Ihre Nachricht analysieren und E-Mail-Personalisierung Anpassungen vorschlagen kann, damit Sie den perfekten Ton treffen, egal ob formell, freundlich oder dringend.

Die Premium-Version bietet klarheitsorientierte Satzumschreibungen, die wortreiche, komplexe Sätze in klare, wirkungsvolle Aussagen umwandeln können. Indem Sie sich prägnant und präzise ausdrücken, können Sie die Wahrscheinlichkeit, dass Sie sofort die erwartete Antwort erhalten, erheblich erhöhen.

Welche anderen Tools sollte ich damit verwenden, um die besten Ergebnisse zu erzielen?

✅ Wir empfehlen die Verwendung von Grammarly mit Wordeep zur einfachen Faktenüberprüfung und Dictation zum Schreiben ohne Tippen. Sprechen Sie einfach Ihre Gedanken aus und lassen Sie dann Grammarly die Dinge klären – es ist eine schnelle und effektive Kombination, die wir selbst verwenden.

✅ Grammarly lässt sich auch gut mit den Spam-Blockierungsfunktionen von Clean Email kombinieren. Mit der Funktion Abmelden können Sie die Anzahl der empfangenen Abonnementnachrichten erheblich reduzieren, und mit der Blockierungsfunktion können Sie selbst die hartnäckigsten Spammer dauerhaft stoppen.

Dadurch haben Sie mehr Zeit, Antworten (ohne Grammatikfehler) auf Nachrichten zu schreiben, die wirklich wichtig sind.

Ist es kostenlos oder kostenpflichtig? Wie viele Personen können ein Abonnement nutzen?

Grammarly bietet ein großzügiges kostenloses Kontingent, das grundlegende Grammatik- und Rechtschreibprüfungen sowie monatlich 100 KI-Eingabeaufforderungen umfasst. Für die meisten Gelegenheitsbenutzer dürfte dies ausreichend sein. Der wahre Wert ergibt sich jedoch aus den kostenpflichtigen Stufen:

• Kostenlos: Grundlegende Schreibvorschläge, 100 KI-Eingabeaufforderungen/Monat
• Pro: 12 $/Monat (jährliche Abrechnung) oder 30 $/Monat (monatliche Abrechnung), beinhaltet 2.000 KI-Eingabeaufforderungen, erweiterte Stilvorschläge und Plagiatserkennung
• Business: 15 $/Mitglied/Monat (jährliche Abrechnung) oder 25 $/Monat (monatliche Abrechnung), beinhaltet alles in Pro plus Teamfunktionen, Styleguides und vorrangigen Support

5. MailMaestro

Warum haben wir MailMaestro in die Liste der besten KI-Tools für Outlook aufgenommen?

MailMaestro sicherte sich seine Position als bestes KI-Plugin für Outlook durch seine Fähigkeit, uns jede Woche mehrere Stunden zu sparen, indem es KI-Entwurf, automatische Folgeerkennung und intelligente Beschriftung in einem nahtlosen Erlebnis kombiniert, das direkt in der Seitenleiste von Outlook funktioniert – kein Tab-Wechsel erforderlich.

Ist die Installation oder der Einstieg schwierig?

Die Installation ist bemerkenswert einfach – kein Software-Download erforderlich. Fügen Sie einfach MailMaestro aus dem Add-In-Store von Microsoft hinzu und es erscheint direkt in Ihrer Outlook-Seitenleiste. Die gesamte Einrichtung dauert weniger als drei Minuten, für die Testversion ist keine Kreditkarte erforderlich.

Welche E-Mail-bezogenen Aufgaben erledigt es am besten?

Wir lieben die Funktion Magic Templates in Kombination mit der KI-Personalisierung. Sie können damit Vorlagen für wiederkehrende E-Mails erstellen und die KI jede einzelne E-Mail je nach Kontext und Empfänger anpassen lassen. Die Plattform extrahiert außerdem automatisch Aktionspunkte und Fristen, um Sie anzustoßen, bevor etwas durchs Raster fällt.

Lobwürdig ist auch die Fähigkeit des Tools, Nachrichten automatisch nach Priorität und Absicht zu kennzeichnen. Die KI lernt Ihre Muster schnell und verbessert die Genauigkeit innerhalb weniger Tage. Sie können dann sofort Zusammenfassungen dieser markierten Nachrichten oder ganzer E-Mail-Ketten sowie Antwortvorschläge basierend auf dem vollständigen Konversationsverlauf erhalten.

Welche anderen Tools sollte ich damit verwenden, um die besten Ergebnisse zu erzielen?

✅ Obwohl MailMaestro über einige Funktionen verfügt, die Ihnen beim Bereinigen Ihres Posteingangs helfen können, ist deren Wirksamkeit im Vergleich zu Clean Email geringer. Wir empfehlen Ihnen daher, Ihre Nachrichten stattdessen damit zu organisieren.

✅ Darüber hinaus können Sie Todoist für Outlook verwenden, um die extrahierten Aktionselemente von MailMaestro in ein umfassendes Aufgabenverwaltungssystem umzuwandeln, und Office2SharePoint für die Zusammenarbeit an Dokumenten.

Ist es kostenlos oder kostenpflichtig? Wie viele Personen können ein Abonnement nutzen?

MailMaestro basiert auf der folgenden Freemium-Struktur:

• Kostenloser Plan: 3 E-Mail-Credits pro Woche (einschließlich Wasserzeichen)
• Professional: 15 $/Monat für unbegrenzte E-Mails, kein Wasserzeichen
• Enterprise: Benutzerdefinierte Preise mit SOC II Typ 2-Sicherheit, 0-Tage-Datenaufbewahrungsoptionen und PII-Verschleierung

Die kostenlose Testversion erfordert keine Kreditkarte und beinhaltet alle Funktionen.

6. KI-gestützter Antwortgenerator

Warum haben wir den AI-Powered Reply Generator in die Liste der besten KI-Tools für Outlook aufgenommen?

EmailTree.ais KI-gestützter Antwortgenerator hat es geschafft, die Kundendienstautomatisierung durch fortschrittliche KI, maschinelles Lernen und Verarbeitung natürlicher Sprache neu zu erfinden. Sein einzigartiges Konfidenzbewertungssystem (0-100 %) hilft Agenten, die Antwortqualität sofort zu beurteilen, und jede über das System gesendete Antwort trainiert die KI-Modelle, um zukünftige Vorschläge immer genauer zu machen.

Ist die Installation oder der Einstieg schwierig?

Für die Installation müssen Sie zunächst ein EmailTree.ai-Konto erstellen, bevor Sie die Add-in-Funktionen nutzen können. Nach der Anmeldung auf der Plattform installieren Sie das Add-in aus dem Microsoft Store und authentifizieren sich mit den bei der Registrierung bereitgestellten Bearer Token-Anmeldedaten. Die Einrichtung umfasst 60 Minuten fachlich begleitetes Onboarding für kostenpflichtige Pläne.

Welche E-Mail-bezogenen Aufgaben erledigt es am besten?

EmailTree.ai analysiert eingehende E-Mails und schlägt in Sekundenschnelle kontextbezogene Antworten vor. Das Tool glänzt im Kundenservice. Es versteht den Tonfall und die Dringlichkeit – und schlägt in Sekundenschnelle Antworten vor.

Über die Vorschläge hinaus kann es sich wiederholende Anfragen, wie etwa Routinefragen zu Versand, Retouren und Kontoproblemen, vollständig automatisieren. Durch den Wegfall menschlicher Eingriffe können die Reaktionszeiten von Stunden auf Sekunden verkürzt werden.

Welche anderen Tools sollte ich damit verwenden, um die besten Ergebnisse zu erzielen?

✅ Clean Email erweist sich als unverzichtbar für die Verwaltung des Posteingangs, bevor die KI-Verarbeitung beginnt. Verwenden Sie die automatisierte Filterung von Clean Email , um Kunden-E-Mails von der internen Kommunikation zu trennen, sodass der Antwortgenerator nur kundenorientierte Nachrichten verarbeitet.

✅ Grammarly für Outlook kann verwendet werden, um KI-generierten Antworten den letzten Schliff zu verleihen, die fast immer frei von Grammatikproblemen, aber fast nie perfekt sind, wenn es um Ton und Stil geht.

Ist es kostenlos oder kostenpflichtig? Wie viele Personen können ein Abonnement nutzen?

EmailTree.ai bietet gestaffelte Preise für wachsende Supportteams:

• 7-tägige kostenlose Testversion: Vollständiger Plattformzugriff zur Evaluierung
• Starter: 120 $/Monat für 300 Gespräche, 3 Teammitglieder, 2 soziale Kanäle
• Essential: 290 $/Monat für 1.000 Gespräche
• Growth: 490 $/Monat für 2.000 Gespräche, 14 Sprachen
• Scale: 1.190 $/Monat für 5.000 Gespräche
• Enterprise: Benutzerdefinierte Preise für hochvolumige Vorgänge

Alle Pläne beinhalten die unbegrenzte Generierung von Smart Reply, wobei höhere Stufen Sprachen und Automatisierungsfunktionen hinzufügen. Die jährliche Abrechnung bietet zusätzliche Einsparungen.

7. WriteNow AI

Warum haben wir WriteNow AI in die Liste der besten KI-Tools für Outlook aufgenommen?

WriteNow AI verdient seinen Platz auf unserer Liste aufgrund seiner einzigartig persönlichen Schreibfunktionen, die durch Sprachanpassung und spezielle Vorlagen unterstützt werden. Obwohl es KI der früheren Generation verwendet, ist es aufgrund seiner Fähigkeit, maßgeschneiderte, markenbezogene Nachrichten für alles von geschäftlichen E-Mails bis hin zu SEO-Inhalten zu erstellen, eine herausragende Option – insbesondere für diejenigen, die einen leichten, schnörkellosen Outlook-Assistenten suchen.

Ist die Installation oder der Einstieg schwierig?

Die Inbetriebnahme dauert nur wenige Minuten. Melden Sie sich über die Website an, wählen Sie Ihren Plan (einschließlich der großzügigen 7-tägigen kostenlosen Testversion) und installieren Sie das Microsoft Outlook-Plugin . Selbst technisch nicht versierte Benutzer können sofort mit der Generierung professioneller E-Mails beginnen.

Welche E-Mail-bezogenen Aufgaben erledigt es am besten?

Verwandeln Sie Aufzählungspunkte oder grobe Ideen in vollständige, professionelle E-Mails, und das Business-Profiling-Tool sorgt für Konsistenz in der gesamten Kommunikation. Über Standardantworten hinaus verarbeitet WriteNow AI spezielle Inhalte wie Produktbeschreibungen, Google-Ads-Texte und SEO-optimierte Ankündigungen, alles direkt in Outlook.

Welche anderen Tools sollte ich damit verwenden, um die besten Ergebnisse zu erzielen?

✅ Wir haben die integrierten Language Translation-Funktionen von Outlook verwendet, um die Ausgabe von WriteNow AI für ein internationales Publikum anzupassen, und Clean Email, um die perfekte Umgebung für den Erfolg von WriteNow AI zu schaffen, indem wir zuerst den gesamten Werbekram beseitigen.

Ist es kostenlos oder kostenpflichtig? Wie viele Personen können ein Abonnement nutzen?

WriteNow AI bietet flexible Preise, die unterschiedlichen Nutzungsmustern gerecht werden:

• Basic (Kostenlos): 1.000 Wörter/Monat plus Pay-as-you-go-Optionen, inklusive Outlook-Plugin-Zugriff
• Essentials: 11,95 $/Monat für 20.000 Wörter, 2 benutzerdefinierte Markenprofile
• Business: 17,95 $/Monat für 40.000 Wörter, 5 benutzerdefinierte Markenprofile

Alle Pläne beinhalten Zugriff auf über 30 Vorlagen und das Outlook-Plugin.

8. OfficeAI für Outlook

Warum haben wir OfficeAI für Outlook in die Liste der besten KI-Tools für Outlook aufgenommen?

OfficeAI für Outlook zeichnet sich durch sein flexibles, tokenbasiertes System aus, mit dem Teams die KI-Nutzung in der gesamten Microsoft Office-Suite teilen können. Dies ist besonders nützlich für Unternehmen mit schwankenden E-Mail-Anforderungen in den verschiedenen Abteilungen. Es bringt skalierbare KI-Schreib- und Zusammenfassungsfunktionen in Outlook, ohne die Einrichtung zu komplizieren oder Gelegenheitsbenutzer zu überfordern.

Ist die Installation oder der Einstieg schwierig?

Setup erfolgt einfach über Microsoft AppSource mit einem schnellen Aktivierungsprozess. Obwohl die zweitägige Testphase kürzer als der Durchschnitt ist, ist es dank der unmittelbaren Funktionalität einfach, das Potenzial sofort auszuschöpfen.

Welche E-Mail-bezogenen Aufgaben erledigt es am besten?

OfficeAI erledigt grundlegende E-Mail-Aufgaben kompetent. Es kann beispielsweise aus kurzen Eingabeaufforderungen professionelle Standard-E-Mails erstellen und entsprechende Antworten auf eingehende Nachrichten generieren. Die Ausgabequalität ist nicht außergewöhnlich, aber das kann sich durch einen einfachen Wechsel zu einem leistungsfähigeren KI-Modell ändern.

Welche anderen Tools sollte ich damit verwenden, um die besten Ergebnisse zu erzielen?

✅ Clean Email bleibt für die Posteingangsorganisation unerlässlich, bevor KI-Tools eingesetzt werden. Verwenden Sie Clean Email, um zunächst unerwünschte E-Mails zu entfernen, damit Sie nicht an die Outlook-E-Mail-Limits stoßen.

✅ Sie können wichtige E-Mails auch mit Trello für Outlook in Projektaufgaben umwandeln und Dokumentanhänge mit Office2SharePoint verwalten.

Ist es kostenlos oder kostenpflichtig? Wie viele Personen können ein Abonnement nutzen?

OfficeAI verwendet eine kreditbasierte Preisstruktur:

• Light: 10 €/Monat (10 € Guthaben, 2-Tage-Testversion)
• Plus: 25 €/Monat (27 € Guthaben insgesamt)
• Pro: 50 €/Monat (insgesamt 60 € Guthaben)

Credits verfallen monatlich und werden nicht verlängert, was für unregelmäßige Benutzer verschwenderisch sein kann. Denken Sie also daran.

9. eM Client

Warum haben wir Emil in die Liste der besten KI-Tools für Outlook aufgenommen?

Während eM Client in erster Linie als umfassender Desktop-E-Mail-Client bekannt ist, verdiente es sich seinen Platz durch die Einführung der AI Compose-Funktionen in ihrem Version 10-Update und die Tatsache, dass es volle Exchange Server-Kompatibilität kombiniert mit lebenslanger Lizenzierung bietet.

Ist die Installation oder der Einstieg schwierig?

Für die Einrichtung von eM Client muss die Desktop-Anwendung für Windows oder macOS heruntergeladen werden. Der automatische Konfigurationsassistent verarbeitet die meisten E-Mail-Dienste und insbesondere Outlook problemlos – geben Sie einfach Ihre Adresse und Ihr Passwort ein. eM Client kann Daten von Outlook, Thunderbird und anderen wichtigen Clients automatisch erkennen und importieren und dabei Ordnerstrukturen, Regeln und sogar Kategorien beibehalten.

Welche E-Mail-bezogenen Aufgaben erledigt es am besten?

Die Funktion AI Compose generiert kontextbezogene E-Mails und behält dabei Ihren Schreibstil bei. eM Client selbst kann unbegrenzte E-Mail-Konten in einer Oberfläche mit gemeinsamen Posteingangsansichten verwalten, und die AI Compose-Funktion funktioniert auch für alle verbundenen Konten.

Welche anderen Tools sollte ich damit verwenden, um die besten Ergebnisse zu erzielen?

✅ Da eM Client ein lokaler E-Mail-Client ist, können seine Benutzer von den cloudbasierten Posteingangsverwaltungsfunktionen von Clean Email profitieren, die es einfach machen, Nachrichten schnell und effizient zu bereinigen von jedem Gerät mit einem Webbrowser.

✅ Sie können Advanced Folders Watch auch verwenden, um bestimmte Ordner zu überwachen und Benachrichtigungen zu erhalten, wenn Ihre Nachrichten bestimmte Kriterien erfüllen.

Ist es kostenlos oder kostenpflichtig? Wie viele Personen können ein Abonnement nutzen?

eM Client bietet die folgenden Preisoptionen:

• Kostenlose Lizenz: Begrenzt auf 2 E-Mail-Konten, beinhaltet Kernfunktionen (nur nichtkommerzielle Nutzung)
• Pro-Lizenz: 49,95 $ einmalige Zahlung für unbegrenzte Konten und alle Funktionen
• Kleine Teams: 188,95 $ für 10 Lizenzen (18,90 $ pro Benutzer)
• Volumenlizenzierung: Verfügbar für mehr als 50 Geräte mit erheblichen Rabatten

Das lebenslange Lizenzmodell bietet einen außergewöhnlichen Mehrwert, da Sie einmal bezahlen und es für immer nutzen können, einschließlich Updates.

10. Boomerang für Outlook

Warum haben wir Boomerang für Outlook in die Liste der besten KI-Tools für Outlook aufgenommen?

Wir mögen Boomerang für Outlook, weil es die beste KI-App für Outlook ist, die die oft übersehene Herausforderung des E-Mail-Timings bewältigt. Sein Respondable AI-gestützter Assistent bietet Echtzeit-Schreibvorschläge basierend auf Millionen von Nachrichtendatenpunkten.

Ist die Installation oder der Einstieg schwierig?

erfolgt direkt über Microsofts AppSource mit Ein-Klick-Integration. Boomerang funktioniert nahtlos mit Outlook in den Web- und Desktop-Versionen (2013/2016/Mac) für Office 365-Benutzer.

Welche E-Mail-bezogenen Aufgaben erledigt es am besten?

Boomerang für Outlook glänzt, wenn es darum geht, Nachrichten zu optimalen Zeiten zu versenden oder für eine spätere Zustellung zu planen. Die KI analysiert Verhaltensmuster des Empfängers, um Vorschläge zu machen, wann Nachrichten am wahrscheinlichsten gelesen und beantwortet werden.

Es können auch Erinnerungen eingerichtet werden, wenn Empfänger nicht innerhalb der angegebenen Zeitspanne antworten. Allein diese Funktion garantiert, dass wichtige Gespräche nie verpasst werden, und das wird jeder Outlook-Benutzer sehr zu schätzen wissen.

Welche anderen Tools sollte ich damit verwenden, um die besten Ergebnisse zu erzielen?

✅ Verwenden Sie Clean Email, um Ihren täglichen Arbeitsablauf zu organisieren, indem Sie Nachrichten filtern und kategorisieren, und wenden Sie dann die Planungstools von Boomerang auf die E-Mails an, die am wichtigsten sind.

✅ Sie können auch die Folgeerinnerungen von Boomerang mit Microsoft To Do in umsetzbare Aufgaben umwandeln oder geplante Nachrichten mit Hilfe von Trello in Projektmeilensteine umwandeln.

Ist es kostenlos oder kostenpflichtig? Wie viele Personen können ein Abonnement nutzen?

Boomerang bietet flexible Preisstufen, um unterschiedlichen Anforderungen gerecht zu werden:

• Basic (Kostenlos): Begrenzter Zugriff auf Kernfunktionen, 10 Nachrichten-Credits/Monat
• Persönlich: 4,99 $/Monat (jährliche Abrechnung) für Outlook.com-Konten
• Pro: 14,99 $/Monat (jährliche Abrechnung) für alle Office 365-Funktionen
• Teams: Benutzerdefinierte Preise für die Unternehmensbereitstellung

11. Spark Mail

Warum haben wir Spark Mail in die Liste der besten KI-Tools für Outlook aufgenommen?

Mit über 17,5 Millionen Benutzern weltweit und der Auszeichnung „Editors' Choice“ von Apple hat Spark Mail viele Benutzer davon überzeugt, es zu ihrem Haupt-Mail-Client zu machen, und die Spark +AI-Funktionen haben uns überzeugt, dies auf unsere Liste zu setzen.

Ist die Installation oder der Einstieg schwierig?

Setup variiert je nach Plattform – laden Sie die entsprechende App für iOS, Android, macOS oder Windows von der Spark-Website herunter. Der Onboarding-Prozess erkennt und konfiguriert automatisch wichtige E-Mail-Anbieter, darunter Outlook.com, Exchange, Gmail und iCloud.

Welche E-Mail-bezogenen Aufgaben erledigt es am besten?

Spark +AI transformiert die E-Mail-Komposition in drei verschiedenen Modi. Die Funktion Compose generiert vollständige E-Mails aus einem kurzen Kontext und behält dabei Ihre einzigartige Stimme bei. Die Antwortfunktion bietet sofortige KI-gestützte Antwortoptionen, die wertvolle Minuten bei der Routinekorrespondenz sparen. Unterdessen optimiert der Bearbeitungsmodus bestehende Entwürfe, indem er den Ton anpasst, die Grammatik korrigiert, Ideen erweitert oder ausführliche Nachrichten komprimiert.

Welche anderen Tools sollte ich damit verwenden, um die besten Ergebnisse zu erzielen?

✅ Für die Aufgabenverwaltung kann Todoists Outlook-Integration die Aktionspunktzusammenfassungen von Spark in nachverfolgbare Projekte umwandeln.

✅ Teams profitieren von der Hinzufügung von Trello, um E-Mail-Diskussionen in visuelle Projektboards umzuwandeln.

✅ Wenn Sie häufig unterwegs sind und viele der gleichen Funktionen nutzen möchten, die Spark Mail bietet, beispielsweise die Möglichkeit, lästige Abonnements loszuwerden, kann die Webversion von Clean Email sehr nützlich sein.

Ist es kostenlos oder kostenpflichtig? Wie viele Personen können ein Abonnement nutzen?

Spark Mail arbeitet mit einem Freemium-Modell, das wirklich großzügig ist:

• Free: Kernfunktionen einschließlich Smart Inbox, begrenzte +KI-Nutzung, perfekt für einzelne Benutzer, die das Wasser testen
• Premium-Einzelperson: 4,99 $/Monat (jährlich) oder 7,99 $/Monat (monatlich) mit erweiterten +AI-Kontingenten
• Premium-Teams: Ab 6,99 $/Benutzer/Monat für Funktionen für die Zusammenarbeit und gemeinsame Posteingänge

12. Missive

Warum haben wir Missive in die Liste der besten KI-Tools für Outlook aufgenommen?

Missive verdient seinen Platz, weil es KI-gestützte Automatisierung mit intuitiven gemeinsamen Posteingangsfunktionen kombiniert und Teams dabei hilft, schneller zu arbeiten. Es handelt sich zwar nicht um ein natives Outlook-Add-on, aber

Missive ist ein E-Mail-Client, der eine Verbindung zu Ihren Outlook- und Microsoft 365-Konten herstellt und Teamzusammenarbeit, KI-Schreibunterstützung und intelligente Regeln zur Automatisierung wiederkehrender Aufgaben bietet. Wenn Ihr Team eine große Menge an Kunden-E-Mails verwaltet – Support, Vertrieb, Einstellung – hilft Ihnen Missive dabei, schneller voranzukommen, ohne die Kontrolle zu verlieren.

Ist die Installation oder der Einstieg schwierig?

Überhaupt nicht. Sie können sich über die Website von Missive anmelden und Ihre Outlook-Konten in nur wenigen Schritten verbinden. Alles läuft in der Cloud, sodass Sie nichts installieren müssen, es sei denn, Sie bevorzugen deren Desktop- oder Mobil-Apps. Um die KI-Funktionen nutzen zu können, müssen Sie Ihren eigenen OpenAI-API-Schlüssel mitbringen. Missive plant, bald weitere Modelle zu unterstützen, sodass Sie flexibel die KI auswählen können, der Sie am meisten vertrauen.

Welche E-Mail-bezogenen Aufgaben erledigt es am besten?

Missive glänzt, wenn es um die Automatisierung von E-Mail-Workflows geht. Mit der Funktion AI Rules können Sie Aufgaben wie Markieren, Zuweisen, Archivieren oder Senden von Antwortvorlagen automatisieren. Es ist perfekt für Teams , die mit großen Postfächern umgehen. Sie können diese Aktionen basierend auf Absender, Betreffzeile, Schlüsselwörtern und mehr auslösen.

Der AI-Schreibassistent ist in den E-Mail-Editor integriert und ermöglicht es Ihnen, lange E-Mail-Threads zusammenzufassen, Text in einem anderen Ton umzuschreiben, Grammatik zu korrigieren oder Antworten zu übersetzen – ohne die Konversation jemals zu verlassen. Da Missive für Teams konzipiert ist, können Kollegen an Entwürfen zusammenarbeiten, Kommentare hinterlassen und sogar intern in E-Mail-Threads chatten.

Welche anderen Tools sollte ich damit verwenden, um die besten Ergebnisse zu erzielen?

✅ Um Kunden- und Projektkontext direkt in Ihren Posteingang zu bringen, integrieren Sie Missive mit HubSpot, Pipedrive, Asana oder ClickUp.

✅ Für eine umfassendere Automatisierung helfen Ihnen Zapier, Make und Relay.app dabei, Missive mit Tools zu verbinden, die noch keine nativen Integrationen haben.

✅ Entwickler können die API von Missive verwenden, um benutzerdefinierte Workflows zu erstellen oder interne Tools zu synchronisieren.

Ist es kostenlos oder kostenpflichtig? Wie viele Personen können ein Abonnement nutzen?

Missive bietet einen kostenlosen Plan für bis zu 3 Benutzer mit einem 15-tägigen Nachrichtenverlauf. Bezahlte Pläne (bei jährlicher Abrechnung):

• Starter: 14 $/Benutzer/Monat – beinhaltet gemeinsame Posteingänge, aber keine KI oder Automatisierung
• Productive: 24 $/Benutzer/Monat – beinhaltet AI Rules, Automatisierungen, Integrationen
• Business: 36 $/Benutzer/Monat – umfasst Analysen, erweiterte Kontrollen und SSO

Outlook AI: Integrierte Funktionen

Während Drittanbieter-Entwickler mit innovativen KI-Tools Grenzen überschreiten und Microsoft mit seinem Copilot nicht so lange stehen geblieben ist, sollten wir die integrierten Outlook-KI-Funktionen nicht vergessen, von denen einige schon seit langem verfügbar sind:

• Smart Compose und Textvorhersagen: Diese native Funktion nutzt maschinelles Lernen, um während der Eingabe kontextrelevante Textvervollständigungen vorzuschlagen und dabei aus Ihren Schreibmustern zu lernen, um zunehmend personalisierte Vorhersagen anzubieten. Es zeichnet sich durch die Vervollständigung gebräuchlicher Phrasen, Begrüßungen und professioneller Verabschiedungen aus und beschleunigt so die Routinekorrespondenz erheblich.
• Focused Inbox: Die KI-gestützte E-Mail-Priorisierung von Microsoft sortiert Nachrichten automatisch in die Registerkarten „Focused“ und „Other“. Focused Inbox lernt, welche Nachrichten für Sie wichtig sind. Es wird jedes Mal intelligenter, wenn Sie Ihre E-Mails abrufen. Es ist besonders effektiv beim Filtern von Werbeinhalten und Newslettern und behält gleichzeitig wichtige Geschäftskommunikationen im Vordergrund.
• Sprachbefehle und Dictation: Mit der Unterstützung vieler verschiedener Sprachen wandeln die Sprachbefehle und Textdiktierfunktionen von Outlook Sprache mit beeindruckender Genauigkeit in Text um.
• Language Translation: Unterstützt durch Microsofts Neural Machine Translation (NMT) bietet diese Funktion eine sofortige Übersetzung für über 100 Sprachen direkt in Outlook. Es behält die Formatierung bei und bietet parallele Übersetzungen empfangener Nachrichten und kann Ihre Entwürfe übersetzen, bevor sie an internationale Empfänger gesendet werden.

Die integrierten KI-Tools von Outlook ersetzen zwar keine Premium-Add-ons, sind aber überraschend effektiv, um die tägliche Produktivität zu Hause und bei der Arbeit zu steigern, besonders in Kombination mit ergänzenden KI-Tools.

Clean Email erweist sich als besonders wertvoll, da es die organisierte Umgebung schafft, die diese KI-Funktionen für optimale Ergebnisse benötigen. Die automatische Kategorisierung kann den Focused Inbox-Algorithmus mit saubereren Daten unterstützen, die Sortiergenauigkeit verbessern und sogar Outlook beschleunigen.

Abschließende Gedanken

Nach Monaten intensiver Tests wurde eines glasklar: Die besten KI-Tools für Outlook glänzen am meisten, wenn sie kombiniert werden.

Für die meisten Outlook-Benutzer empfehlen wir, mit Clean Email zu beginnen, um eine solide organisatorische Grundlage zu schaffen, und dann basierend auf Ihren Prioritäten auf spezielle KI-Tools zu setzen. Wenn Sie ausführlich schreiben, fügen Sie Grammarly oder MailMaestro hinzu. Wenn Sie den Kundenservice verwalten, sollten Sie EmailTree.ai in Betracht ziehen. Für diejenigen, die bereits im Microsoft-Ökosystem sind, bietet Copilot eine unschlagbare Integration ohne zusätzliche Kosten für bestehende Abonnenten.