Was ist die Inbox-Zero-Methode?
Der Produktivitätsexperte Merlin Mann begann in den frühen 2000er-Jahren damit, die Inbox-Zero-Methode als Möglichkeit für Menschen vorzustellen, ihr Postfach „zurückzuerobern“.
Basierend auf David Allens Produktivitätssystem Getting Things Done hilft die Inbox-Zero-Regel dabei, Ihr Postfach unter Kontrolle zu halten, sodass Sie weniger Zeit mit E-Mails verbringen und sich mehr auf Ihre Arbeit oder andere Aufgaben konzentrieren können.
Inbox Zero ist ein selbsterklärendes Konzept. Kurz gesagt geht es darum, ein leeres Postfach anzustreben. Das bedeutet, dass keine ungelesenen E-Mails in Ihrem Posteingang verbleiben, die Sie daran erinnern, dass noch Aufgaben zu erledigen sind.
Wie Mann erklärt, geht es nicht darum, tatsächlich null Nachrichten im Posteingang zu haben, sondern vielmehr darum, Ihr Postfach so zu organisieren, dass das Überprüfen neuer Nachrichten täglich nur minimalen Aufwand erfordert.
Mit Manns Inbox-Zero-Prinzip wird jede E-Mail, die in Ihrem Postfach landet, einer von fünf Aktionen zugewiesen: löschen, delegieren, aufschieben oder erledigen oder beantworten.
Außerdem empfiehlt Mann, sich täglich drei feste Zeiten einzuplanen, um ungelesene Nachrichten durchzugehen und sie in die entsprechenden Bereiche einzuordnen. So vermeiden Sie es, sich jedes Mal mit neuen E-Mails zu beschäftigen, sobald diese eintreffen, und können sich stattdessen in konzentrierten Zeitblöcken um Ihre Nachrichten kümmern.
So erreichen Sie ein leeres Postfach
Ein leeres Postfach zu erreichen und – noch wichtiger – zu behalten, mag wie ein unerreichbares Ziel erscheinen. Wenn Sie nicht sicher sind, wie Sie Inbox Zero erreichen können, versuchen Sie, einige oder alle dieser Tipps zur Postfachverwaltung umzusetzen:
1. Schätzen Sie Ihre Zeit
Das Paretoprinzip, auch bekannt als die 80/20-Regel, besagt, dass etwa 80 Prozent der Ergebnisse aus 20 Prozent der Ursachen resultieren. Diese Regel lässt sich auch auf die E-Mail-Verwaltung anwenden, da nur etwa 20 Prozent der E-Mails tatsächlich unsere Aufmerksamkeit verdienen.
📌 Da E-Mail-Benachrichtigungen sowohl ablenken als auch oft unbeachtet bleiben, empfehlen wir Ihnen, alle E-Mail-Benachrichtigungen auszuschalten. Planen Sie stattdessen gezielt kurze, feste Zeitfenster im Laufe des Tages für die Bearbeitung Ihrer E-Mails ein.
Wenn Sie nicht besonders häufig E-Mails nutzen, reicht vermutlich ein einziges 15-minütiges Zeitfenster aus. Damit diese 15 Minuten nicht unbemerkt auf 30 oder 60 Minuten anwachsen, ist es sinnvoll, eine Timeboxing-App zu verwenden, mit der Sie jeder Aufgabe eine festgelegte Zeit zuweisen können.
Apps wie Apploye, Clockify, ClickUp oder TickTick erinnern Sie daran, wann es Zeit ist, die E-Mail-Bearbeitung zu beenden und sich einer anderen Aufgabe zu widmen. Zudem bieten sie detaillierte Produktivitätsstatistiken, damit Sie genau nachvollziehen können, wie viel Zeit Sie täglich, wöchentlich und monatlich mit der Verwaltung Ihrer E-Mails verbringen.
2. Seien Sie konsequent
Sie können den ständigen Strom an E-Mails in Ihrem Posteingang nicht stoppen, daher ist es entscheidend, dass Sie bei der E-Mail-Verwaltung möglichst konsequent vorgehen. Während einige Menschen es bevorzugen, ihre E-Mails gleich zu Beginn des Arbeitstags zu überprüfen, finden andere es hilfreicher, dies erst nach einer anspruchsvolleren Aufgabe zu tun.
Wenn Sie gerade erst mit der Inbox-Zero-Methode beginnen, kann es hilfreich sein, feste Zeiten in Ihrer bevorzugten Kalender-App zu planen und eine Erinnerung einzurichten.
Ebenso können Sie Habit Stacking ausprobieren – ein Produktivitätstrick, bei dem Sie eine neue Gewohnheit (wie das Bearbeiten Ihres Postfachs) mit einer bereits etablierten Routine verbinden (z.B. eine Tasse Kaffee holen).
Für Unternehmen kann dies bedeuten, dass Sie eine Assistenzkraft beauftragen, um Ihr Postfach zu durchsuchen und wichtige E-Mails für Sie hervorzuheben. Alternativ können Sie ein gemeinsames Ordnersystem nutzen, um Nachrichten innerhalb Ihres Teams zu delegieren.
📌 Personen, die E-Mails privat nutzen, können sich ebenfalls von einem digitalen Assistenten wie der Clean Email-App unterstützen lassen. Ähnlich wie eine echte Assistenz kann Clean Email wichtige E-Mails für Sie erkennen, Junk-Nachrichten in den Papierkorb verschieben und Ihnen insgesamt dabei helfen, ein leeres Postfach dauerhaft zu erhalten.
3. Von Junk-E-Mails abmelden
Wenn Sie schon länger E-Mails nutzen, erkennen Sie Junk-E-Mails vermutlich sofort.
Falls Sie feststellen, dass Sie viele Newsletter oder andere abonnementsbasierte Nachrichten erhalten, können Sie einfach auf den Abmelden-Button in diesen E-Mails klicken. So vermeiden Sie zukünftige Nachrichten desselben Absenders.
Wenn Sie jedoch keine Zeit mit dem manuellen Abbestellen verschwenden möchten, können Sie stattdessen die Funktion Abmelden in Clean Email nutzen, die diesen Prozess für Sie übernimmt.
Klicken Sie einfach im linken Seitenmenü auf den Tab Abmelden, markieren Sie das Abonnement, das Sie nicht mehr benötigen, und wählen Sie die gewünschte Aktion aus, z.B. Weiterhin erhalten, Abmelden, Pausieren, Verschieben zu "Später lesen" und mehr.
4. Sofort antworten
Das Ziel von Inbox Zero ist es, keine ungelesenen E-Mails im Posteingang zu belassen. Sobald Sie eine wichtige Nachricht öffnen, antworten Sie sofort oder markieren Sie sie als wichtig für eine spätere Bearbeitung.
Wenn die Nachricht nicht dringend ist, kann es sinnvoll sein, etwas mit der Antwort zu warten. Dies gibt der anderen Person Zeit, ihr Anliegen zu überdenken, was unnötiges Hin und Her reduzieren kann.
5. Werden Sie zum E-Mail-Profi
Moderne E-Mail-Clients bieten zahlreiche nützliche Funktionen, mit denen Sie schneller auf E-Mails reagieren können. Daher kann es effektiver sein, Inbox Zero zu erreichen und zu halten, wenn Sie die wichtigsten Funktionen Ihres E-Mail-Clients beherrschen.
Zum Beispiel ist das Erreichen von Zero Inbox Gmail viel einfacher, wenn Sie wissen, dass Sie mit der Strg- bzw. Cmd-Taste und den Zahlen 1 bis 9 zwischen Tabs wechseln können oder dass Sie ausgewählte Konversationen im Nachrichtenbereich erweitern und andere Befehle nutzen können.
Zusätzlich zu Tastenkombinationen sollten Sie auch lernen, E-Mails für später zurückzustellen, Labels für E-Mails zuzuweisen und E-Mail-Filter zu erstellen.
6. Nutzen Sie eine Inbox-Zero-App
Unser letzter Inbox-Zero-Tipp ist wohl der wichtigste: Verwenden Sie eine Inbox-Zero-App, um die Organisation und das Entfernen unnötiger E-Mails zu automatisieren.
Inbox-Zero-Apps wie Clean Email mit der Funktion Auto-Bereinigung können Ihnen dabei helfen, Nachrichten anhand festgelegter Kriterien zu organisieren, E-Mails zum späteren Lesen zu markieren oder sich mit nur wenigen Klicks von einer großen Anzahl von Nachrichten abzumelden.
Klicken Sie einfach im linken Seitenmenü in Clean Email auf den Tab Auto-Bereinigen, klicken Sie auf das Plus (+)-Symbol über der Suchleiste, füllen Sie die Regelkriterien aus – und fertig!
Es gibt mehrere Inbox-Zero-Apps, die Sie herunterladen können, wie z.B. Shortwave, SaneBox, Triage, Inbox Zero und Clean Email. Doch die App, die wir uns genauer ansehen möchten, ist Clean Email – eine Online-Inbox-Zero-App, die mit Outlook, Gmail, Yahoo und allen anderen E-Mail-Diensten funktioniert, die das IMAP-Protokoll unterstützen.
So erreichen Sie Inbox Zero mit Clean Email
Clean Email bietet einen einzigartigen Drei-Schritte-Ansatz zur E-Mail-Organisation:
- Verbinden Sie Ihr E-Mail-Konto mit Clean Email.
- Lassen Sie Clean Email Ihre E-Mails automatisch in leicht überprüfbare Gruppen organisieren.
- Gehen Sie zum Bereich Vorschläge, um die Reinigungsvorschläge einzusehen, und wenden Sie verschiedene Aktionen auf die erstellten E-Mail-Gruppen an.
Die von Clean Email erstellten Intelligente Ordner sind E-Mail-Gruppen, die unter anderem Automatisierte Nachrichten, Benachrichtigungen von sozialen Medien, Online-Shopping, Alte E-Mails (Old Mail) und Große E-Mails (Large Mail) umfassen.
Sie können diese Gruppen in den Papierkorb verschieben, Archivieren, als Gelesen oder Ungelesen markieren, sie dauerhaft Löschen und vieles mehr.
Sie können auch andere Aktionen automatisch auf neue E-Mails anwenden, die in Ihrem Posteingang eintreffen, darunter Als gelesen markieren, Archivieren, Stern, in den Spam-Ordner verschieben und mehr. Alle Ihre Regel erstellen-Regeln erscheinen in einem speziellen Dashboard, in dem Sie diese pausieren, löschen oder reaktivieren können.
Sie können mit Clean Email kostenlos starten und erst dann ein Upgrade durchführen, wenn Sie es wünschen.
Clean Email teilt, verkauft oder gibt Ihre persönlichen Daten nicht weiter und verwendet modernste Verschlüsselungstechnologien, um Ihr Passwort sicher aufzubewahren.
Clean Email wurde entwickelt, um auf jedem Gerät und mit allen E-Mail-Clients zu funktionieren. Die App macht sich durch die deutliche Steigerung Ihrer Produktivität bezahlt. Mit nur einem Clean Email-Abonnement verwalten Sie Ihr Postfach auf all Ihren Geräten – sei es im Webbrowser, auf dem Mac-Desktop, iOS oder Android.
📌 Sehen Sie sich unsere Anleitungen an, um Gmail-Postfach bereinigen, Outlook leeren oder Yahoo Mail zu verwalten und Ihrem Ziel von Inbox Zero näher zu kommen – je nachdem, welchen E-Mail-Dienst Sie nutzen.
Zero-Inbox-Regel – FAQs
Was ist die Inbox-Zero-Methode?
Inbox Zero ist ein Konzept zur E-Mail-Verwaltung, das Ihnen hilft, einen leeren Posteingang zu bewahren – also einen Posteingang ohne ungelesene oder sichtbare E-Mails in Ihrem primären Postfach.
Wie erreiche ich Inbox Zero in Gmail?
Sie können Inbox Zero in Gmail erreichen, indem Sie Ihren Posteingang anpassen und Filter einrichten, um Nachrichten in bestimmte Ordner zu sortieren. So können Sie neue Nachrichten schnell und effizient verwalten.
Wie erreiche ich Inbox Zero in Outlook?
Sie können Inbox Zero in Outlook erreichen, indem Sie ein Ordnersystem einrichten oder ein Tool wie Clean Email nutzen, um automatische Posteingangsregeln festzulegen.
Wer hat die Inbox-Zero-Prinzip entwickelt?
Merlin Mann, ein Produktivitätsexperte und Gründer der Website ‘43 Folders’.
Wie leere ich meinen Posteingang auf null?
Den Posteingang zu leeren und dauerhaft so zu halten, ist nicht einfach. Doch in diesem Artikel finden Sie mehrere Tipps, wie etwa das Löschen und Abbestellen von Junk-E-Mails sowie das sofortige Beantworten wichtiger Nachrichten.
