Wie kann man seine Gmail-Inbox organisieren?

Weshalb Sie Ihr Gmail-Postfach aufräumen sollten

Bei so viel kostenfreiem Speicherplatz ist es kein Wunder, dass Gmail-Nutzer manchmal das Inbox-Management vernachlässigen, alte Mails nie löschen und sich selten von Newslettern abmelden, an denen sie nicht mehr interessiert sind. Weil diese 15 Gigabyte an Speicherplatz, den alle, die einen Gmail-Posteingang nutzen, gratis genießen, aber über alle Google-Dienste - Google Drive und Google Fotos eingeschlossen - hinweg geteilt werden, erreicht eine Gmail Inbox ihre Kapazitäten schneller, als man zunächst glaubt.

Wenn das passiert, ist die typische Reaktion der meisten Nutzer des besten E-Mail-Anbieters, möglichst viele alte und nutzlose E-Mails zu löschen. Jedoch entdecken Gmail-Nutzer typischerweise, dass das Löschen alter Mails in Stapeln leichter gesagt ist als getan. Das Problem ist, dass nicht alle alten E-Mails im Gmail Posteingang gleichermaßen nutzlos sind. Versteckt zwischen Werbung und anderen Spam-Mails, Benachrichtigungen von sozialen Medien, abgelaufenen Bestätigungs-E-Mails etc. befinden sich Kontoauszüge, Anmeldedaten für verschiedene Accounts und berufliche E-Mails. Um nichts wertvolles zu löschen, müssen Gmail-Nutzer manuell jede einzelne E-Mail, die sie löschen wollen, auswählen und Tausende von E-Mails Seite für Seite durchgehen, was Stunden oder gar Tage dauern kann.

Sie möchten Ihren Gmail Posteingang leeren? Gmail Nachrichten löschen? Gmail Mails löschen, die älter als … sind? Gmail Regeln erstellen, Gmails archivieren, Gmail Spam automatisch löschen, Newsletter in Gmail abmelden, Gmail Speicherplatz freiräumen? Zum Glück gibt es Möglichkeiten, wie Sie Ihren Gmail Posteingang durchsuchen und die Google Mail-Bereinigung systematisch angehen und sogar ganz automatisieren können – Gmail Mails automatisch löschen, klingt das nicht himmlisch? Sehen wir uns genauer an, wie Sie Ihren Gmail Posteingang sortieren, ohne wertvolle Zeit zu verschwenden, und wie Sie ihn mit einer automatisierten Google Mail Cleaner-App sauber und übersichtlich halten.

Gmail Speicherplatz aufräumen – wie geht’s?

Jetzt, wo Sie wissen, dass alle von Ihnen genutzten Google-Dienste sich Ihren Gmail Speicherplatz teilen, möchten Sie sicher sehr gerne erfahren, was Sie tun können, wenn Ihr Gmail Speicher voll ist.

Aber ehe wir Ihnen den besten Weg verraten, wie Sie Ihren Gmail Posteingang sortieren, sehen Sie sich am besten an, wie viel Speicherplatz Sie übrig haben. Dazu gehen Sie auf Ihrem Computer auf drive.google.com/settings/storage. Unter Speicherplatz-Details finden Sie eine Übersicht über Ihren Speicherplatz auf Google Drive, Gmail und Google Fotos. So überprüfen Sie Ihren Gmail Speicherplatz.

Wenn Sie beispielsweise sehen, dass Ihre Gmail Mails nicht daran schuld sein können, dass Sie Ihr Gmail Speicherplatz-Limit überschritten haben, da dieser Dienst kaum Speicherplatz beansprucht, müssen Sie Ihre Aufmerksamkeit auf Google Drive und Google Fotos richten, die sich oft mehr von Ihrem kostenlosen Speicherplatz bei Gmail genehmigen.

Falls Sie aber Google Drive und Google Fotos gar nicht nutzen, müssen Sie sich auch nicht die Zeit nehmen, zu lernen, wie Sie Google Drive Speicherplatz freiräumen und unerwünschte Fotos und Videos aus Ihrer Google Fotos-Sammlung löschen und können stattdessen Ihren Gmail Posteingang leeren, lernen, wie Sie Gmail Spam automatisch löschen, in Gmail alle Mails löschen, Newsletter in Gmail abmelden, oder andere praktische Dinge.

1. Google Drive und Fotos aufräumen - so geht's

Als erstes finden Sie heraus, wieviel Platz Sie bei Google Drive, Gmail und Google Fotos belegen. Melden Sie sich in Ihrem Gmail Postfach an und gehen Sie auf Ihre Google Drive Speicherplatz-Seite. Klicken Sie unter dem Kreisdiagramm “Details ansehen” (“View details”), um die Speicheraufteilung nach Plattform zu sehen.

Falls der größte Teil Ihres Speicherplatzes bei Google Drive von Google Fotos belegt wird, gehen Sie in die Einstellungen und wählen Sie als Upload-Größe "Hohe Qualität" (“High quality”) statt "Originalqualität".

Fotos mit hoher Qualität werden kleiner als in Originalauflösung gespeichert und Google gibt Ihnen dann unlimitierten Speicher für Fotos. Wenn ein Foto größer als 16MP ist, wird die Größe auf 16MP verringert. Videos mit mehr als 1080p werden zu HD 1080p verändert. Ein Video mit 1080p sieht ähnlich wie das Original aus.

Wenn Sie Ihren Google Drive aufräumen wollen, rufen Sie in Ihrem Browser https://drive.google.com/#quota auf. Dort sehen Sie die Liste Ihrer Dateien, nach Größe geordnet, beginnend mit der größten. Allerdings zählt nicht alles in Ihrem Google Drive gegen Ihr Speicherlimit. Google Docs, Tabellen, Präsentationen, Formulare, Sites und Dateien in "Für mich freigegeben" belegen keinen Speicherplatz. Löschen Sie die Dateien, die Sie nicht mehr benötigen und denken Sie daran, den Papierkorb zu leeren. Sonst verbrauchen die Dateien darin Ihren Speicherplatz.

2. Riesige Mails im E-Mail Posteingang löschen

Fragen Sie sich, welche E-Mails den ganzen Platz in Ihrer Gmail Inbox belegen? Gmail Speicher voll? Loggen Sie sich in Ihren Gmail Posteingang ein und folgen Sie unserer Anleitung:

1. Auf das nach unten zeigende Dreieck rechts von der Suchleiste klicken, um die Suchoptionen anzuzeigen.
2. In der unteren Hälfte des Popup-Fensters sollte es eine Option namens “Größe“ geben. Achten Sie darauf, dass das erste Feld daneben sagt “größer als“ und das letzte Feld „MB“.
3. Geben Sie im mittleren Feld die gewünschte Email-größe ein.
4. Auf Suche klicken.

Da die durchschnittliche Größe von Gmail Mails etwa 75 KB beträgt, sollten Sie alle Gmail Mails filtern, die größer als 1 MB sind. So verschwenden Sie Ihre Zeit nicht mit kleinen E-Mails, die nur wenige Textzeilen enthalten, sondern erwischen problemlos alle E-Mails, die Ihr Gmail Postfach mit etwas größeren Anhängen belasten.

Sollten sich in Ihrem Gmail Posteingang zu viele Emails finden, die größer als 1 MB sind, können Sie den Gmail Filter so erstellen, dass die Größe höher liegt, um die Suchergebnisse weiterhin einzugrenzen. Gmail Mails dürfen bis zu 50MB groß sein und Sie können von Ihrem Gmail Postfach aus Dateien von bis zu 25 MB senden, also sollten Sie diese beiden Zahlen im Kopf behalten, wenn Sie einen Gmail Filter erstellen, um nach Größe zu filtern.

3. Nutzen Sie die Kategorien

Gmail sortiert die Mails, die In Ihrem Gmail Posteingang eingehen automatisch in verschiedene Inbox-Tabs wie Soziale Netzwerke oder Werbung. Sie finden sie, wenn Sie das Zahnrad in der Ecke oben rechts anklicken, dann Einstellungen > Posteingang.

Sie können alle E-Mails in der Kategorie "Werbung" (“Promotions”), die Werbe-E-Mails und Newsletter, die Sie abonniert haben enthält, ganz leicht löschen. Ehe Sie alles in den Tabs "Werbung" oder "Soziale Netzwerke" löschen, sollten Sie sich allerdings vergewissern, dass keine wichtigen E-Mails in dem Tab gelandet sind. Wenn der Tab nichts wichtiges enthält, klicken Sie einfach lässig "Alle" im Auswahlmenü in der linken oberen Ecke. Eine gelbe Popup-Nachricht wird über den Tabs erscheinen und Ihnen sagen, dass nur die Konversationen auf dieser Seite ausgewählt sind.

Da die Kategorien von Gmail recht begrenzt sind, sollten Sie eine spezielle Gmail-Bereinigungs-App wie Clean Email verwenden, mit der Sie Gmail Email löschen oder Nachrichten nach Typ, Zweck und anderen Merkmalen gruppieren können.

Mit der Smart Views-Funktion der App können Sie sich sofort alle E-Mails aus Sackgassen, E-Mails, die älter als ein Monat sind, ungelesene E-Mails, Bounce-Benachrichtigungen, E-Mails, die Sie an sich selbst gesendet haben, und vieles mehr anzeigen lassen. Sie können dann entweder eine bestimmte Aktion auf eine ganze Gruppe von Nachrichten anwenden oder das Schicksal jeder einzelnen bestimmen.

So bereinigen Sie Ihren Gmail-Posteingang mit der Smart Views-Funktion:

1. Gehen Sie auf: https://app.clean.email
2. Loggen Sie sich mit Ihrer Email-Adresse und Ihrem Passwort ein.
3. Wählen Sie einen verfügbaren Smart View aus dem linken Breich (z. B. Mailing Lists/Mailing-Listen).
4. Wenden Sie eine action auf eine ganze Gruppe oder eine einzelne Email an.

4. Spam Mails blockieren und unerwünschte Werbe-E-Mails abbestellen

Wenn Sie viel Werbemüll erhalten, kann es eine Herausforderung sein, Ihr Gmail Postfach aufzuräumen und Inbox Zero zu erreichen - aber Spam Mails verhindern ist möglich. Ein "Unsubscribe"- bzw. "Abmelden"-Mechanismus, mit dem Sie Spam Mails blockieren und Raum in Ihrer Gmail Inbox schaffen, ist normalerweise in den Spam-Mails eingebaut und simpel. Einfach E-Mail öffnen, runterscrollen, "Unsubscribe"-Link bzw. Button zum Abbestellen klicken. Der Link ist typischerweise sehr klein, um ein versehentliches Klicken zu verhindern. Falls es zu lange dauert, drücken Sie STRG+F und suchen im Hauptteil der E-Mail nach dem Begriff "unsubscribe", "Abmelden" oder "Abbestellen".

Die Suche nach Links zum Abbestellen von Werbemails, die möglicherweise in unerwünschten Newslettern enthalten sind oder auch nicht, klingt nach viel Arbeit? Nutzen Sie einen Gmail Unsubscriber bzw. Abmelder. Die Gmail-Abmelden-Funktion zum Abbestellen von E-Mails ist eine gute Wahl, da sie automatisch alle abbestellten Newsletter erfasst und Sie sich in Zukunft mit einem einfachen Klick erneut anmelden können.

So melden Sie sich mit dem Google Mail-Unsubscriber der App von unerwünschten Marketingnachrichten ab:

1. Gehen Sie auf: https://app.clean.email
2. Loggen Sie sich mit Ihrer Email-Adresse und Ihrem Passwort ein.
3. Wählen Sie Unsubscriber aus der Optionsliste links.
4. Klicken Sie neben jeder Adresse, von der Sie keine Nachrichten mehr erhalten möchten, auf die Schaltfläche Unsubscribe / Abbestellen.

Das war’s, so einfach ist es, sich mit dem Gmail Unsubscriber von Clean Email von unerwünschten Marketing-Newslettern abzumelden.

Professionelle Spammer allerdings werden Ihnen weiterhin unerwünschte Mails Ihr Gmail Postfach schicken, auch nachdem Sie den "Unsubscribe"-/"Abmelden"-Link geklickt haben oder nachdem Sie sich mithilfe von Clean Emails Gmail Unsubscriber abgemeldet haben. In der Tat zeigt ein Klick auf so einen "Fake-Link" dem Spammer sogar, dass Sie Ihr E-Mail-Postfach aktiv nutzen. Daher sollten Sie sehr darauf achten, keine "Unsubscribe"-Links von nicht legitimen Absendern zu klicken, die wie echter Spam aussehen. Stattdessen können Sie recht einfach Regeln erstellen, um eine ganzen Domain-Namen zu blockieren, welche die Spammer nutzen.

Sie müssen:

• Das nach unten zeigende Dreieck rechts von der Suchleiste klicken. Domain-Namen unter "Von" eingeben. Auf die Option "Filter mit dieser Suche erstellen" (“Create filter with this search”) klicken, die sich in der Ecke unten rechts findet.

• Setzen Sie ein Häkchen bei der Option “Löschen”, so können Sie automatisch alle Spam Mails löschen lassen, die vom eingegebenen Domain-Namen kommen. Klicken Sie "Filter erstellen" (“Create filter”).

5. Alle Gmail Mails löschen von Absendern, die Sie nicht mehr interessieren

Google Mail gibt es seit 2004, das heißt, dass viele der frühesten Nutzer, die bei ihrer Anmeldung noch am College waren, jetzt Kinder im Highschool-Alter haben. Wenn Sie Google Mail schon lange verwenden, haben Sie wahrscheinlich Hunderte und Tausende von E-Mails von Absendern gesammelt, die Sie nicht mehr interessieren und würden gerne in Gmail alte Mails löschen.

Warum E-Mails von sozialen Netzwerken, die es gar nicht mehr gibt, oder von Leuten, die Sie in den letzten 10 Jahren nicht getroffen haben, aufbewahren, wenn das Löschen nur wenige Minuten dauert? Mit Platzhaltern finden Sie problemlos alle E-Mails von früheren Absendern, sodass Sie den Google Mail-Posteingang bereinigen können, auch wenn Sie deren genaue E-Mail-Adressen nicht kennen. Oder vielleicht wollen Sie sogar in Gmail alle Mails löschen, falls Sie eine alternative alte Gmail-Adresse und einen neuen Nutzen dafür haben.

In Gmail dient das Sternchen bzw. der Asterisk (*) als Platzhalter für andere Zeichen. Nehmen wir an, Sie möchten alle E-Mails aus Myspace löschen, und Ihnen ist egal, ob sie von anderen Myspace-Nutzern, dem Myspace-Support oder dem sozialen Netzwerk selbst stammen.

Statt nach Emails von user@myspace.com, support@myspace.com und email@myspace.com zu suchen, nutzen Sie einfach den Asterisk, gefolgt vom Domain-Namen (wie hier: *@myspace.com) und schon zeigt Gmail alle Emails von myspace.com an.

6. Alte Mails loswerden

Gmail gibt seinen Nutzern jede Menge Speicherplatz für E-Mails und Anhänge, was einen Nachteil hat: Manche Nutzer löschen ihre alten E-Mails nie, sodass sie sich so lange stapeln, bis ihnen der verfügbare Speicherplatz ausgeht und sie keine neuen E-Mails mehr empfangen können. Auch die Gmail archivieren Funktion verführt zum Sammeln von unnötigen Mails.

Falls Ihnen diese schlechte Angewohnheit bekannt vorkommt, behandeln Sie alte E-Mails am besten nicht mehr wie wertvolle Liebesbriefe eines tragisch verstorbenen Liebhabers – befreien Sie sich davon. Wenn Sie seit mehreren Jahren nicht mehr den Drang hatten, eine E-Mail zu öffnen, werden Sie es wahrscheinlich nie tun. Warum also zulassen, dass sie Ihnen wertvollen E-Mail-Speicherplatz raubt?

Wenn sie in Gmail Email löschen möchten, tun Sie Folgendes:

• Loggen Sie in Ihren Account ein.
• Klicken Sie auf die Suchleiste.
• Geben Sie ein: “before:[date]” ( [date] mit einem tatsächlichen Datum ersetzen) und die Eingabetaste drücken. (Achtung, Datum muss im Format 21/05/2020 eingegeben werden, nicht 21.05.2020!)

Diese Suchoption weist Google Mail an, alle E-Mails zu finden, die vor dem angegebenen Datum gesendet oder empfangen wurden, und sie anzuzeigen. Statt eines vollständigen Datums können Sie auch nur das Jahr angeben. Eine gute Faustregel ist, alle E-Mails zu löschen, die älter als fünf Jahre sind, ohne sie erst zu öffnen. In der Regel sollte auch sicher sein, alle E-Mails zu löschen, die älter als 1 Jahr sind, aber Vorsicht ist angeraten.

7. Benutzerdefinierte Gmail Filter erstellen

Wer täglich viele E-Mails erhält, muss seinen Gmail Posteingang regelmäßig leeren, um zu verhindern, dass sich die Mails häufen und nach und nach nicht mehr zu verwalten sind. Ihnen erscheint die Idee, den Google Mail-Posteingang regelmäßig bereinigen zu müssen, nicht allzu atraktiv? Lernen Sie, wie Sie Gmail Regeln erstellen, um bestimmte zeitaufwändige E-Mail-Verwaltungsaufgaben zu automatisieren.

So können Sie Gmail Filter erstellen:

1. Öffnen Sie Gmail auf einem Computer und melden Sie sich in Ihrem Konto an.
2. Klicken Sie oben im Suchfeld auf den Abwärtspfeil.
3. Geben Sie Ihre Filterkriterien ein.
4. Klicken Sie auf Filter erstellen.
5. Wählen Sie aus, was der Filter tun soll.
6. Klicken Sie erneut auf Filter erstellen.

Wie Sie sehen, ist das Erstellen von Google Mail-Filtern etwas umständlich, da Sie zuerst definieren müssen, welche E-Mails Sie filtern möchten, und dann angeben müssen, was mit neuen Nachrichten geschehen soll, die Ihren Kriterien entsprechen. Die automatische Bereinigungsfunktion von Clean Email lässt Sie beide Schritte mit einem einzigen Klick ausführen und so ganz einfach jede Aktion auf alle zukünftigen E-Mails anwenden.

So erstellen Sie mit Clean Emails Auto Clean Funktion benutzerdefinierte Email-Filter:

1. Gehen Sie auf: https://app.clean.email
2. Loggen Sie sich mit Ihrer Email-Adresse und Ihrem Passwort ein.
3. Wählen Sie Posteingang und die Nachricht aus, auf der Ihr Filter basieren soll.
4. Wenden Sie jede beliebige verfügbare Aktion auf die Nachricht an.
5. Wählen Sie die Option "Ausgewählte und zukünftige ähnliche E-Mails", wenn Sie gebeten werden, die Aktion zu bestätigen.

8. Gmail Mails sortieren & organisieren mit Gmail Labels

Sie können sich Labels als vielseitigere Alternative zu Ordnern vorstellen. Während eine einzelne Nachricht nur zu einem Ordner gehören kann, kann ihr eine unbegrenzte Anzahl von Labeln zugewiesen werden.

Der wichtigste Vorteil von Label-basierten E-Mail-Systemen wie Gmail ist, dass sie das dynamische Organisieren von E-Mail-Nachrichten basierend auf Ihren persönlichen Vorlieben erleichtern. Und da Gmail-Labels farbcodiert werden können, reduzieren sie die Unordnung im Posteingang, indem sie ihn übersichtlicher machen.

So fügen Sie in Gmail Labels hinzu:

1. Öffnen Sie Gmail auf Ihrem Computer und melden Sie sich in Ihrem Konto an.
2. Im linken Bereich nach unten scrollen, bis Sie Mehr sehen. Klicken Sie darauf.
3. Klicken Sie auf Neues Label erstellen und geben Sie ihm einen Namen.
4. Klicken Sie auf Erstellen.
5. Sie können das neu erstellte Label jetzt jeder E-Mail zuweisen, indem Sie auf die Schaltfläche Labels klicken und dieses (oder mehrere) Label auswählen.

Denken Sie daran, dass Sie einer Nachricht mehrere Label zuweisen können und machen Sie sich diese praktische Funktion zunutze, da sie die Verwendung von Google Mail-Bereinigungstools vereinfachen kann.

Nutzen Sie eine Gmail Cleaner App, am besten ab sofort

Wenn man bedenkt, wie zeitaufwändig das manuelle Organisieren und Aufräumen einer Gmail-Inbox ist, muss es einfach eine bessere Alternative geben, richtig? Eine leistungsfähige Email Cleaner App, eine App für Email Management, die Ihr E-Mail Postfach aufräumen, Spam Mails verhindern kann, und mehr, ist der beste Weg zu einem aufgeräumten E-Mail Posteingang oder sogar Inbox Zero. Die beste Gmail Cleaner App für Sie wird Ihr E-Mail Management vereinfachen und damit auch Ihr digitales Leben. Manche Apps lassen Sie Ihr E-Mail-Postfach in eine To-do-Liste verwandeln, andere haben smarte Filter und Funktionen für automatisches Aufräumen.

Wir empfehlen Clean Email als die intuitivste und leistungsstärkste App zum Aufräumen von Gmail Inbox, GMX Postfach, Yahoo Posteingang oder Ihrem E-Mail Posteingang bei einem anderen E-Mail Anbieter. Clean Email macht manuelles E-Mail-Inbox aufräumen schmerzfrei, indem es beim Gruppieren, Organisieren, Löschen, Labeln und Archivieren der E-Mails in Ihrem Gmail-Konto hilft. Mit nur wenigen Klicks gruppieren Sie E-Mails nach Größe, Alter oder Absender. Smarte Regeln und Filter ermöglichen das Trennen ungelesener E-Mails von mit Sternen markierten Mails, Abos und Benachrichtigungen sozialer Netzwerke von Bank-E-Mails, E-Mails, auf die Sie geantwortet haben von Emails, die Sie selbst versandt haben, und viel mehr.

Um mit Clean Email Ihren Gmail Posteingang zu organisieren, müssen Sie noch nicht mal Geld bezahlen. Clean Email kann gratis genutzt werden, um bis zu tausend E-Mails zu organisieren, und Organisation ohne Limit bekommen Sie schon für nur 9,99$ pro Monat - ein bemerkenswert niedriger Preis, wenn Sie bedenken, wieviel Zeit Sie mit diesem Gmail Cleaner sparen können.

Bei jeder E-Mail Cleaner-App stellt sich natürlich die Frage von Vertrauen und Sicherheit. Damit ein E-Mail Cleaner für Gmail Ihre Spam-Mails loswerden und Mails organisieren kann, müssen Sie ihm die Berechtigung geben, auf Ihr E-Mail-Postfach zuzugreifen. Aber nicht alle Cleaner erfordern dieselbe Vertrauensstufe.

Manche, wie z. B. Clean Email, analysieren bloß E-Mail-Header, die die Betreffzeile, Absender- und Empfänger-Informationen, Daten, E-Mail-Größe und ähnliche Metadaten enthalten. Andere hingegen greifen auch auf E-Mail-Inhalte oder Anhänge zu. Clean Email löscht alle aufgezeichneten Nutzerdaten nach 24 Stunden von seinen Servern - als zusätzliche Sicherheitsmaßnahme. Die Verbindung zwischen Clean Email und Ihrem Gmail-Account wird durch 128-Bit-Verschlüsselung und das Authentifizierungsprotokoll OAuth2 gesichert.

Als Nutzer von Clean Email müssen Sie sich nie fragen, wie Sie bloß Ihren Gmail-Posteingang organisieren sollen, da die App so ausgezeichnet und intuitiv designt wurde, dass sofort klar ist, wie man alle Features nutzt.