So räumen Sie das Outlook-Postfach im klassischen und im neuen Outlook auf

Das Wichtigste in Kürze

• Im klassischen Outlook für Windows öffnen Sie Datei → Informationen → Tools → Postfachbereinigung, um die Postfachgröße anzuzeigen, alte oder große Elemente zu finden, die AutoArchivierung auszuführen und „Gelöschte Elemente“ zu leeren.
• Das neue Outlook und Outlook im Web nutzen stattdessen die Seite Speicher (Einstellungen → Konten → Speicher). Dort können Sie alle Elemente eines Ordners löschen oder nur Elemente, die älter als 3, 6 oder 12 Monate sind.
• „Unterhaltung aufräumen“ entfernt doppelte Nachrichten innerhalb eines Threads. „Ordner aufräumen“ macht dasselbe für einen ganzen Ordner.
• Gelöschte E-Mails belegen weiterhin Speicherplatz, bis der Ordner „Gelöschte Elemente“ geleert wird.
• Clean Email findet Ihre ältesten und größten E-Mails, löscht sie gesammelt und legt Regeln fest, damit das Postfach nicht wieder vollläuft – im Web, auf dem Mac, iPhone und unter Android.

Wählen Sie Ihr Anliegen für schnelle Hilfe

• Wie räume ich mein Outlook-Postfach schnell auf?
• Wie räume ich das Outlook-Postfach auf, ohne E-Mails zu löschen?
• Wie räume ich Outlook auf, damit es schneller läuft?
• Wie räume ich Tausende E-Mails in Outlook auf?
• Was macht die Schaltfläche „Aufräumen“ in Outlook?
• Entfernt „Aufräumen“ in Outlook auch Anlagen?
• Was ist der Unterschied zwischen „Unterhaltung aufräumen“ und „Ordner aufräumen“?
• Wie lässt sich das Outlook-Postfach am besten aufräumen?
• Wie entrümple ich mein Outlook-Postfach?
• Wie gebe ich Speicherplatz in meinem Outlook-Postfach frei?
• Wie leere ich meinen Posteingang in Outlook?
• Wie räume ich das Outlook-Postfach in Office 365 auf?
• Warum ist mein Outlook-Postfach voll, obwohl ich alles gelöscht habe?
• Wo finde ich die Postfachbereinigung im neuen Outlook?

So prüfen Sie die Größe Ihres Outlook-Postfachs

Jedes Outlook-Postfach hat ein Speicherlimit. Kostenlose Outlook.com-Konten erhalten 15 GB für E-Mails. Postfächer von Unternehmen und Bildungseinrichtungen können je nach Plan und Administratoreinstellungen bis zu 100 GB groß sein. Ist das Postfach voll, können Sie keine E-Mails mehr senden oder empfangen.

⚠️ Wenn Outlook meldet, dass Ihr Postfach voll ist, wird es Zeit, alte und unnötige E-Mails zu bereinigen. Eine vollständige Lösung finden Sie unter Was tun, wenn das Outlook-Postfach voll ist.

Um zu prüfen, wie viel Platz Ihnen noch bleibt, ermitteln Sie die Postfachgröße mit diesen Schritten (wenn Sie Outlook über Microsoft 365 oder Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016 bzw. Outlook 2013 nutzen):

1. Wählen Sie in Ihrem Postfach Ihr Konto aus.
2. Klicken Sie dann auf Ordner → Ordnereigenschaften.
3. Klicken Sie im Fenster „Eigenschaften von Posteingang“ auf die Schaltfläche Ordnergröße.
4. Im daraufhin geöffneten Fenster sehen Sie die Gesamtgröße Ihres Posteingangs und aller Unterordner, die Sie angelegt haben.

Wie Sie weiter unten erfahren, können Sie die Postfachgröße auch über die Outlook-Postfachbereinigung abrufen, die Ihnen weitere Tools bietet, um Ihr E-Mail-Konto sauber zu halten. Im neuen Outlook und in Outlook im Web öffnen Sie Einstellungen → Konten → Speicher (die Schritte finden Sie unten im Abschnitt Postfachbereinigung im neuen Outlook).

Postfachbereinigung im klassischen Outlook für Windows nutzen

Die Postfachbereinigung ist ein Bereich im klassischen Outlook-Desktopprogramm für Windows mit Tools, die speziell dafür entwickelt wurden, den Outlook-Posteingang einfach und effektiv aufzuräumen. Mit diesen praktischen Tools können Sie die Größe Ihres Posteingangs prüfen, bestimmte Elemente nach Kriterien wie E-Mail-Größe oder Empfangsdatum entfernen und Elemente archivieren.

So verwenden Sie die Postfachbereinigung in Outlook

Um die Postfachbereinigung zu öffnen, starten Sie Ihr Outlook-Desktopprogramm und gehen Sie zu Datei → Informationen → Tools → Postfachbereinigung.

⚠️ Im neuen Outlook und in Outlook im Web gibt es keine Postfachbereinigung. Wenn Sie eine dieser Versionen nutzen, springen Sie weiter unten zum Abschnitt Postfachbereinigung im neuen Outlook und in Outlook im Web.

Hier stehen Ihnen folgende Tools zur Verfügung, die wir nachfolgend einzeln beschreiben:

1. Postfachgröße anzeigen

Dieses Tool ist zwar ziemlich selbsterklärend, aber es ist hilfreich zu wissen, wie viel Platz Ihr Posteingang belegt und welche großen E-Mails sich in bestimmten Ordnern verstecken.

So zeigen Sie die Größe Ihres Outlook-Postfachs an:

1. Klicken Sie oben im Desktopprogramm auf Datei.
2. Wählen Sie links Informationen und klicken Sie dann in der Mitte auf Tools.
3. Klicken Sie im Dropdown-Menü auf Postfachbereinigung.
4. Klicken Sie im angezeigten Dialogfeld auf die Schaltfläche Postfachgröße anzeigen.
5. Wie bei der vorherigen Anleitung sehen Sie nun die Gesamtgröße des Postfachs und die Größe jedes Unterordners in KB.

Achten Sie bei den Unterordnern besonders auf solche, die deutlich größer sind als andere. So erkennen Sie, wo Sie nicht mehr benötigte Elemente löschen sollten. Denken Sie auch an Unterordner, die Sie normalerweise nicht als Speicherfresser betrachten, etwa Ihren Kalender oder Ihre Kontaktliste – dort finden sich vielleicht alte Termine oder Kontakte, die Sie nicht mehr brauchen.

Zusätzlich zu den lokal gespeicherten Inhalten können Sie auch den Speicher auf Ihrem Mailserver anzeigen (sofern Sie einen haben). Klicken Sie dazu oben im Fenster mit der Postfachgröße auf die Registerkarte Serverdaten statt Lokale Daten. Das sollten Sie regelmäßig prüfen, wenn Ihre E-Mails automatisch auf dem Server archiviert werden.

2. Elemente finden, die älter als ein bestimmtes Datum oder größer als eine bestimmte Größe sind

Neben der Datenmenge der einzelnen Ordner in Ihrem Posteingang können Sie mit der Funktion „Suchen“ in diesen Tools auch gezielt nach Nachrichten anhand von Datum oder Größe suchen. So geben Sie ganz einfach Speicherplatz in Outlook frei, ohne stundenlang jeden Unterordner Ihres Postfachs durchzugehen.

Wählen Sie dazu einfach aus, ob Sie nach E-Mails suchen möchten, die älter als eine bestimmte Anzahl von Tagen sind, oder nach allen Nachrichten, die größer als eine bestimmte Größe sind. Geben Sie dann Ihre Parameter ein (z. B. „älter als 90 Tage“ oder „größer als 500 KB“) und klicken Sie rechts auf Suchen.

Daraufhin öffnet sich das Fenster „Erweiterte Suche“. Damit können Sie Ihre Suchergebnisse weiter eingrenzen oder einfach durch die Nachrichten scrollen, die Ihr Desktopprogramm anhand Ihrer ursprünglichen Kriterien gefunden hat. Rechts neben jeder Nachricht können Sie diese zur Nachverfolgung kennzeichnen oder vollständig löschen.

Sie können eine Nachricht auch anklicken, um sie zu öffnen, oder mit der rechten Maustaste darauf klicken, um weitere Optionen wie „Schnelldruck“, „Weiterleiten“, „Verschieben“ und mehr anzuzeigen. Mit Umschalt + Klick markieren Sie sogar mehrere Nachrichten und wenden dieselbe Aktion auf alle an – das spart viel Zeit. So können Sie ganz einfach mehrere E-Mails in Outlook löschen.

3. Elemente mit der AutoArchivierung archivieren (klassisches Outlook für Windows)

Viele nutzen die E-Mail-Archivierung, um den Outlook-Posteingang aufzuräumen und bestimmte Nachrichten trotzdem zu behalten, damit sie diese später über eine einfache Suche schnell wiederfinden. Für alle, die es richtig einzusetzen wissen, ist das ein wertvolles Werkzeug.

Auch wenn Sie bereits wissen, wie man in Outlook archiviert, hilft Ihnen die AutoArchivierung, Elemente anhand festgelegter Parameter schnell abzulegen. Allerdings gibt es für die AutoArchivierung keine vordefinierten Archivierungsregeln. Sie müssen diese also selbst einrichten, wenn Sie die AutoArchivierung regelmäßig nutzen möchten. Die AutoArchivierung verschiebt alte Elemente in eine separate Outlook-Datendatei (.pst) auf Ihrem Computer und gibt so Platz in Ihrem Postfach frei.

⚠️ Die AutoArchivierung ist in Outlook für Windows verfügbar, nicht aber in Outlook für Mac, Outlook Web App (OWA) oder den mobilen Outlook-Apps.

So richten Sie die Parameter der AutoArchivierung ein:

1. Öffnen Sie Ihr Desktopprogramm und klicken Sie im oberen Menü auf Datei.
2. Wählen Sie in der Liste Optionen.
3. Wechseln Sie im Fenster „Optionen“ zur Registerkarte Erweitert. Klicken Sie im Abschnitt „AutoArchivierung“ auf Einstellungen für AutoArchivierung.
4. Legen Sie dann fest, wie oft die AutoArchivierung ausgeführt werden soll, zum Beispiel monatlich oder vierteljährlich.
5. Entscheiden Sie, welche E-Mails archiviert werden sollen. Sie können zum Beispiel Nachrichten archivieren, die älter als 12 Monate sind. Legen Sie fest, wohin die archivierten E-Mails verschoben werden. Sie können einen bestimmten Ordner wählen oder sie endgültig löschen lassen.
6. Nach diesen Schritten wendet Ihr Postfach diese Regeln jedes Mal automatisch an, wenn Sie die Funktion AutoArchivierung in der Postfachbereinigung verwenden.

4. Größe der gelöschten Elemente anzeigen

Wussten Sie, dass Nachrichten durch „Löschen“ nicht endgültig aus Ihrem Postfach entfernt werden? Sie landen nur im Papierkorb, den Sie noch leeren müssen. Wenn Sie also herausfinden möchten, wie Sie den Outlook-Posteingang aufräumen, und merken, dass Archivieren die Postfachgröße nicht verringert, liegt es genau daran.

Zum Glück können Sie in der Postfachbereinigung mit dem Tool Größe der gelöschten Elemente anzeigen die Größe Ihrer verworfenen Nachrichten prüfen, bevor Sie sie endgültig löschen.

Wie die Funktion Postfachgröße anzeigen zeigt dieses Tool, wie viel Platz (in KB) Ihr Papierkorb belegt. Ist es viel, klicken Sie in der Postfachbereinigung einfach auf die Schaltfläche Leeren, um den ganzen Ballast loszuwerden. Denken Sie aber daran: Was aus dem Papierkorb entfernt wurde, ist für immer weg.

5. Größe der Konflikte anzeigen

Das letzte Tool der Postfachbereinigung heißt Größe der Konflikte anzeigen. Im Grunde ist das ein Speicherbereich für E-Mails, die sich nach Ansicht von Outlook mit anderen Nachrichten in Ihren Ordnern überschneiden, etwa wegen ähnlicher Betreffzeilen oder Anlagen.

Wenn Sie auf die Schaltfläche Größe der Konflikte anzeigen klicken, sehen Sie eine gefilterte Ansicht Ihres Postfachs mit den Nachrichten, die Outlook als Konflikte markiert hat. Meist können diese Nachrichten gelöscht werden, aber prüfen Sie sie sicherheitshalber, bevor Sie etwas endgültig entfernen.

So verwenden Sie „Unterhaltung aufräumen“ und „Ordner aufräumen“

Aufräumen ist ein von der Postfachbereinigung unabhängiges Tool. Es entfernt überflüssige Nachrichten: ältere Antworten, deren vollständiger Text bereits in einer späteren Antwort desselben Threads zitiert ist.

1. Öffnen Sie im klassischen Outlook die Registerkarte Start.
2. Wählen Sie in der Gruppe Löschen die Option Aufräumen. Im vereinfachten Menüband wählen Sie den Pfeil neben Löschen.
3. Wählen Sie Unterhaltung aufräumen, Ordner aufräumen oder Ordner und Unterordner aufräumen.

Die Funktion „Aufräumen“ und Anlagen

Die Funktion „Aufräumen“ in Outlook entfernt überflüssige Nachrichten aus E-Mail-Unterhaltungen, löscht aber keine Anlagen aus den verbleibenden E-Mails.

Sie können jedoch Anlagen aus E-Mails in Outlook entfernen, ohne die E-Mails selbst zu löschen. Diese Funktion steht in Outlook für Microsoft 365, Outlook 2019, Outlook 2016 und Outlook 2013 zur Verfügung.

„Unterhaltung aufräumen“ vs. „Ordner aufräumen“

Unterhaltung aufräumen entfernt überflüssige Nachrichten aus einem einzelnen E-Mail-Thread. Es bleibt nur die neueste Nachricht der Unterhaltung erhalten, die alle vorherigen Antworten enthält – unnötiger Ballast verschwindet.

Ordner aufräumen wendet denselben Vorgang dagegen auf einen ganzen Ordner an und entfernt überflüssige Nachrichten aus allen Unterhaltungen in diesem Ordner. Das ist praktisch, um große E-Mail-Ordner in einem Rutsch zu entrümpeln. Ordner und Unterordner aufräumen macht dasselbe für den Ordner und alle darin enthaltenen Unterordner.

Aufgeräumte Nachrichten werden standardmäßig in Gelöschte Elemente verschoben. Leeren Sie diesen Ordner anschließend, um tatsächlich Speicherplatz freizugeben. Um den Zielordner zu ändern oder gekennzeichnete, kategorisierte bzw. ungelesene Nachrichten zu behalten, gehen Sie zu Datei → Optionen → E-Mail → Unterhaltungen aufräumen.

Postfachbereinigung im neuen Outlook und in Outlook im Web

Das neue Outlook für Windows und Outlook im Web haben keine Schaltfläche für die Postfachbereinigung. Stattdessen gibt es die Seite Speicher. Sie zeigt, wie viel Platz jeder Ordner belegt, und ermöglicht es, einen Ordner mit wenigen Klicks zu leeren.

1. Wählen Sie oben in Outlook Einstellungen (das Zahnradsymbol).
2. Gehen Sie zu Konten → Speicher. In Outlook.com können Sie auch „Speicher“ in das Suchfeld der Einstellungen eingeben.
3. Prüfen Sie, wie viel Platz jeder Ordner belegt.
4. Wählen Sie unter der Liste einen Ordner aus und legen Sie fest, ob alle Elemente gelöscht werden sollen oder nur Elemente, die älter als 3, 6 oder 12 Monate sind.

⚠️ Elemente, die Sie über die Seite „Speicher“ löschen, werden endgültig gelöscht.

Gut zu wissen zum Speicher in Outlook.com:

• Gelöschte Elemente belegen weiterhin Speicherplatz, bis Sie den Ordner leeren. Outlook.com entfernt sie außerdem automatisch nach 30 Tagen.
• Junk-E-Mails werden nach 10 Tagen automatisch gelöscht.
• Anlagen zählen zu Ihrem Microsoft-Cloudspeicher (5 GB kostenlos, gemeinsam mit OneDrive), nicht zum E-Mail-Limit von 15 GB.

„Aufräumen“ (Sweep) in Outlook im Web und im neuen Outlook nutzen

Mit Aufräumen (Sweep) entfernen Sie E-Mails eines Absenders mit wenigen Klicks. Das eignet sich gut für Newsletter, Belege und Benachrichtigungen, die sich ansammeln.

1. Wählen Sie eine E-Mail des Absenders aus, dessen Nachrichten Sie aufräumen möchten.
2. Wählen Sie in der Menüleiste Aufräumen.
3. Legen Sie fest, was geschehen soll: alle E-Mails dieses Absenders löschen (auch künftige), nur die neueste E-Mail behalten oder E-Mails löschen, die älter als 10 Tage sind.
4. Wählen Sie Aufräumen, um die Aktion anzuwenden.

Beachten Sie:

• Aufräumregeln werden einmal täglich ausgeführt, nicht sofort beim Eintreffen neuer E-Mails.
• „Aufräumen“ funktioniert nicht in den Ordnern „Junk-E-Mail“, „Entwürfe“, „Gesendete Elemente“ und „Gelöschte Elemente“.
• Aufgeräumte E-Mails landen in „Gelöschte Elemente“ und belegen weiterhin Speicherplatz, bis Sie diesen Ordner leeren.

Details zur Einrichtung und Bearbeitung von Aufräumregeln finden Sie in unserem Leitfaden zu Sweep-Regeln in Outlook.

Weitere Möglichkeiten, Speicherplatz in Outlook freizugeben

Diese schnellen Maßnahmen schaffen zusätzlichen Platz und verhindern, dass Ihr Postfach wieder vollläuft. Tipps, wie Sie danach Ordnung halten, finden Sie unter E-Mails in Outlook organisieren.

1. Outlook-Datendatei komprimieren

Das Verschieben von E-Mails in den Ordner „Archiv“ verkleinert Ihr Postfach nicht, da dieser Ordner weiterhin dazugehört. Wie Sie archivieren, erfahren Sie unter So archivieren Sie in Outlook.

Im klassischen Outlook werden alle Daten Ihres E-Mail-Kontos in einer Outlook-Datendatei (.pst) gespeichert, wenn Sie ein POP-Konto nutzen, bzw. in einer Offline-Outlook-Datendatei (.ost), wenn Sie ein Microsoft 365-, Exchange-, Outlook.com- oder IMAP-Konto verwenden.

Diese Datei können Sie jedoch in Outlook 2013 und neueren Versionen mit folgenden Schritten komprimieren:

1. Löschen Sie nicht benötigte Elemente und leeren Sie den Ordner Gelöschte Elemente.
2. Klicken Sie auf Datei → Kontoeinstellungen → Kontoeinstellungen.
3. Klicken Sie auf der Registerkarte Datendateien auf die Datei, die Sie komprimieren möchten, und dann auf Einstellungen.

💡 Hinweis: Wenn Sie ein Outlook.com- oder Exchange-Konto verwenden, müssen Sie außerdem auf die Registerkarte Erweitert klicken und Einstellungen für Outlook-Datendatei auswählen.

4. Klicken Sie nun auf Jetzt komprimieren und dann auf OK.

2. Anlagen außerhalb des Postfachs speichern

Leider belegen Anlagen viel unnötigen Platz in Ihrem Outlook-Postfach – vor allem, wenn Sie E-Mails nur deshalb aufbewahren, um immer wieder auf die Anlagen zuzugreifen.

Das lässt sich aber vermeiden! Eine praktische Lösung, um die Postfachgröße zu verringern, ohne E-Mails zu löschen, besteht darin, Anlagen außerhalb des Postfachs zu speichern, damit sie Outlook nicht füllen und keinen Speicherplatz verschwenden.

Im klassischen Outlook:

1. Starten Sie das Outlook-Desktopprogramm auf Ihrem Computer.
2. Wählen Sie die Nachricht aus, deren Anlagen Sie herunterladen möchten.
3. Klicken Sie auf den Abwärtspfeil, um die Optionsliste zu öffnen, und wählen Sie Alle Anlagen speichern.
4. Wählen Sie nun den Speicherort außerhalb des Postfachs, etwa einen Ordner auf dem Desktop oder Ihren Ordner Dokumente.
5. Die Anlagen werden dann an den gewählten Speicherort heruntergeladen, wo Sie jederzeit darauf zugreifen können.
6. Entfernen Sie die Anlage aus der E-Mail oder löschen Sie die E-Mail und leeren Sie Gelöschte Elemente.

Sortieren Sie im neuen Outlook und in Outlook im Web den Ordner nach Größe, wählen Sie unter der Anlage Auf OneDrive speichern und löschen Sie anschließend die ursprüngliche E-Mail endgültig.

3. Ordner „Gelöschte Elemente“ leeren

Die meisten gehen davon aus, dass eine gelöschte E-Mail einfach verschwindet. Tatsächlich landet sie aber zunächst im Ordner Gelöschte Elemente (Papierkorb), den Sie anschließend leeren müssen. Klicken Sie dazu einfach mit der rechten Maustaste auf den Ordner Gelöschte Elemente (oder je nach Outlook-Version auf den Papierkorb) und wählen Sie Ordner leeren.

Wenn Sie das Leeren der gelöschten Elemente lieber „einrichten und vergessen“ möchten, können Sie E-Mails in Outlook auch automatisch löschen:

1. Gehen Sie im Outlook-Desktopprogramm zu Datei → Optionen.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Erweitert und suchen Sie den Abschnitt Outlook starten und beenden.
3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Beim Beenden von Outlook Ordner „Gelöschte Elemente“ leeren.
4. Klicken Sie zur Bestätigung auf OK.

Um „Gelöschte Elemente“ ganz zu umgehen, wählen Sie die E-Mails aus und drücken Sie Umschalt + Entf, um sie endgültig zu löschen.

4. Ordner „Junk-E-Mail“ leeren

Genau wie im Ordner Gelöschte Elemente können sich auch im Ordner Junk-E-Mail viele Nachrichten ansammeln, die Sie längst vergessen haben. Sie belegen wertvollen Platz in Ihrem Postfach, daher sollten Sie auch diese regelmäßig löschen.

Klicken Sie dazu in der Outlook-Web-App links einfach mit der rechten Maustaste auf den Ordner Junk-E-Mail und wählen Sie in den angezeigten Optionen Ordner leeren.

5. Alle E-Mails in Outlook löschen

Wenn Sie sich nach dem Leeren von „Gelöschte Elemente“ fragen, wie Sie mehrere E-Mails in Outlook löschen oder sogar alle, helfen Ihnen die integrierten Funktionen von Outlook.

Sie können E-Mails schnell auswählen und löschen, indem Sie auf einen Ordner klicken, mit Strg + A (oder Befehl + A auf dem Mac) alle Nachrichten markieren und dann die Taste Entf drücken oder rechts auf Ordner leeren klicken. So entfernen Sie E-Mails gesammelt direkt aus jedem Ordner.

Bei größeren Postfächern kann dieser Vorgang jedoch mühsam sein, und Sie müssen den Ordner „Gelöschte Elemente“ trotzdem noch manuell leeren.

Schneller und bequemer geht es mit Clean Email: Dort wählen Sie alle E-Mails in einem beliebigen Ordner aus und löschen sie mit wenigen Klicks:

1. Öffnen Sie den Ordner, den Sie aufräumen möchten.
2. Markieren Sie mit Alle auswählen alle E-Mails im Ordner.
3. Wählen Sie Löschen, um sie endgültig zu entfernen – so müssen Sie sie nicht noch einmal aus dem Ordner Gelöschte Elemente löschen.

⚠️ Achtung: Mit dieser Methode gelöschte E-Mails sind endgültig entfernt und können nicht wiederhergestellt werden. Prüfen Sie Ihre Auswahl sorgfältig, bevor Sie fortfahren.

Fazit

Das klassische Outlook bietet die meisten integrierten Hilfen: Postfachbereinigung, AutoArchivierung und Aufräumen. Im neuen Outlook und im Web erfüllt die Seite „Speicher“ dieselbe Aufgabe mit weniger Optionen. Wenn Sie Tausende E-Mails auf einmal entfernen oder verhindern möchten, dass das Postfach wieder vollläuft, probieren Sie Clean Email: Es funktioniert auf jedem Gerät und räumt mithilfe von Regeln auch danach weiter auf.