Outlook Posteingang & Hotmail Posteingang organisieren ‚Äď die ultimative Anleitung

Unbeliebt bei vielen B√ľroangestellten, ist Microsoft Outlook nicht gerade die Art von Anwendung, auf deren Verwendung die Nutzer sich freuen. Das muss aber nicht so sein. In diesem Artikel erl√§utern wir Ihnen, wie , wie Sie Ihre Outlook Mails organisieren, damit Sie Ihren Outlook Posteingang lieben lernen. Auch wer einen Hotmail Posteingang hat, wird von diesem Artikel profitieren.

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Microsoft Outlook gegen Windows Mail

Seit Windows 8 hat Microsoft Outlook Konkurrenz aus dem eigenen Hause in Form von Windows Mail, einem einfachen E-Mail Client mit Touch-Unterst√ľtzung.

Bevor wir fortfahren, möchten wir erklären, dass Windows Mail nicht dazu gedacht ist, Microsoft Outlook zu ersetzen. Stattdessen richtet es sich an gelegentliche Computerbenutzer, deren E-Mail-Anforderungen eher einfach sind. Es ist einfach einzurichten, einfach zu verwenden und in Windows 8, 8.1 und 10 vorinstalliert. Es ist auch Outlook.com sehr ähnlich, einer webbasierten Suite aus Webmail, Kontakten, Aufgaben und Kalenderdiensten von Microsoft.

Microsoft Outlook hingegen ist Microsofts Manager f√ľr pers√∂nliche Informationen und verf√ľgbar als Teil der Microsoft Office-Suite. Es wurde erstmals 1992 ver√∂ffentlicht, unter dem Namen Outlook f√ľr MS-DOS. Das Outlook, das Sie heute kennen, hat sehr wenig mit dem gemeinsam, was Outlook damals war.

Das heutige Outlook umfasst einen Kalender, Task-Manager, Kontakt-Manager, Notizen, ein Journal und das Surfen im Internet. Es l√§uft als eigenst√§ndige Anwendung oder mit Microsoft Exchange Server und Microsoft SharePoint Server f√ľr mehrere Benutzer in einer Organisation.

Wenn Ihr Outlook-E-Mail-Archiv √ľberflie√üt, hilft Ihnen der Wechsel zu Windows Mail nicht. Im n√§chsten Abschnitt dieses Artikels wird erl√§utert, wie Sie Outlook Mails archivieren, und einem aufger√§umten Outlook Archiv und dem ber√ľhmten Inbox Zero bei Outlook einen Schritt n√§her kommen.

Hilfe! Mein Outlook Posteingang l√§uft √ľber.

Microsoft-Foren sind mit Posts verzweifelter Outlook-Nutzer gef√ľllt, die um Hilfe mit der Outlook Archivierung bitten. Viele dieser Benutzer suchen nach M√∂glichkeiten, Tausende von Outlook Mails zu l√∂schen und zu organisieren, die sich √ľber Jahre hinweg angesammelt haben und dazu f√ľhren, dass Outlook langsam ist und nicht reagiert.

Die Outlook-Meldung "Outlook Posteingang voll" bedeutet lediglich, dass keine gute Outlook Archivierung und E-Mail-Verwaltungsstrategie vorhanden ist. Der Schl√ľssel zu einem ordentlichen Outlook Archiv und zur Kontrolle der E-Mail-Flut ist Regelm√§√üigkeit ‚Äď egal, ob es sich um einen Outlook Posteingang oder einen Hotmail Posteingang handelt.

Es reicht nicht aus, sich nur einmal pro Woche oder Monat die Zeit zum Outlook Mails archivieren zu nehmen. Idealerweise sollten Sie Inbox Zero anstreben, einen vollst√§ndig sauberen Outlook Posteingang, und ihn am Ende eines jeden Tages erreichen. Outlook Mails l√∂schen und Outlook Mails sortieren ist schnell erledigt, wenn Sie es regelm√§√üig machen. Manche Leute machen das w√§hrend des Fr√ľhst√ľcks, andere E-Mails gerne, wenn sie fr√ľhst√ľcken, w√§hrend andere sich alle zwei Stunden oder so ihrer Outlook Archivierung widmen.

Auf welche Frequenz Sie sich letztendlich auch festlegen ‚Äď √ľbertreiben Sie nicht. Wenn Sie Ihren Outlook Posteingang, Ihren Hotmail Posteingang, oder welchen Posteingang auch immer alle paar Minuten √ľberpr√ľfen, √∂ffnen Sie fr√ľher oder sp√§ter eine wichtige E-Mail, wenn Sie nicht wirklich die Zeit haben, sie zu beantworten, und riskieren so, sie zu vergessen.

Outlook Mails organisieren ‚Äď so geht‚Äės

Microsoft Outlook bringt eine Reihe n√ľtzlicher Funktionen zum Outlook Mails organisieren mit und Sie sollten wissen, wie Sie davon profitieren k√∂nnen.

Fokussierter Outlook Posteingang

Um Outlook-Nutzern den Umgang mit ihren unordentlichen Posteing√§ngen zu erleichtern, hat Microsoft die Hilfe k√ľnstlicher Intelligenz in Anspruch genommen und damit die Funktion Outlook Focused Inbox bzw. Fokussierter Outlook Posteingang entwickelt. Diese Funktion analysiert proaktiv alle eingehenden E-Mail-Nachrichten, um festzustellen, welche wichtig sind und welche getrost ignoriert werden k√∂nnen. Anschlie√üend werden die wichtigen E-Mails auf der Registerkarte "Fokussiert" abgelegt und der Rest unter der Registerkarte "Andere" ausgeblendet.

Bisher hat Microsoft diese Funktion f√ľr Nutzer von Office 365, Exchange und Outlook.com verf√ľgbar gemacht. Wahrscheinlich haben Sie den fokussierten Posteingang bereits aktiviert, aber falls nicht, k√∂nnen Sie die folgenden Schritte ausf√ľhren und den fokussierten Outlook Posteingang manuell aktivieren.

Wie man den fokussierten Outlook Posteingang auf Outlook.com aktiviert (ehemals Hotmail Posteingang):

  1. Gehen Sie zu Ihrem Outlook.com-Konto.
  2. Melden Sie sich mit Benutzername und Passwort an, falls Sie dazu aufgefordert werden.
  3. Wählen Sie das Einstellungen-Symbol und klicken Sie auf Fokussierte Inbox.

Nun sollten Sie sowohl den Reiter Fokussiert als auch den Reiter Andere oben in Ihrem Outlook Posteingang sehen.

Um den fokussierten Outlook Posteingang auf Outlook.com zu deaktivieren, klicken Sie einfach erneut die Option Fokussierter Posteingang im Einstellungsmen√ľ.

Wie man den fokussierten Outlook Posteingang bei Outlook f√ľr Windows aktiviert:

  1. √Ėffnen Sie Outlook auf Ihrem Computer.
  2. Wählen Sie den Reiter Ansicht.
  3. Klicken Sie auf die Option Fokussierte Inbox anzeigen.

Der Reiter Fokussiert und der Reiter Andere sollten beide oben in Ihrem Outlook Posteingang erscheinen.

Um den fokussierten Outlook Posteingang in Outlook f√ľr Windows zu deaktivieren, w√§hlen Sie den Reiter Ansicht und klicken erneut auf die Option Fokussierte Inbox anzeigen.

Wie man den fokussierten Outlook Posteingang f√ľr Outlook Web App aktiviert:

  1. Rufen Sie Outlook f√ľrs Internet auf.
  2. Melden Sie sich mit Benutzername und Passwort an, falls Sie dazu aufgefordert werden.
  3. Wählen Sie das Einstellungen-Symbol oben auf der Seite und klicken Sie auf Fokussierter Posteingang.

Oben in Ihrem Outlook Posteingang sollten Sie die Tabs Fokussiert und Andere sehen.

Sie k√∂nnen den fokussierten Outlook Posteingang in der Outlook Web App deaktivieren, indem Sie erneut die Option fokussierter Posteingang im Einstellungsmen√ľ klicken.

Warnung: Bei aktiviertem fokussiertem Posteingang √ľbersieht man E-Mails, die zum Reiter Andere √ľbertragen werden, leicht. Manchmal trifft der von Microsoft verwendete Algorithmus f√ľr k√ľnstliche Intelligenz, um die Wichtigkeit von E-Mail-Nachrichten zu bestimmen, die falsche Entscheidung und sendet eine wichtige E-Mail zum falschen Reiter. Daher sollten Sie von Zeit zu Zeit den Reiter Andere √ľberpr√ľfen und alle wichtigen E-Mails, die darin landen, als solche markieren. Wenn Sie dies tun, lehren Sie den Algorithmus, bessere Entscheidungen zu treffen und tragen dazu bei, dass der fokussierte Outlook Posteingang eine bessere Erfahrung f√ľr alle Outlook-Nutzer wird.

Outlook E-Mail archivieren

Sie sollten auch lernen, wie Sie Outlook Mails archivieren, in Outlook 2016 und anderen Versionen, da die Outlook Archivierung eine bessere Methode ist, als das Outlook Mails Löschen. Wenn Sie eine Outlook E-Mail archivieren, verlässt sie Ihren Posteingang, verschwindet jedoch nicht vollständig. Stattdessen wird sie in den Archivordner verschoben, und Sie können entscheiden, ob Sie sie dort lassen, herausholen oder löschen möchten.

Outlook E-Mail archivieren auf Outlook.com:

  1. √Ėffnen Sie Outlook im Internet.
  2. Melden Sie sich mit Benutzername und Passwort an, falls Sie dazu aufgefordert werden.
  3. √Ėffnen Sie alle Emails, die Sie archivieren m√∂chten.
  4. Wählen Sie die Option Archivieren oben auf der Seite.

Outlook E-Mail archivieren in Outlook f√ľr Windows:

  1. √Ėffnen Sie Outlook auf Ihrem Computer.
  2. Wählen Sie eine oder mehrere Mails zum Archivieren in Ihrem Outlook Posteingang oder in einem anderen Ordner aus.
  3. Wählen Sie Archivieren in der Löschen-Gruppe.

Outlook Mails archivieren k√∂nnen Sie auch, indem Sie die R√ľcktaste nutzen und so eine oder mehrere Outlook Mails archivieren ‚Äď mit Sofortwirkung

Outlook E-Mail archivieren in Outlook Web App:

  1. √Ėffnen Sie Outlook im Internet.
  2. Melden Sie sich mit Benutzername und Passwort an, falls Sie dazu aufgefordert werden.
  3. √Ėffnen Sie eine E-Mail, die Sie archivieren m√∂chten.
  4. Wählen Sie in der Toolbar oben auf der Seite die Option Archivieren.

Tools zum Outlook Mails Organisieren

Alternativ k√∂nnen Sie zu Datei und Info gehen und auf die Option Bereinigungstools neben Postfachbereinigung klicken und Archiv ausw√§hlen. Outlook l√§sst Sie dann w√§hlen, welchen Ordner Sie archivieren m√∂chten, und eine PST-Datei mit dem Inhalt des ausgew√§hlten Ordners und aller seiner Unterordner erstellen. Manchmal reichen aber selbst die leistungsstarken Outlook-E-Mail-Management-Features nicht aus, um einen vernachl√§ssigten Outlook-Posteingang zu organisieren und genau dann sind E-Mail-Bereinigungstools wie Clean Email die perfekte und schnelle L√∂sung. Im n√§chsten Abschnitt stellen wir Clean Email als bestes Tool f√ľr E-Mail-Management zum Outlook Mails L√∂schen und Outlook Mails Sortieren vor und zeigen Ihnen, wie Sie damit Tausende von Outlook Mails organisieren und ein aufger√§umtes Outlook Archiv genie√üen k√∂nnen ‚Äď in nur wenigen Minuten.

Outlook Posteingang organisieren mit Clean Email ‚Äď so einfach kann das sein

Mit Clean Email r√§umen Sie auf bequeme Art Ihren √ľberquellenden Outlook Posteingang auf, mit ein paar einfachen Klicks.

  1. Registrieren Sie sich bei Clean Email und verbinden Sie es mit Ihrem Outlook Posteingang.
  2. Lassen Sie Clean Email automatisch Ihre E-Mails in leicht zu organisierende B√ľndel sortieren.
  3. Dann weisen Sie Clean Email an, verschiedene Aktionen auf die B√ľndel zu verwenden wie Outlook Mails archivieren, Outlook Mails l√∂schen oder Outlook Mails sortieren.

Clean Email bringt automatische Funktionen zum Reinigen des Posteingangs mit, die Ihnen erm√∂glichen, bestimmte Aktionen automatisch auf E-Mails anzuwenden, sobald diese in Ihrem Outlook Posteingang bzw. Hotmail Posteingang eingehen. Sie k√∂nnen z. B. bestimmte E-Mails als gelesen markieren, damit Sie wissen, dass Sie sie √ľberspringen k√∂nnen, ohne etwas Wichtiges zu verpassen, oder Sie k√∂nnen alle wichtigen E-Mails f√ľr bessere Sichtbarkeit gruppieren.

Clean Emails automatischen Funktionen zum Reinigen Ihres Posteingangs sind ebenso einfach wie n√ľtzlich. W√§hrend viele andere √§hnliche Anwendungen eine steile Lernkurve haben, ist Clean Email sogar f√ľr Computer-Neulinge einfach genug und dennoch so leistungsf√§hig, dass viele Anwender das Tool als echten Game-Changer empfinden.

Da Sie Clean Email ohne irgendwelche wesentlichen Einschränkungen kostenlos testen können, gibt es keinen Grund, es nicht auszuprobieren.

Fazit

Microsoft Outlook bietet eine Auswahl an leistungsf√§higen Features f√ľr E-Mail Organisation, aber selbst die gen√ľgen oft nicht, damit Nutzer das Ziel leere Inbox, Inbox Zero, erreichen. Wenn integrierte Management-Tools versagen, steht Clean Email zur Rettung bereit. Mit Clean Email k√∂nnen Sie im Nu Ihre Outlook Mails organisieren ‚Äď und sicherstellen, dass Ihr Outlook Posteingang nie wieder so voll wird, dass er unbrauchbar wird.

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Clean Email ist so entwickelt, dass es mit jedem Ger√§t und allen E-Mail-Anbietern und Clients funktioniert, und regelm√§√üig erh√§lt es zus√§tzliche Funktionen und Support, wenn neue Dienste auf dem Radar auftauchen und neue Ger√§te verf√ľgbar werden. Ein Abonnement von Clean Email deckt Ihr Gmail-Postfach auf ALL Ihren Ger√§ten ab!

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Clean Email wurde in Kalifornien entwickelt und wird von einem kleinen Team aus aller Welt betrieben . Lesen Sie unsere Geschichte