Outlook Posteingang organisieren – die ultimative Anleitung

Unbeliebt bei vielen Büroangestellten, ist Microsoft Outlook nicht gerade die Art von Anwendung, auf deren Verwendung die Nutzer sich freuen. Das muss aber nicht so sein. In diesem Artikel erläutern wir Ihnen, wie , wie Sie Ihre Outlook Mails organisieren, damit Sie Ihren Outlook Posteingang lieben lernen. Auch wer einen Hotmail Posteingang hat, wird von diesem Artikel profitieren.

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Microsoft Outlook gegen Windows Mail

Seit Windows 8 hat Microsoft Outlook Konkurrenz aus dem eigenen Hause in Form von Windows Mail, einem einfachen E-Mail Client mit Touch-Unterstützung.

Bevor wir fortfahren, möchten wir erklären, dass Windows Mail nicht dazu gedacht ist, Microsoft Outlook zu ersetzen. Stattdessen richtet es sich an gelegentliche Computerbenutzer, deren E-Mail-Anforderungen eher einfach sind. Es ist einfach einzurichten, einfach zu verwenden und in Windows 8, 10 und 11 vorinstalliert. Es ist auch Outlook.com sehr ähnlich, einer webbasierten Suite aus Webmail, Kontakten, Aufgaben und Kalenderdiensten von Microsoft.

Microsoft Outlook hingegen ist Microsofts Manager für persönliche Informationen und verfügbar als Teil der Microsoft Office-Suite. Es wurde erstmals 1992 veröffentlicht, unter dem Namen Outlook für MS-DOS. Das Outlook, das Sie heute kennen, hat sehr wenig mit dem gemeinsam, was Outlook damals war.

Das heutige Outlook umfasst einen Kalender, Task-Manager, Kontakt-Manager, Notizen, ein Journal und das Surfen im Internet. Es läuft als eigenständige Anwendung oder mit Microsoft Exchange Server und Microsoft SharePoint Server für mehrere Benutzer in einer Organisation.

Wenn Ihr Outlook-E-Mail-Archiv überfließt, hilft Ihnen der Wechsel zu Windows Mail nicht. Im nächsten Abschnitt dieses Artikels wird erläutert, wie Sie Outlook Mails archivieren, und einem aufgeräumten Outlook Archiv und dem berühmten Inbox Zero bei Outlook einen Schritt näher kommen.

Hilfe! Mein Outlook Posteingang läuft über.

Microsoft-Foren sind mit Posts verzweifelter Outlook-Nutzer gefüllt, die um Hilfe mit der Outlook Archivierung bitten. Viele dieser Benutzer suchen nach Möglichkeiten, Tausende von Outlook Mails zu löschen und zu organisieren, die sich über Jahre hinweg angesammelt haben und dazu führen, dass Outlook langsam ist und nicht reagiert.

Die Outlook-Meldung "Outlook Posteingang voll" bedeutet lediglich, dass keine gute Outlook Archivierung und E-Mail-Verwaltungsstrategie vorhanden ist. Der Schlüssel zu einem ordentlichen Outlook Archiv und zur Kontrolle der E-Mail-Flut ist Regelmäßigkeit – egal, ob es sich um einen Outlook Posteingang oder einen Hotmail Posteingang handelt.

Es reicht nicht aus, sich nur einmal pro Woche oder Monat die Zeit zum Outlook Mails archivieren zu nehmen. Idealerweise sollten Sie Inbox Zero anstreben, einen vollständig sauberen Outlook Posteingang, und ihn am Ende eines jeden Tages erreichen. Outlook Mails löschen und Outlook Mails sortieren ist schnell erledigt, wenn Sie es regelmäßig machen. Manche Leute machen das während des Frühstücks, andere E-Mails gerne, wenn sie frühstücken, während andere sich alle zwei Stunden oder so ihrer Outlook Archivierung widmen.

Auf welche Frequenz Sie sich letztendlich auch festlegen – übertreiben Sie nicht. Wenn Sie Ihren Outlook Posteingang, Ihren Hotmail Posteingang, oder welchen Posteingang auch immer alle paar Minuten überprüfen, öffnen Sie früher oder später eine wichtige E-Mail, wenn Sie nicht wirklich die Zeit haben, sie zu beantworten, und riskieren so, sie zu vergessen.

Outlook Mails organisieren – so geht‘s

Microsoft Outlook bringt eine Reihe nützlicher Funktionen zum Outlook Mails organisieren mit und Sie sollten wissen, wie Sie davon profitieren können.

Fokussierter Outlook Posteingang

Um Outlook-Nutzern den Umgang mit ihren unordentlichen Posteingängen zu erleichtern, hat Microsoft die Hilfe künstlicher Intelligenz in Anspruch genommen und damit die Funktion Outlook Focused Inbox bzw. Fokussierter Outlook Posteingang entwickelt. Diese Funktion analysiert proaktiv alle eingehenden E-Mail-Nachrichten, um festzustellen, welche wichtig sind und welche getrost ignoriert werden können. Anschließend werden die wichtigen E-Mails auf der Registerkarte "Fokussiert" abgelegt und der Rest unter der Registerkarte "Andere" ausgeblendet.

Bisher hat Microsoft diese Funktion für Nutzer von Office 365, Exchange und Outlook.com verfügbar gemacht. Wahrscheinlich haben Sie den fokussierten Posteingang bereits aktiviert, aber falls nicht, können Sie die folgenden Schritte ausführen und den fokussierten Outlook Posteingang manuell aktivieren.

Wie man den fokussierten Outlook Posteingang auf Outlook.com aktiviert (ehemals Hotmail Posteingang):

  1. Gehen Sie zu Ihrem Outlook.com-Konto.
  2. Melden Sie sich mit Benutzername und Passwort an, falls Sie dazu aufgefordert werden.
  3. Wählen Sie das Einstellungen-Symbol und klicken Sie auf Fokussierte Inbox.

Nun sollten Sie sowohl den Reiter Fokussiert als auch den Reiter Andere oben in Ihrem Outlook Posteingang sehen.

Um den fokussierten Outlook Posteingang auf Outlook.com zu deaktivieren, klicken Sie einfach erneut die Option Fokussierter Posteingang im Einstellungsmenü.

Wie man den fokussierten Outlook Posteingang bei Outlook für Windows aktiviert:

  1. Öffnen Sie Outlook auf Ihrem Computer.
  2. Wählen Sie den Reiter Ansicht.
  3. Klicken Sie auf die Option Fokussierte Inbox anzeigen.

Der Reiter Fokussiert und der Reiter Andere sollten beide oben in Ihrem Outlook Posteingang erscheinen.

Um den fokussierten Outlook Posteingang in Outlook für Windows zu deaktivieren, wählen Sie den Reiter Ansicht und klicken erneut auf die Option Fokussierte Inbox anzeigen.

Wie man den fokussierten Outlook Posteingang für Outlook Web App aktiviert:

  1. Rufen Sie Outlook fürs Internet auf.
  2. Melden Sie sich mit Benutzername und Passwort an, falls Sie dazu aufgefordert werden.
  3. Wählen Sie das Einstellungen-Symbol oben auf der Seite und klicken Sie auf Fokussierter Posteingang.

Oben in Ihrem Outlook Posteingang sollten Sie die Tabs Fokussiert und Andere sehen.

Sie können den fokussierten Outlook Posteingang in der Outlook Web App deaktivieren, indem Sie erneut die Option fokussierter Posteingang im Einstellungsmenü klicken.

Warnung: Bei aktiviertem fokussiertem Posteingang übersieht man E-Mails, die zum Reiter Andere übertragen werden, leicht. Manchmal trifft der von Microsoft verwendete Algorithmus für künstliche Intelligenz, um die Wichtigkeit von E-Mail-Nachrichten zu bestimmen, die falsche Entscheidung und sendet eine wichtige E-Mail zum falschen Reiter. Daher sollten Sie von Zeit zu Zeit den Reiter Andere überprüfen und alle wichtigen E-Mails, die darin landen, als solche markieren. Wenn Sie dies tun, lehren Sie den Algorithmus, bessere Entscheidungen zu treffen und tragen dazu bei, dass der fokussierte Outlook Posteingang eine bessere Erfahrung für alle Outlook-Nutzer wird.

Outlook E-Mail archivieren

Sie sollten auch lernen, wie Sie Outlook Mails archivieren, in Outlook 2016 und anderen Versionen, da die Outlook Archivierung eine bessere Methode ist, als das Outlook Mails Löschen. Wenn Sie eine Outlook E-Mail archivieren, verlässt sie Ihren Posteingang, verschwindet jedoch nicht vollständig. Stattdessen wird sie in den Archivordner verschoben, und Sie können entscheiden, ob Sie sie dort lassen, herausholen oder löschen möchten.

Outlook E-Mail archivieren auf Outlook.com:

  1. Öffnen Sie Outlook im Internet.
  2. Melden Sie sich mit Benutzername und Passwort an, falls Sie dazu aufgefordert werden.
  3. Öffnen Sie alle Emails, die Sie archivieren möchten.
  4. Wählen Sie die Option Archivieren oben auf der Seite.

Outlook E-Mail archivieren in Outlook für Windows:

  1. Öffnen Sie Outlook auf Ihrem Computer.
  2. Wählen Sie eine oder mehrere Mails zum Archivieren in Ihrem Outlook Posteingang oder in einem anderen Ordner aus.
  3. Wählen Sie Archivieren in der Löschen-Gruppe.

Outlook Mails archivieren können Sie auch, indem Sie die Rücktaste nutzen und so eine oder mehrere Outlook Mails archivieren – mit Sofortwirkung

Outlook E-Mail archivieren in Outlook Web App:

  1. Öffnen Sie Outlook im Internet.
  2. Melden Sie sich mit Benutzername und Passwort an, falls Sie dazu aufgefordert werden.
  3. Öffnen Sie eine E-Mail, die Sie archivieren möchten.
  4. Wählen Sie in der Toolbar oben auf der Seite die Option Archivieren.

Tools zum Outlook Mails Organisieren

Alternativ können Sie zu Datei und Info gehen und auf die Option Bereinigungstools neben Postfachbereinigung klicken und Archiv auswählen. Outlook lässt Sie dann wählen, welchen Ordner Sie archivieren möchten, und eine PST-Datei mit dem Inhalt des ausgewählten Ordners und aller seiner Unterordner erstellen. Manchmal reichen aber selbst die leistungsstarken Outlook-E-Mail-Management-Features nicht aus, um einen vernachlässigten Outlook-Posteingang zu organisieren und genau dann sind E-Mail-Bereinigungstools wie Clean Email die perfekte und schnelle Lösung. Im nächsten Abschnitt stellen wir Clean Email als bestes Tool für E-Mail-Management zum Outlook Mails Löschen und Outlook Mails Sortieren vor und zeigen Ihnen, wie Sie damit Tausende von Outlook Mails organisieren und ein aufgeräumtes Outlook Archiv genießen können – in nur wenigen Minuten.

Clean up Outlook inbox with Clean EmailClean up Outlook inbox with Clean Email

Outlook Posteingang organisieren mit Clean Email – so einfach kann das sein

Mit Clean Email räumen Sie auf bequeme Art Ihren überquellenden Outlook Posteingang auf, mit ein paar einfachen Klicks.

  1. Registrieren Sie sich bei Clean Email und verbinden Sie es mit Ihrem Outlook Posteingang.
  2. Lassen Sie Clean Email automatisch Ihre E-Mails in leicht zu organisierende Bündel sortieren.
  3. Dann weisen Sie Clean Email an, verschiedene Aktionen auf die Bündel zu verwenden wie Outlook Mails archivieren, Outlook Mails löschen oder Outlook Mails sortieren.
Delete multiple emails in Outlook inbox with Clean EmailDelete multiple emails in Outlook inbox with Clean Email

Clean Email bringt automatische Funktionen zum Reinigen des Posteingangs mit, die Ihnen ermöglichen, bestimmte Aktionen automatisch auf E-Mails anzuwenden, sobald diese in Ihrem Outlook Posteingang bzw. Hotmail Posteingang eingehen. Sie können z. B. bestimmte E-Mails als gelesen markieren, damit Sie wissen, dass Sie sie überspringen können, ohne etwas Wichtiges zu verpassen, oder Sie können alle wichtigen E-Mails für bessere Sichtbarkeit gruppieren.

Automatically move emails with Auto Clean in Clean EmailAutomatically move emails with Auto Clean in Clean Email

Clean Emails automatischen Funktionen zum Reinigen Ihres Posteingangs sind ebenso einfach wie nützlich. Während viele andere ähnliche Anwendungen eine steile Lernkurve haben, ist Clean Email sogar für Computer-Neulinge einfach genug und dennoch so leistungsfähig, dass viele Anwender das Tool als echten Game-Changer empfinden.

Da Sie Clean Email ohne irgendwelche wesentlichen Einschränkungen kostenlos testen können, gibt es keinen Grund, es nicht auszuprobieren.

Fazit

Microsoft Outlook bietet eine Auswahl an leistungsfähigen Features für E-Mail Organisation, aber selbst die genügen oft nicht, damit Nutzer das Ziel leere Inbox, Inbox Zero, erreichen. Wenn integrierte Management-Tools versagen, steht Clean Email zur Rettung bereit. Mit Clean Email können Sie im Nu Ihre Outlook Mails organisieren – und sicherstellen, dass Ihr Outlook Posteingang nie wieder so voll wird, dass er unbrauchbar wird.

Clean Email Team Updated on Jan 17, 2022
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