Wichtige Erkenntnisse
- Analysieren Sie Ihr Postfach und gehen Sie die größten Unordnungsquellen an.
- Richten Sie Labels und Ordner ein, um E-Mails zu organisieren.
- Melden Sie sich von unerwünschten Nachrichten ab, um Müll zu beseitigen.
- Verwenden Sie Sterne und Kennzeichnungen, um wichtige Nachrichten zu erkennen.
- Archivieren Sie E-Mails, die Sie behalten oder später nachschlagen möchten.
- Erstellen Sie separate E-Mail-Konten für eine bessere Kontrolle.
- Verwenden Sie ein Triage-System, um vorrangige Nachrichten zu identifizieren.
- Stellen Sie E-Mails zurück, um sie auf später zu verschieben.
- Erstellen Sie vorgefertigte Antworten für häufig gesendete Nachrichten.
- Organisieren Sie Ihr Postfach regelmäßig, indem Sie beständige Gewohnheiten entwickeln.
10 Tipps, die Ihnen helfen, Ihre E-Mail-Nachrichten im Postfach zu organisieren
Mit bewährten Methoden, Funktionen Ihres E-Mail-Anbieters und ergänzenden Tools können Sie einen Workflow und eine Struktur schaffen, die leicht zu pflegen sind.
Sehen Sie sich zum Einstieg diese kurze Video-Anleitung mit mehreren Tipps zur Postfach-Organisation an.
1. Beginnen Sie mit einer vollständigen Postfach-Analyse
Bevor Sie mit der Organisation Ihrer E-Mails beginnen können, müssen Sie sehen, was Ihr Postfach belegt. Stammen viele Ihrer Nachrichten von einem bestimmten Absender? Sehen Sie eine Menge zusammengehöriger E-Mails? Gibt es viele belanglose (entfernbare) Nachrichten?
Sie können die folgenden Tipps zur Organisation Ihrer E-Mails besser nutzen, wenn Sie Ihr Postfach zunächst bewerten und den größten Teil der Unordnung von Anfang an reduzieren.
Darauf sollten Sie achten:
Massenversender: Sortieren Sie nach Absender oder suchen Sie nach einem Absender, der wiederholt auftaucht, um zu ermitteln, wer Ihnen die meisten Nachrichten sendet.
- Erstellen Sie ein Label oder einen Ordner für die noch benötigten Nachrichten und archivieren oder löschen Sie den Rest.
Kategorien mit hohem Volumen: Überprüfen Sie die Kategorie-Tabs (Gmail) oder suchen Sie nach einem Stichwort, um zu sehen, welche Themen die meisten E-Mails enthalten.
- Wählen Sie mehrere oder alle Ergebnisse aus, archivieren Sie, was Sie behalten möchten, und löschen Sie den Rest.
Hauptquellen der Unordnung: Durchsuchen Sie Ihr Postfach nach E-Mails wie Abonnements oder unerwünschten Nachrichten, die viel Platz beanspruchen und von wichtigen E-Mails ablenken.
- Melden Sie sich von Newslettern oder Marketing-E-Mails ab, die Sie nicht mehr erhalten möchten, und löschen Sie diese.
Als zeitsparende Alternative bietet Clean Email die Funktion Bereinigungsvorschläge. Damit können Sie Empfehlungen für eine schnelle Bereinigung überprüfen, etwa das Archivieren oder Löschen großer Gruppen von E-Mails auf einmal.
- Öffnen Sie Clean Email auf Ihrem Desktop oder Mobilgerät.
- Wählen Sie Vorschläge im Menü aus.
- Überprüfen Sie die E-Mails, die nach der Anzahl der Nachrichten gruppiert sind.
- Führen Sie die vorgeschlagene Aktion aus, indem Sie sie rechts auswählen.
Sobald Sie mit diesem ersten Tipp Ihr anfängliches E-Mail-Volumen reduziert haben, können Sie mit der Organisation Ihres Postfachs fortfahren, indem Sie eine solide Struktur und einen effektiven Workflow für langfristige Effizienz schaffen.
2. E-Mails mit Labels und Ordnern organisieren
Die beste Methode, ein Postfach zu organisieren, ist die Verwendung von Labels und Ordnern. Mit dieser Methode können Sie E-Mails aus Ihrem Postfach entfernen und sie dennoch sicher und leicht auffindbar aufbewahren. Außerdem können Sie eine hierarchische Struktur mit übergeordneten Labels oder Ordnern und Unter-Labels oder Unterordnern erstellen.
Als Beispiel können Sie eine Struktur für Folgendes erstellen, um Ihr Postfach schnell zu organisieren:
- Aktion erforderlich
- Wartend
- Referenz
- Archiv
Mit Gmail können Sie hierfür Labels erstellen, mit Outlook Ordner einrichten. Die Labels von Gmail ähneln den Ordnern von Outlook, funktionieren aber etwas anders. Der Hauptunterschied besteht darin, dass Sie einer E-Mail in Gmail mehrere Labels zuweisen können, sie in Outlook jedoch nur in einen Ordner verschieben können.
Ein Gmail-Postfach mit Labels organisieren
Um ein Label in Gmail zu erstellen, führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
- Wählen Sie Neues Label erstellen im Menü aus.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine E-Mail, die Sie mit einem Label versehen möchten, und wählen Sie Label → Neu erstellen.
Um ein Label zuzuweisen, führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
- Ziehen Sie die E-Mail auf das Label im Menü.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste, gehen Sie zu Label und wählen Sie das Label aus.
Sie können mit Labels versehene E-Mails anzeigen, indem Sie das Label im Menü auswählen oder in Alle Nachrichten nach dem an einer Nachricht angehängten Label suchen.
📌 Tipp: Erfahren Sie mehr über zusätzliche Möglichkeiten, Gmail zu organisieren.
Ein Outlook-Postfach mit Ordnern organisieren
Um einen Ordner in Outlook zu erstellen:
- Klicken Sie auf die drei Punkte rechts neben Ihrem Postfach und wählen Sie Neuen Ordner erstellen.
Um eine E-Mail in einen Ordner zu verschieben, führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
- Ziehen Sie die E-Mail auf den Ordner im Menü.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste, gehen Sie zu Verschieben und wählen Sie den Ordner aus.
Um neue E-Mails automatisch in einen Ordner zu verschieben:
- Wählen Sie Einstellungen (Zahnrad) → Mail → Regeln.
- Klicken Sie auf Neue Regel hinzufügen.
- Geben Sie der Regel einen Namen und fügen Sie die Bedingungen hinzu.
- Wählen Sie Verschieben nach als Aktion und wählen Sie den Ordner im Dropdown-Feld aus.
- Klicken Sie auf Speichern.
Sie können Ihre Ordner und deren Inhalte über das linke Menü in der Desktop-, Web- und mobilen App anzeigen.
3. Von unerwünschten E-Mails abmelden
Abonnement-E-Mails sind die Hauptursache für Unordnung im Postfach.
Newsletter und Werbe-E-Mails treffen weiterhin ein, wenn Sie sie einfach nur löschen. Durch das Abmelden können Sie jedoch verhindern, dass diese Art von Nachrichten immer wieder für ein chaotisches und ablenkendes Postfach sorgt.
Sie können sich über die Abmelden-Schaltfläche Ihres E-Mail-Anbieters oder über einen in der Nachricht enthaltenen Abmelde-Link abmelden. Um sich in großen Mengen von E-Mails abzumelden, sollten Sie ein Drittanbieter-Tool wie Clean Email in Betracht ziehen.
4. Sterne und Kennzeichnungen verwenden
Für E-Mails, auf die Sie reagieren müssen, oder Nachrichten mit hoher Priorität verwenden Sie Sterne (Gmail) und Kennzeichnungen (Outlook), damit sie hervorstechen und leicht zu erkennen sind.
Sterne in Gmail
Gmail-Web-App: Wählen Sie in den Einstellungen aus, welche Sterne und Markierungen verwendet werden sollen. Um eine E-Mail zu markieren, klicken Sie einfach wiederholt auf Markieren (Stern), bis Sie beim gewünschten angelangt sind.
Gmail-Mobile-App: Tippen Sie in Ihrer Nachrichtenliste neben der E-Mail oder oben in einer geöffneten E-Mail auf Markieren (Stern). Beachten Sie, dass es auf Mobilgeräten keine Anpassungsmöglichkeiten für Sterne gibt.
Kennzeichnungen in Outlook
Outlook-Desktop- und Web-App: Bewegen Sie den Mauszeiger über die E-Mail in Ihrer Nachrichtenliste und klicken Sie auf Kennzeichnen oder verwenden Sie die Option Kennzeichnen/Kennzeichnung entfernen in der oberen Symbolleiste.
Outlook Mobile: Halten Sie eine E-Mail gedrückt und tippen Sie unten auf Kennzeichnen oder öffnen Sie die E-Mail und wählen Sie Weitere Optionen (drei Punkte) → Kennzeichnen.
Andere E-Mail-Anbieter bieten vergleichbare Funktionen. Suchen Sie einfach nach Sternen, Kennzeichnungen, Tags oder ähnlichen Symbolen, um Ihre Nachrichten zu markieren.
5. E-Mails archivieren, um Ihr Postfach sauber zu halten
E-Mails, mit denen Sie fertig sind, die Sie aber möglicherweise später benötigen, sollten Sie archivieren. Dadurch werden sie aus Ihrem Posteingang verschoben, bleiben aber später weiterhin zugänglich. Das unterscheidet sich vom Löschen, bei dem E-Mails in den Papierkorb wandern und nach etwa 30 Tagen (je nach Anbieter) dauerhaft entfernt werden.
Archivieren in Gmail
Gmail-Web-App: Wählen Sie eine E-Mail in Ihrer Nachrichtenliste aus und klicken Sie rechts oder in der oberen Symbolleiste auf Archivieren. Sie können auch mit der rechten Maustaste klicken und Archivieren auswählen.
Gmail-Mobile-App: Halten Sie eine E-Mail gedrückt oder öffnen Sie die Nachricht und tippen Sie oben auf die Schaltfläche Archivieren. Alternativ können Sie eine Wischgeste einrichten, um eine E-Mail auf dem Mobilgerät zu archivieren.
Archivieren in Outlook
Outlook-Desktop- und Web-App: Wählen Sie eine E-Mail in Ihrer Nachrichtenliste aus und klicken Sie in der oberen Symbolleiste auf Archivieren oder klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie Archivieren.
Outlook Mobile: Halten Sie eine E-Mail gedrückt oder öffnen Sie die Nachricht und tippen Sie unten auf die Schaltfläche Archivieren. Oder Sie richten wie bei Gmail eine Wischgeste ein, um eine E-Mail auf dem Mobilgerät zu archivieren.
Sie können auch das automatische Archivieren von Nachrichten in Betracht ziehen, was für die Arten von E-Mails praktisch ist, die Sie regelmäßig archivieren. Mit Auto-Bereinigen in Clean Email können Sie Regeln erstellen, um sowohl neue als auch vorhandene Nachrichten automatisch zu archivieren.
6. Separate E-Mail-Konten für verschiedene Zwecke erstellen
Das Vermischen von beruflichen und privaten Nachrichten in einem einzigen E-Mail-Konto kann für eine unnötige zusätzliche Unordnung sorgen. Das erschwert das Auffinden von E-Mails mit hoher Priorität zusätzlich, sodass Sie leicht eine wichtige Nachricht übersehen können.
Erwägen Sie, ein datenschutzorientiertes Konto für geschäftliche Kommunikation oder eine Wegwerf-E-Mail-Adresse zu verwenden, um Dinge wie Newsletter und Anmeldungen von Ihrem Hauptpostfach getrennt zu halten.
Sie können die Organisation Ihres Postfachs einfacher und nachhaltiger gestalten, indem Sie verschiedene E-Mail-Konten für unterschiedliche Zwecke verwenden.
7. Eingehende E-Mails mit einem Prioritätssystem sortieren
Eine der effektivsten Strategien zur E-Mail-Organisation ist die Postfach-Triage. Mit dieser Technik entscheiden Sie bei jeder eingehenden Nachricht sofort, was damit geschehen soll, anstatt zu warten, bis sich die E-Mails anhäufen und zum Problem werden.
Die E-Mail-Triage umfasst vier Entscheidungspunkte: Priorisieren, Aufschieben, Löschen und Delegieren. Befolgen Sie diesen einfachen Workflow, um eine tägliche Postfach-Triage durchzuführen.
- Überfliegen Sie Ihr Postfach, um E-Mails zu identifizieren, die eine Aktion erfordern, und solche, die Sie aufschieben können.
- Kennzeichnen oder markieren Sie die vorrangigen E-Mails, damit sie leicht zu erkennen sind.
- Beseitigen Sie die Unordnung, indem Sie nicht benötigte E-Mails löschen und andere an eine zuständige Person delegieren.
- Bearbeiten Sie die vorrangigen E-Mails, die Sie gekennzeichnet oder markiert haben.
- Kümmern Sie sich um die E-Mails, die Sie auf später verschoben haben.
Welches E-Mail-System sollten Sie verwenden?
Sehen Sie sich diese drei beliebten E-Mail-Systeme an und überlegen Sie, welches für Sie am besten geeignet ist.
Die 5 D's: Do-Defer-Delegate-Delete-Done. Nutzen Sie diese entschlossenen Aktionen, um jede E-Mail bei Eingang zu bearbeiten und unnötige Unordnung zu vermeiden.
Inbox Zero: Halten Sie Ihr Postfach jederzeit bei oder nahe null E-Mails, was bedeutet, dass Sie jede Nachricht bearbeiten. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Inbox Zero erreichen.
PARA: Projects-Areas-Resources-Archive. Verwenden Sie dies als die beste Methode, um E-Mail-Ordner oder Labels nach Aktion oder Kontext statt ausschließlich nach Thema zu organisieren.
8. E-Mails für später zurückstellen
Die Möglichkeit, Nachrichten zurückzustellen, ist eine Funktion, die viele E-Mail-Anbieter bieten. Dabei wird die E-Mail aus Ihrem Posteingang entfernt und erscheint wieder oben, wenn der ausgewählte Zurückstellen-Zeitpunkt erreicht ist.
Zurückstellen in Gmail
Gmail-Web-App: Wählen Sie eine E-Mail in Ihrer Nachrichtenliste aus und klicken Sie rechts oder in der oberen Symbolleiste auf Zurückstellen. Sie können auch mit der rechten Maustaste klicken und Zurückstellen auswählen. Wählen Sie dann den Zeitpunkt aus.
Gmail-Mobile-App: Halten Sie eine E-Mail gedrückt oder öffnen Sie die Nachricht und tippen Sie oben auf Mehr (drei Punkte) → Zurückstellen. Alternativ können Sie eine Wischgeste einrichten, um eine E-Mail auf dem Mobilgerät zurückzustellen.
Zurückstellen in Outlook
Outlook-Desktop- und Web-App: Wählen Sie eine E-Mail in Ihrer Nachrichtenliste aus und klicken Sie in der oberen Symbolleiste auf Weitere Optionen → Zurückstellen oder klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie Zurückstellen. Wählen Sie dann den Zeitpunkt aus.
Outlook Mobile: Halten Sie eine E-Mail gedrückt oder öffnen Sie die Nachricht und tippen Sie unten auf Weitere Optionen → Zurückstellen. Oder Sie richten wie bei Gmail eine Wischgeste ein, um eine E-Mail auf dem Mobilgerät zurückzustellen.
Für einen tieferen Einblick lesen Sie unseren vollständigen Leitfaden zur Outlook-Organisation.
9. Vorgefertigte Antworten verwenden
Wenn Sie E-Mails mit derselben Nachricht beantworten, auch mit kleinen Änderungen, können Sie eine vorgefertigte Antwort verwenden, um viel Zeit zu sparen. Sie richten die Antwort einfach ein und fügen sie dann mit den benötigten Änderungen wie Name oder Adresse in Ihre Antwort ein.
Wenn Sie Gmail auf dem Desktop nutzen, können Sie hierfür Vorlagen für Antworten einrichten.
Aktivieren Sie zunächst die Funktion:
- Wählen Sie Einstellungen → Alle Einstellungen anzeigen.
- Gehen Sie zum Tab Erweitert.
- Markieren Sie neben Vorlagen die Option Aktivieren.
- Klicken Sie auf Änderungen speichern.
Um die Vorlage zu erstellen und zu verwenden, führen Sie die folgenden Schritte aus:
- Schreiben Sie eine neue E-Mail mit Ihrer vorgefertigten Antwort.
- Wählen Sie Weitere Optionen → Vorlagen → Entwurf als Vorlage speichern → Als neue Vorlage speichern.
- Geben Sie einen Namen für die Vorlage ein und klicken Sie auf Speichern.
- Um eine Vorlage einzufügen, wählen Sie Weitere Optionen → Vorlagen und wählen Sie die Vorlage aus.
Wenn Sie einen anderen E-Mail-Anbieter nutzen, können Sie nach einer ähnlichen Funktion suchen oder eine Textdatei mit der Antwort erstellen und speichern, die Sie in eine E-Mail-Antwort einfügen können.
10. Organisieren Sie Ihr Postfach regelmäßig und häufig
Die Organisation Ihres Postfachs erfordert eine beständige Gewohnheit, um es effektiv zu pflegen. Das bedeutet, dass eine einmalige Einrichtung nicht ausreicht. Wenn sich Ihre Bedürfnisse ändern, sollte sich auch Ihre E-Mail-Organisation ändern.
Beachten Sie diese Vorschläge, um ein aufgeräumtes und organisiertes Postfach zu erhalten:
- Zeitblöcke für E-Mails einplanen: Reservieren Sie täglich 10 bis 15 Minuten, um Ihr Postfach zu leeren und zu verwalten.
- Ein Mobiltelefon für die Triage nutzen: Nutzen Sie Ihr Smartphone und Ihre E-Mail-App, um zwischen den geplanten Sitzungen eine schnelle Triage durchzuführen.
- Postfach-Regeln einrichten: Verwenden Sie das Auto-Bereinigen-Tool von Clean Email, um wiederkehrende Aufgaben wie das Archivieren oder Verschieben von Nachrichten zu automatisieren.
Denken Sie daran, dass Perfektion nicht das Ziel ist – worauf es ankommt, ist Beständigkeit!
Fazit
Da Sie nun wissen, wie Sie E-Mails organisiert halten, denken Sie daran, dass dies ein fortlaufendes System und keine schnelle, einmalige Lösung ist. Effektive Gewohnheiten zu entwickeln und beständig zu bleiben, ist wichtiger als jeder einzelne Tipp oder jedes einzelne Tool.
Und um mehr über die hier erwähnten Funktionen von Clean Email zu erfahren, testen Sie es einfach aus. Sie können Clean Email sowohl auf dem Desktop als auch auf dem Mobilgerät nutzen – und kostenlos ausprobieren!
