iCloud-E-Mails organisieren im Jahr 2026

Das Wichtigste in Kürze

• Ordner sind sichere Orte, um E-Mails abzulegen, die Sie später leicht wiederfinden können.
• Automatisierte Regeln können Nachrichten bei Ankunft verschieben, markieren, archivieren oder löschen.
• Kategorien filtern Ihren Posteingang für eine schnelle Ansicht von Transaktions- und Werbe-E-Mails.
• VIPs, Markierungen und Fokus bieten zusätzliche Möglichkeiten, Ihren Posteingang für wichtige Absender, E-Mails zur Nachverfolgung und Nachrichten zu organisieren, die während der Zeiten von Nicht stören zugelassen sind.
• Filtern, Abbestellen und Blockieren behandeln E-Mails an der Quelle, um nur bestimmte Nachrichten anzuzeigen oder künftige unerwünschte E-Mails zu stoppen.

iCloud Mail mit Ordnern organisieren

Eine der besten Möglichkeiten, Ihre iCloud-E-Mails zu organisieren, ist die Verwendung von Ordnern. Ganz gleich, ob Sie Ordner für Nachrichten zu Projekten, Kontakten oder Referenzen erstellen – verwenden Sie aussagekräftige Ordnernamen, um das Gesuchte später leicht zu finden.

iCloud.com Mail-Ordner

So erstellen Sie einen Ordner:

1. Klicken Sie im linken Menü neben „Ordner“ auf Ordner hinzufügen (Pluszeichen).
2. Geben Sie den Ordnernamen in das erscheinende Feld ein.
3. Drücken Sie die Eingabetaste.

Sie können auch gleichzeitig einen Ordner erstellen und eine E-Mail dorthin verschieben.

1. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
   • Wählen Sie neben einer E-Mail in Ihrer Nachrichtenliste Weitere Aktionen (drei Punkte) → Nachricht bewegen.
   • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine E-Mail in Ihrer Nachrichtenliste und wählen Sie Nachricht bewegen.
   • Öffnen Sie eine E-Mail und wählen Sie in der Symbolleiste die Taste Nachricht bewegen (Ordner).
1. Klicken Sie neben „Ordner“ auf Ordner hinzufügen.
2. Geben Sie den Ordnernamen ein und drücken Sie die Eingabetaste.
3. Wählen Sie Bewegen.

💡 Um weitere E-Mails in einen Ordner zu verschieben, verwenden Sie Weitere Aktionen, die rechte Maustaste oder die Taste Nachricht bewegen wie oben beschrieben. Sie können auch eine E-Mail aus Ihrer Nachrichtenliste in den Ordner im linken Menü ziehen.

So löschen Sie einen Ordner, den Sie nicht mehr benötigen:

1. Doppelklicken Sie ihn im Menü.
2. Wählen Sie das Minuszeichen.
3. Bestätigen Sie mit Löschen.

iPhone Mail-Ordner

So erstellen Sie einen Ordner:

1. Gehen Sie zum Bildschirm Postfächer.
2. Tippen Sie oben rechts auf Bearbeiten.
3. Wählen Sie unten Neues Postfach.
4. Geben Sie den Ordnernamen ein.
5. Wählen Sie den Speicherort des Postfachs für einen Ordner oder Unterordner.
6. Tippen Sie auf Sichern.

Um E-Mails in einen Ordner zu verschieben, führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

• Halten Sie eine E-Mail in Ihrer Nachrichtenliste gedrückt und wählen Sie Nachricht bewegen.
• Öffnen Sie eine E-Mail und tippen Sie unten auf Nachricht bewegen (Ordner).

So löschen Sie einen Ordner, den Sie nicht mehr verwenden:

1. Gehen Sie zum Bildschirm Postfächer.
2. Tippen Sie oben rechts auf Bearbeiten.
3. Halten Sie den Ordner gedrückt.
4. Wählen Sie Postfach löschen und bestätigen Sie mit Löschen.

Mac Mail-Ordner

So erstellen Sie einen Ordner:

1. Bewegen Sie den Cursor unten im linken Menü über ein Postfach.
2. Klicken Sie auf die Taste Ordner hinzufügen (Ordner mit Pluszeichen).
3. Geben Sie einen Namen ein, bestätigen Sie den Speicherort oder wählen Sie einen übergeordneten Ordner und klicken Sie auf OK.

Um E-Mails in einen Ordner zu verschieben, führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

• Ziehen Sie die Nachricht in den Ordner im linken Menü.
• Öffnen Sie das Menü Bewegen in der Symbolleiste und wählen Sie den Ordner.
• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Nachricht, gehen Sie zu Bewegen nach und wählen Sie den Ordner.

So löschen Sie einen Ordner später:

1. Klicken Sie ihn im Menü mit der rechten Maustaste an.
2. Wählen Sie Postfach löschen.
3. Bestätigen Sie mit Löschen.

Regeln zum Sortieren eingehender E-Mails einrichten

Wenn Sie häufig E-Mails erhalten, die Sie in einen Ordner verschieben, können Sie Regeln einrichten, um diese Nachrichten automatisch weiterzuleiten. Das spart Zeit gegenüber manueller Arbeit und reduziert Fehler durch falsch zugestellte E-Mails.

Um auf iCloud.com eine automatisierte Regel zu erstellen, gehen Sie zu Einstellungen → Einstellungen → Regeln → Neue Regel hinzufügen. Benennen Sie die Regel, wählen Sie die Bedingung und die Aktion und klicken Sie auf Hinzufügen. Sie sollten bis zu 15 Minuten einplanen, bis eine neue Regel wirksam wird.

Während Sie weitere Regeln einrichten, werden diese am Ende der Liste hinzugefügt. Das ist wichtig zu beachten, da Regeln in der Reihenfolge ausgeführt werden, in der sie aufgelistet sind. Um eine Regel in der Liste nach oben oder unten zu verschieben, ziehen Sie sie einfach nach oben oder unten. Beachten Sie, dass ein Limit von 500 Regeln gilt.

Apple Mail Kategorien verwenden

Kategorien für Apple Mail wurden im Dezember 2024 für das iPhone eingeführt und später auf iPad und Mac erweitert. Die Funktion nutzt Apple Intelligence in Mail, um E-Mails automatisch in die folgenden vier Kategorien zu filtern:

1. Wichtig: Zeitkritische Nachrichten, direkte E-Mails und persönliche Kommunikation
2. Transaktionen: Käufe, Belege, Versandaktualisierungen und Zustellbenachrichtigungen
3. Updates: Abonnements, Newsletter und Benachrichtigungen sozialer Medien
4. Werbung: Gutscheine, Rabatte, Angebote und andere Marketingnachrichten

Diese Kategorien bieten eine mühelose Möglichkeit, E-Mails bei Ankunft ohne zusätzlichen Aufwand zu filtern und zu finden.

So aktivieren Sie Kategorien:

• Wählen Sie auf iCloud.com Einstellungen → Kategorien anzeigen.
• Tippen Sie auf dem iPhone auf die drei Punkte und wählen Sie Kategorien.

• Wählen Sie auf dem Mac einen Posteingang und gehen Sie zu Darstellung → Mail-Kategorien anzeigen.

VIPs, Markierungen und Fokus verwenden

Eine weitere Möglichkeit, iCloud Mail zu organisieren, ist die Verwendung anderer integrierter Werkzeuge wie VIPs, Markierungen und Apple Fokus.

VIPs

VIP in iCloud Mail steht für genau das, was Sie erwarten würden: „Very Important People“ (sehr wichtige Personen). Wenn Sie E-Mails von jemandem erhalten, den Sie für wichtig halten, können Sie diese Person als VIP festlegen und ihre Nachrichten im VIP-Postfach finden.

• Öffnen Sie auf iCloud.com eine E-Mail, wählen Sie den Absender aus und aktivieren Sie den Schalter VIP.
• Öffnen Sie auf dem iPhone eine E-Mail, wählen Sie den Absender aus, wählen Sie Kontaktkarte anzeigen und tippen Sie auf Zu VIP hinzufügen.
• Öffnen Sie auf dem Mac eine E-Mail, wählen Sie den Absender aus und wählen Sie Zu VIPs hinzufügen.

Markierungen

Wenn Sie E-Mails in iCloud Mail markieren, sehen Sie schnell Nachrichten, die Sie später benötigen oder nachverfolgen möchten. In den meisten Fällen können Sie eine E-Mail auf dem Desktop mit der rechten Maustaste anklicken oder eine Nachricht auf dem Mobilgerät gedrückt halten, um sie zu markieren.

Fokus

Wenn Sie ein Fan von Apples Fokus-Funktion sind, wissen Sie, dass sie Ihnen helfen kann, sich auf eine Aufgabe zu konzentrieren, ein Fahrzeug zu fahren oder ungestört zu schlafen. Möglicherweise müssen Sie jedoch während Ihrer Fokus-Zeit bestimmte E-Mails sehen, insbesondere wenn sie mit Ihrem Job oder der aktuellen Aufgabe zusammenhängen.

Um ein E-Mail-Konto in der Mail-App zu Ihrem Fokus hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:

iPhone Fokus

1. Öffnen Sie Einstellungen und wählen Sie Fokus.
2. Wählen Sie einen Fokus oder fügen Sie einen neuen hinzu.
3. Tippen Sie unter „Fokusfilter“ auf Filter hinzufügen.
4. Wählen Sie Mail und markieren Sie die Kreise für die gewünschten E-Mail-Konten.
5. Tippen Sie auf Hinzufügen.

Wiederholen Sie diese Schritte, um einem weiteren Fokus Mail-Filter hinzuzufügen.

Mac Fokus

1. Öffnen Sie Systemeinstellungen und wählen Sie Fokus.
2. Wählen Sie einen Fokus oder fügen Sie einen neuen hinzu.
3. Klicken Sie unter „Fokusfilter“ auf Filter hinzufügen.
4. Wählen Sie Mail und klicken Sie neben „Accounts“ auf Auswählen.
5. Aktivieren Sie die Kästchen für die gewünschten E-Mail-Konten.
6. Klicken Sie auf Hinzufügen.

Wiederholen Sie diese Schritte, um einem weiteren Fokus Mail-Filter hinzuzufügen.

Unordnung an der Quelle angehen

Um iCloud-E-Mails weiter zu organisieren, können Sie das Filtern, Abbestellen und Blockieren verwenden. Diese Aktionen behandeln E-Mail-Unordnung an der Quelle.

Filtern

Filtern eignet sich ideal, um Ihren Posteingang nach ungelesenen, markierten E-Mails oder E-Mails mit Anhängen einzugrenzen. Das kann Ihnen helfen, Massenaktionen durchzuführen, wie alle ungelesenen Nachrichten als gelesen zu markieren oder große E-Mails zu finden, die Speicherplatz verbrauchen.

Klicken Sie auf iCloud.com und Mac auf die Taste Filter und wählen Sie den gewünschten Filter. Für Mobilgeräte sehen Sie, wie Sie iCloud-E-Mails auf dem iPhone filtern, für die Verwendung der Filter-Taste sowie weiterer Optionen.

Abbestellen

Das Abbestellen von Newslettern, Marketingnachrichten oder Werbe-E-Mails, die Sie nicht mehr erhalten möchten, kann Ihnen helfen, Ihr Postfach besser zu verwalten, indem unnötige Unordnung reduziert wird.

Apple Mail bietet auf jedem Gerät eine einfache Ein-Klick-Option zum Abbestellen. Klicken oder tippen Sie einfach oben oder über die drei Punkte in der E-Mail auf die Option Abbestellen.

Blockieren

Blockieren ist die bevorzugte Aktion, wenn Sie verhindern möchten, dass die E-Mails eines Absenders Ihren Posteingang erreichen. Anders als das bloße Löschen von E-Mails gehen künftige Nachrichten von einem blockierten Absender direkt in den Papierkorb. Das ist nützlich bei belästigenden oder potenziell schädlichen Absendern.

Aufräumen, um Speicherplatz freizugeben

Das Organisieren Ihrer E-Mails bietet eine einfachere Möglichkeit, die benötigten Nachrichten zu finden, sowie einen aufgeräumten Posteingang, um neue E-Mails schnell zu erkennen. In den meisten Fällen gibt das Organisieren jedoch keinen Speicherplatz frei. Beispielsweise zählen Nachrichten, die Sie in Ordner verschieben, weiterhin zu Ihrem Speicherlimit.