Was ist ein E‑Mail‑Organizer?
Eine E‑Mail‑Organizer‑App hilft Ihnen, E‑Mails zu organisieren und den Posteingang für eine produktivere Nutzung aufzuräumen. Die besten Organizer unterstützen alle großen Anbieter wie Gmail, Yahoo, Outlook, AOL, Fastmail und iCloud. Einige sind als Desktop‑Apps verfügbar, doch die meisten nutzen heute das SaaS‑Modell (Software as a Service) mit abonnementbasierter Lizenzierung und zentralem Hosting.
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Die meisten E‑Mail‑Organizer können Sie kostenlos testen und bei Gefallen ein Premium‑Abo abschließen. Da Büroangestellte im Schnitt über 100 E‑Mails pro Tag erhalten, wird schnell klar, wie wichtig ein Posteingangs‑Organizer ist. Unternehmen und Privatpersonen profitieren gleichermaßen von einer Postfach‑Organizer‑App.
Einige der entscheidenden Kriterien, die eine App in diese Liste gebracht haben:
- Leistungsstarke Organisation wie erweitertes Sortieren und Automatisierung.
- Benutzerfreundliche App.
- Guter Kundensupport.
- Unterstützung aller großen E‑Mail‑Plattformen.
- Kostenlose Testversion.
- Bezahlbare Monatsabos.
Wir haben alle Apps in unserer Liste gründlich getestet und bewertet, damit Sie eine fundierte Entscheidung treffen und Ihren Posteingang sofort organisieren können.
Top 8 der besten E‑Mail‑Organizer‑Apps
Hier ein kurzer Überblick über die 8 besten Organizer und ihre Stärken:
- Clean Email: Umfassende Posteingangs‑Organisation.
- Shortwave: KI‑gestützte Gmail‑Organisation.
- Mailbutler: Kollaboratives Tool zur E‑Mail‑Optimierung.
- Mailstrom: Effiziente Massen‑E‑Mail‑Verwaltung.
- SaneBox: KI‑basiertes E‑Mail‑Sorting.
- Drag: Gmail‑Produktivität und Zusammenarbeit.
- ActiveInbox: Aufgaben‑Integration in Gmail.
- Spark: Plattformübergreifende, funktionsreiche Organisation.
1. Clean Email
Unsere erste Wahl für die Organisation von E‑Mails ist ganz klar Clean Email. Die App ist für alle gedacht, die Inbox Zero mit minimalem Aufwand erreichen möchten. Sie funktioniert auf allen Geräten – inklusive iPhone, Android, Mac und jedem Webbrowser – sowie mit beliebten Anbietern wie Yahoo, Gmail, iCloud, Hotmail, AOL, Office 365 und Outlook.
Clean Email verwendet ausgefeilte Algorithmen, um E‑Mail‑Header zu analysieren (Betreff, Absender, Empfänger, Datum, Nachrichtengröße und weitere Metadaten). Dadurch lassen sich Nachrichten intelligent gruppieren und Massenaktionen deutlich effizienter durchführen.
Zwei herausragende Funktionen von Clean Email sind Smart Folders und Auto Clean. Smart Folders organisieren den Posteingang automatisch in logische Kategorien wie Top Senders, Social Notifications, Automated Messages, Finance (alles rund um Banken/Geld) und mehr. Auto Clean nutzt automatisierte Regeln, die Sie einrichten, um eingehende Nachrichten zu filtern und zu sortieren. So bleibt der Posteingang sauber und Sie lesen E‑Mails, wenn es Ihnen passt.
Zu lernen, wie man mit dieser App E‑Mails organisiert, dauert nur wenige Minuten. Sie müssen sich lediglich mit Ihrem E‑Mail‑Anbieter anmelden und den Zugriff autorisieren. Clean Email analysiert Ihre E‑Mails automatisch und kategorisiert sie in leicht zu prüfende Bündel. Danach können Sie ganze Gruppen löschen, archivieren, verschieben, labeln und mehr – statt jede E‑Mail einzeln auszuwählen.
Clean Email hat kürzlich neue Funktionen hinzugefügt, mit denen Sie E‑Mails beantworten, senden und weiterleiten können. Die App wird kontinuierlich verbessert.
- Leistungsstarke Posteingangs‑Organisation.
- Erweiterte Filter‑ und Sortieroptionen.
- Automatische E‑Mail‑Organisation mit Smart Folders.
- Action History Summary, um alle Aktionen nachzuvollziehen.
- Control Center.
- Keine KI‑basierten Funktionen.
- Keine eigene App für Windows‑Desktop.
Clean Email bietet eine kostenlose Testphase und drei Premium‑Optionen je nach Nutzerzahl. Die Pläne finden Sie hier.
2. Shortwave
Shortwave ist ein E‑Mail‑Organizer für Gmail. Die App nutzt KI, um Ihre E‑Mail‑Gewohnheiten zu analysieren und ähnliche E‑Mails in Ordner zu bündeln – so können Sie sie bearbeiten, wenn Sie möchten, und der Posteingang bleibt sauber.
Shortwave wurde von ehemaligen Google‑Mitarbeitern entwickelt, die die alte Google‑Inbox‑App neu schaffen wollten. Funktionen sind u. a. Snooze‑Button, Anpinnen von E‑Mails, Ein‑Klick‑Blocken und Abmelden.
Ein besonderes Merkmal ist Ghostwriter, das KI nutzt, um E‑Mails in Ihrem Stil zu formulieren. Shortwave ist sprachunabhängig und integriert sich nahtlos in Google Calendar, sodass Sie Meetings leicht planen können. Zudem können Sie Nachrichten per Zustellzeitpunkt verzögern.
- Funktionsreich.
- KI‑gestützt.
- Automatische Kategorisierung von E‑Mails.
- Nachrichten nur dann erhalten, wenn Sie es möchten.
- Tastenkürzel.
- Nur für Gmail.
- Keine Desktop‑Apps.
Shortwave bietet eine kostenlose (limitierte) Testversion. Danach gibt es drei Abo‑Stufen von 7 $/Monat bis 24 $/Monat, je nach Funktionsumfang und Nutzerzahl.
3. Mailbutler
Mailbutler ist eine E‑Mail‑Erweiterung, die Ihren Mail‑Provider um neue Funktionen ergänzt. Sie funktioniert mit Outlook, Gmail und Apple Mail. Zu den Optionen gehören E‑Mail‑Tracking, Signaturen, geplantes Senden, verzögerte Zustellung, Notizen, Kontakte, Aufgaben, Templates und ein KI‑Assistent.
Mailbutler will eine kollaborative Umgebung für Notizen, Aufgaben, Kontakte und Templates schaffen. Für die Organisation nutzt die App Tags, um E‑Mails zu gruppieren. Das Unternehmen nutzt starke Verschlüsselung und erfüllt europäische Datenschutzvorgaben.
Im Vergleich zu Clean Email und anderen Organisern fehlen Mailbutler wichtige Funktionen. Es unterstützt Zusammenarbeit und fehlerfreie E‑Mails, ist aber nicht auf das Blockieren oder Organisieren fokussiert. Als All‑in‑One‑Tool fehlt es an tiefgehenden Organisationsfunktionen.
- E‑Mail‑Tracking.
- Kollaborationsfunktionen.
- KI‑gestützte E‑Mail‑Insights.
- Tags zur Organisation.
- Funktioniert auf allen führenden Plattformen.
- Integrierte Grammatikprüfung.
- Teuer (abhängig von der Nutzerzahl).
- Oberfläche benötigt ein Update.
- Funktioniert nicht auf iOS oder iPadOS.
Mailbutler bietet 14 Tage gratis, danach kostet es 4,95 $/Nutzer/Monat bis 32,95 $/Nutzer/Monat – je nach Funktionen.
4. Mailstrom
Mailstrom ist eine leistungsstarke App, die den Posteingang mit wenigen Klicks aufräumt. Abmelden und Löschen wird extrem einfach. Mit Massenaktionen entfernen oder kündigen Sie E‑Mails, nachdem Mailstrom verwandte Nachrichten gruppiert hat.
Tausende E‑Mails auf einmal zu bereinigen ist kinderleicht. Die App bietet ein One‑Click‑Unsubscribe, um Spam zu entfernen und den Posteingang zu entrümpeln. Mailstrom nutzt branchenführende Verschlüsselung und funktioniert mit Gmail, Outlook, Yahoo und anderen IMAP‑Anbietern.
Was Mailstrom auszeichnet, sind flexible Tipps und Tricks für schnelles Aufräumen. Einige betrachten es als eine der schnellsten Gmail‑Organizer‑Apps.
Ein Nachteil: Mailstrom organisiert nur nach den Labels „Social“, „Shopping“ und „Mailing Lists“. Andere Organizer wie Clean Email bieten mehr Smart Labels wie „Dead Ends“, „Seasonal Sales“, „Productivity Tools“, „Bounce Notifications“, „Travel“ u. v. m. Die 33 Smart Folders von Clean Email vereinfachen das Aufräumen enorm – eine Funktion, die Mailstrom bislang nicht erweitert hat.
- Funktioniert mit allen IMAP‑Anbietern.
- Löscht Tausende E‑Mails mit wenigen Klicks.
- Starke Verschlüsselung und speichert nie Ihr Passwort.
- Begrenzte Smart‑Bundles/Ordner.
- Keine Automatisierung und keine KI.
- Begrenzte Testversion.
Die Testversion von Mailstrom ist auf 2.500 E‑Mails begrenzt. Bezahlte Pläne reichen von 59,95 $/Jahr bis 199,95 $/Jahr.
Erfahren Sie, warum Clean Email zu den besten Mailstrom‑Alternativen gehört.
5. SaneBox
SaneBox ist ein KI‑E‑Mail‑Organizer, der im Hintergrund arbeitet, Ihre Gewohnheiten lernt und Nachrichten in relevante „Sane“-Ordner sortiert.
Die App wurde 2010 entwickelt und hilft, wichtige Nachrichten zu erkennen, Ablenkungen zu verstecken, nervige Absender zu verbannen und mehr. Sie funktioniert mit allen E‑Mail‑Adressen und kann 14 Tage kostenlos genutzt werden. SaneBox ist kompatibel mit Gmail, Office 365, iCloud und mehr.
SaneBox liegt in Funktionen und Flexibilität hinter vergleichbaren Produkten, trotz starker KI‑Nutzung. Im Vergleich zu Clean Email gibt es deutlich weniger Funktionen und weniger Kontrolle über Automatisierungen.
Um SaneBox zu nutzen, melden Sie sich mit Ihrer E‑Mail an, lassen Sie die SaneBox‑Ordner erstellen und warten Sie, bis die KI sortiert. Sie können die KI trainieren, indem Sie falsch sortierte E‑Mails in den richtigen Ordner verschieben – mehr Möglichkeiten gibt es kaum. Im Vergleich zu Clean Email ist SaneBox eingeschränkt und bietet nur Basis‑Funktionen. Die gute Nachricht: SaneBox lässt sich mit Clean Email kombinieren, was beim Entfernen unerwünschter E‑Mails deutlich effektiver ist.
- „Interfaceless“ Posteingangs‑Cleaner.
- Funktioniert mit jeder E‑Mail‑Adresse.
- 14‑tägige Testversion.
- KI‑basiertes E‑Mail‑Sorting.
- Wenig flexibel.
- Nur grundlegende Organisationsoptionen.
Nach der Testphase können Sie zwischen drei Tarifen von 7 $/Monat bis 36 $/Monat wählen, abhängig von Funktionen und Kontenanzahl.
6. Drag
Drag ist eine Gmail‑Organizer‑App mit vielen zusätzlichen Funktionen. Sie ist als kollaboratives Team‑Tool für höhere Gmail‑Produktivität gedacht. Die Automatisierung hilft, E‑Mails mühelos zu organisieren, nachzufassen und bestimmte Absender zu verfolgen.
Eine der beeindruckendsten Funktionen sind Shared Inboxes, damit Sie Nachrichten nicht ständig weiterleiten oder in CC setzen müssen. Weitere Funktionen: E‑Mail‑Vorlagen, Tracking und Sequenzen, Boards, Aliase, Team‑Chat, Zuweisungen und Labels zur Organisation.
Obwohl die App viele Funktionen bietet, sind die meisten nicht auf E‑Mail‑Organisation ausgerichtet. Teams werden die Optionen lieben, aber wenn Sie eine einfache, effektive App zum Organisieren und Blockieren suchen, ist Drag vielleicht nicht die beste Wahl.
- Kollaborationsfunktionen.
- Labels zur Organisation.
- Sortier‑ und Filteroptionen.
- Automatisierung.
- Integrationen.
- Kanban‑Boards.
- Nur für Gmail.
- Keine mobile Version.
- Kann gelegentlich fehlerhaft sein.
- Mehr Kollaborationstool als E‑Mail‑Organizer.
Drag bietet eine kostenlose Testphase oder drei Premium‑Pläne ab 10 $/Nutzer/Monat bis 24 $/Nutzer/Monat.
7. ActiveInbox
Eine weitere Sortier‑App ist ActiveInbox, die Gmail in einen Aufgabenmanager verwandeln will. Statt wichtige Nachrichten untergehen zu lassen, macht ActiveInbox daraus Aufgaben, damit Sie nichts vergessen. Sie können gesendete E‑Mails verfolgen, um nachzufassen, wenn jemand nicht antwortet. Die App nennt sich „E‑Mail‑Client und Aufgabenmanager“ in einem.
Nutzen Sie Automatisierung, um E‑Mails in Ordner zu verschieben und später zu prüfen. Oder lassen Sie ActiveInbox daraus Aufgaben machen. Das Programm erstellt Gmail‑Ordner und filtert E‑Mails automatisch, sodass Sie nicht täglich durch Hunderte Nachrichten gehen müssen.
Im Vergleich zu Clean Email und Mailstrom fällt ActiveInbox zurück. Es fehlen automatische Organisationsfunktionen, wodurch Nutzer manuell sortieren müssen – ein zeitintensiver Prozess, besonders am Anfang.
- Funktioniert nahtlos mit Gmail.
- Erweitert Gmail um viele Funktionen.
- Macht E‑Mails zu Aufgaben.
- Notizen zu E‑Mails.
- Sortiert nach Absender oder Priorität.
- Aufgabenmanager.
- Nur Gmail.
- Fehlende Organisationsfunktionen.
- Unübersichtliche Oberfläche.
Sie können ActiveInbox kostenlos testen und anschließend den Professional‑Plan für 5,37 $/Konto/Monat buchen. Für Enterprise‑Preise müssen Sie Kontakt aufnehmen.
8. Spark
Spark ist eine E‑Mail‑Organisations‑App, die Ablenkungen reduziert und Ihnen hilft, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Sie können Kontakte priorisieren oder bestimmte E‑Mails oben anheften. Außerdem lassen sich E‑Mails nach Absender gruppieren, als erledigt markieren, beiseitelegen oder für später erinnern. Die App funktioniert plattformübergreifend mit Gmail, Microsoft 365 und Outlook.
Die App enthält auch einen KI‑Schreibassistenten, damit E‑Mails grammatikalisch korrekt sind, bevor Sie senden. Sie bietet hilfreiche Einblicke, um Ihren Workflow und Ihre E‑Mail‑Gewohnheiten zu verbessern. Sie können außerdem E‑Mails blockieren und filtern, um fokussiert zu bleiben.
Spark gilt als eine der umfassendsten E‑Mail‑Apps. Für einfaches Aufräumen kann sie aber überdimensioniert sein.
- Erkennt wichtige E‑Mails automatisch und trennt sie.
- Threads stummschalten.
- E‑Mails und Kontakte priorisieren.
- Unerwünschte E‑Mails filtern.
- Einheitlicher Posteingang.
- Intelligente Suche.
- Tastenkürzel.
- Keine Web‑Version.
- Kann für Teams teuer werden.
Spark bietet eine kostenlose, eingeschränkte Testversion. Danach gibt es einen Einzel‑Plan für 4,99 $/Monat oder einen Team‑Plan für 6,99 $/Nutzer/Monat.
Folgen Sie unseren Leitfäden zu iCloud‑E‑Mails organisieren, Yahoo Mail organisieren und den besten E‑Mail‑Organizern für Mac.
Warum sollte ich einen E‑Mail‑Organizer nutzen?
Ein E‑Mail‑Organizer ermöglicht es, den Posteingang mit wenigen Klicks effizient zu entrümpeln. Statt E‑Mails einzeln zu sichten und manuell zu trennen, kann eine Organizer‑App die Header analysieren und Ihre Nachrichten in übersichtliche Bündel zusammenfassen.
Viele Menschen verlieren Stunden damit, den Posteingang manuell zu organisieren, in der Hoffnung, dass er nicht wieder überläuft. Leider funktioniert das nicht so. Clean Email und andere fortgeschrittene Organizer bieten hilfreiche Tools, um den Posteingang heute und dauerhaft sauber zu halten.
Verschwenden Sie keine Zeit damit, Ihren Arbeits‑E‑Mail‑Posteingang zu organisieren. Nutzen Sie stattdessen Clean Email, um mit Automatisierung schnell wieder Ordnung zu schaffen und diese zu erhalten. Alle E‑Mails fließen automatisch in den richtigen Ordner, sodass Sie sie prüfen können, wenn Sie bereit sind.
💡 Angenommen, jede Nachricht benötigt nur 5 Sekunden, um sie manuell zu organisieren. Wenn Sie, wie die meisten Menschen, rund 100 E‑Mails pro Tag erhalten, verbringen Sie 500 Sekunden – also etwas mehr als 8 Minuten – täglich nur mit E‑Mail‑Management. Das scheint wenig, aber 8 Minuten am Tag summieren sich auf über 2 Tage pro Jahr. Eine Menge Zeit, die Sie mit einem Organizer fast ohne Aufwand sparen können.
E‑Mail‑Organisation lohnt sich!
Wir hoffen, diese Liste hat Ihnen geholfen, das beste E‑Mail‑Organisationssystem zu finden. E‑Mails verschwinden nicht, und die Zahl täglicher Spam‑Mails steigt. Eine gute App zum Organisieren der E‑Mails ist einfach sinnvoll. Clean Email ist die beste App, um Ihren gesamten Posteingang zu organisieren. Wachen Sie jeden Tag mit einem aufgeräumten Posteingang auf – unabhängig von der Anzahl der E‑Mails. Jetzt KOSTENLOS testen.
Sie fragen sich, wie man Outlook‑E‑Mails organisiert oder wie man Gmail organisiert? Lesen Sie unseren Blog für eine ausführliche Anleitung.
