Cómo organizar correos electrónicos y gestionar tu bandeja de entrada

10 consejos para ayudarte a organizar los mensajes de tu bandeja de entrada

¿Te cuesta lidiar con una bandeja de entrada desordenada? Entonces deberías dominar las estrategias de organización del correo para lograr una bandeja de entrada vacía, un estado en el que tu bandeja de entrada permanece vacía y puedes encontrar rápidamente mensajes importantes y eliminar sin esfuerzo los innecesarios.

Tenemos un breve video tutorial que explica cómo organizar tu bandeja de entrada y gestionar correos no deseados de forma eficaz. Míralo a continuación y sigue leyendo.

Para ayudarte a alcanzar este objetivo ambicioso pero totalmente realista, recopilamos las 10 mejores formas de organizar correos electrónicos y lograr una bandeja de entrada sin desorden. Como extra, también incluimos información sobre Clean Email, un organizador de correo que agrupa los mensajes en paquetes fáciles de revisar.

1. Empieza con una limpieza profunda de la bandeja de entrada

Si has descuidado tu bandeja de entrada durante mucho tiempo, deberías comenzar con una limpieza profunda para lograr los siguientes objetivos:

• Eliminar mensajes innecesarios: El primer paso para organizar tu bandeja de entrada es deshacerte de los mensajes que ya no cumplen ninguna función. Esto incluye correos promocionales antiguos, notificaciones obsoletas y cualquier otra correspondencia irrelevante que esté saturando tu bandeja de entrada.
• Organizar la correspondencia importante: Una vez eliminado el desorden, es momento de centrarte en organizar los correos que necesitas conservar. Crea carpetas o etiquetas (consulta el siguiente consejo) para clasificar correos importantes, como comunicaciones laborales, mensajes personales o documentos financieros. Esto te ayudará a encontrar rápidamente correos específicos cuando los necesites.
• Prevenir el desorden futuro: Lamentablemente, no basta con hacer una limpieza profunda una sola vez. También debes tomar medidas para evitar que el desorden vuelva a acumularse. Por ejemplo, deberías darte de baja de newsletters o listas de correo que ya no te resulten útiles (ver el consejo número 3).

Si nunca has hecho una limpieza profunda y apenas estás aprendiendo cómo gestionar la sobrecarga de correos, puedes empezar por lo más sencillo con la ayuda de un limpiador de bandeja de entrada como Clean Email.

Las Sugerencias de limpieza de Clean Email pueden darte una ventaja inicial al identificar las categorías más relevantes según los mensajes que has limpiado o que otros usuarios limpian con mayor frecuencia. Para usar esta función, debes:

1. Visitar el Clean Email sitio web o usar la app móvil de Clean Email para Android o iOS.
2. Hacer clic en el botón Probar gratis en la esquina superior derecha.
3. Iniciar sesión con tu cuenta de correo.
4. Seleccionar la herramienta Sugerencias en el panel izquierdo.
5. Hacer clic en el botón de acción para aplicar la sugerencia.

Con unos pocos clics, tu bandeja de entrada desordenada puede sentirse renovada y lista para una organización más avanzada mediante las estrategias que se describen a continuación y aprovechando otras funciones que ofrece Clean Email.

2. Organiza los correos usando etiquetas y carpetas

Aprender a organizar correos usando etiquetas y carpetas es clave para gestionar una bandeja de entrada saturada. Aunque pueden parecer similares, las etiquetas y las carpetas cumplen funciones distintas en la gestión del correo:

• Carpetas: En la mayoría de los servicios, mover un mensaje a una carpeta lo elimina de la bandeja de entrada principal.
• Etiquetas: Las etiquetas, en servicios como Gmail, te permiten marcar mensajes sin sacarlos de la bandeja de entrada.

Si tu objetivo es organizar Gmail, las etiquetas serán tu principal herramienta. Pero si quieres organizar Outlook y muchos otros servicios de correo, las carpetas serán la opción principal. Independientemente de si usas carpetas o etiquetas, siempre deberías seguir los mismos pasos generales:

1. Identificar categorías: Comienza identificando las principales categorías relevantes para tus correos. Pueden basarse en la naturaleza del mensaje (por ejemplo, Trabajo, Personal, Facturas) o en la acción requerida (por ejemplo, Responder, Leer más tarde, Archivar).
2. Crear carpetas o etiquetas: Según tu proveedor de correo, crea carpetas o etiquetas para cada categoría. En Gmail, ve a Configuración y luego a Etiquetas para crear nuevas etiquetas.

En Outlook y otros servicios, normalmente puedes crear carpetas haciendo clic derecho sobre tu Bandeja de entrada o una carpeta existente y seleccionando Crear nueva subcarpeta.

3. Configurar reglas o filtros: Automatiza el proceso de clasificación configurando reglas (en Outlook) o filtros (en Gmail) para dirigir los mensajes entrantes a la carpeta o etiqueta correspondiente. Esto puede basarse en criterios como el remitente, palabras clave del asunto o incluso el contenido. En cualquier caso, la función Limpieza automática de Clean Email puede ayudarte a organizar correos mediante reglas de automatización inteligentes y fáciles de crear.

Por supuesto, no puedes esperar mantenerte organizado usando las mismas etiquetas y carpetas para siempre. Por eso es importante ajustar tus carpetas, etiquetas y reglas o filtros según sea necesario, especialmente si cambian tus hábitos o necesidades de correo.

Aprende más sobre cómo organizar carpetas en Outlook.

3. Darse de baja de correos no deseados

Las suscripciones no deseadas son el principal enemigo de quienes buscan lograr y mantener una bandeja de entrada vacía. Desde newsletters hasta anuncios, pueden saturar rápidamente tu bandeja de entrada y dificultar la identificación de mensajes importantes.

Darse de baja de correos innecesarios reduce el volumen de mensajes entrantes y te permite centrarte en lo que realmente importa. Este paso es un componente clave de las estrategias eficaces de gestión del correo, ya sea que quieras organizar Yahoo Mail, organizar correos de iCloud o cualquier otro servicio.

La forma tradicional de darse de baja de listas de correo es buscar un botón o enlace para cancelar la suscripción, normalmente ubicado en la parte superior o inferior del mensaje. Al hacer clic, deberías ser dirigido a una página donde puedas confirmar tu decisión. Aunque este método es efectivo, puede llevar mucho tiempo si tienes muchas suscripciones. Además, no funciona si el remitente no incluyó un enlace para darse de baja.

Afortunadamente, Clean Email ofrece una solución más eficiente con su función Cancelar suscripción:

1. Inicia sesión en Clean Email con tu dirección de correo.
2. Selecciona la herramienta Cancelar suscripción en el panel izquierdo.
3. Revisa la lista de suscripciones activas.
4. Haz clic en el botón Cancelar suscripción junto a cada suscripción que ya no te interese.

Al aprovechar esta función de Clean Email, puedes reducir rápida y eficazmente a cero el número de suscripciones no deseadas activas.

4. Usa estrellas y marcas

Algunos proveedores de correo, como Gmail y Outlook.com, ofrecen la opción de marcar correos con estrellas o banderas, una función que definitivamente deberías considerar usar. Es una forma sencilla pero eficaz de distinguir visualmente los correos que planeas revisar más tarde, lo que resulta especialmente útil para priorizar y gestionar tu bandeja de entrada de forma eficiente.

Así es como puedes marcar un mensaje con estrella en Gmail tanto en escritorio como en móvil:

1. Abre tu bandeja de entrada de Gmail.
2. En escritorio: Haz clic en el icono de la estrella a la izquierda del mensaje.
3. En móvil: Toca el correo para abrirlo y luego toca el icono de la estrella en la parte superior.

Para marcar un mensaje en Outlook.com:

1. Inicia sesión en tu bandeja de entrada de Outlook.
2. En escritorio: Coloca el cursor sobre el mensaje que quieres marcar y haz clic en el icono de la bandera.
3. En móvil: Toca el mensaje para abrirlo, toca los tres puntos horizontales y luego selecciona la opción Marcar.

Algunos servicios de correo incluso permiten configurar múltiples estrellas y banderas. Esta función permite diferenciar aún más los mensajes según criterios específicos, como urgencia baja, media o alta.

Eso sí, evita excederte con las marcas y estrellas. Cuando la mayoría de los mensajes están marcados o muchos tienen varias estrellas, puede resultar difícil identificar cuáles son realmente los más importantes. Este exceso es uno de los errores de organización del correo que conviene evitar.

5. Archiva correos para mantener tu bandeja de entrada limpia

Archivar mensajes es una forma sencilla pero muy eficaz de organizar correos y mantener limpia tu bandeja de entrada. Te permite ocultar mensajes que no son importantes de inmediato, pero que aún no quieres eliminar.

Por ejemplo, piensa en un correo con una tarea asignada por tu jefe. Una vez que completes el trabajo, en lugar de borrar el mensaje y perder la posibilidad de consultarlo más adelante, puedes archivarlo. Esta acción elimina el correo de la bandeja de entrada, reduciendo el desorden, pero lo mantiene accesible para futuras consultas.

Para archivar un mensaje en Gmail:

• Escritorio: Abre tu bandeja de entrada de Gmail, selecciona el correo o correos que deseas archivar y haz clic en el icono Archivar (representado por una caja con una flecha hacia abajo) en la barra superior.

• Móvil: Abre la app de Gmail, toca el correo para abrirlo y luego toca el icono Archivar (caja con flecha hacia abajo) en la parte superior de la pantalla.

Para archivar un mensaje en Outlook:

• Escritorio: Ve a tu bandeja de entrada de Outlook, selecciona el correo que deseas archivar y haz clic en Archivar en la barra superior.

• Móvil: Abre la app de Outlook, selecciona el correo y toca el icono de Más opciones (tres puntos). En el menú desplegable, elige Archivar.

Con el tiempo, probablemente notarás que ciertos tipos de correos merecen ser archivados de forma sistemática en cuanto llegan. Por ejemplo, actualizaciones rutinarias de un servicio que utilizas o newsletters informativas que te gusta leer, pero que no necesitas mantener en la bandeja de entrada principal.

La función Limpieza automática de Clean Email puede utilizarse para automatizar el archivado de este tipo de correos:

1. Abre la app e inicia sesión con tu cuenta de correo.
2. Selecciona la herramienta Limpieza automática en el panel izquierdo.
3. Haz clic en el icono + para crear una nueva regla.
4. Asigna un nombre a la regla y configura los parámetros necesarios.
5. Elige aplicar la acción Archivar y guarda la regla.

Puedes encontrar y gestionar todas las reglas activas de Limpieza automática desde el Centro de control de la app.

6. Crea cuentas de correo para el trabajo y para uso personal

Dado que el correo electrónico es una forma principal de comunicación, contar con varias cuentas puede mejorar significativamente tu estrategia de organización.

Hoy en día existen muchos servicios gratuitos excelentes, por lo que no hay razón para usar una sola cuenta para todo. Tener varias cuentas (por ejemplo, una para correos personales, otra para el trabajo y una tercera para servicios en línea) facilita mucho la organización de los correos.

Tus principales opciones para crear cuentas adicionales pueden dividirse en las siguientes categorías:

• Servicios de correo de uso general: Gmail, Outlook y Yahoo Mail entran en esta categoría. Ofrecen funciones sólidas de organización, como etiquetas y filtros, que ayudan a mantener ordenada la bandeja de entrada. Para uso personal, aprender cómo organizar Gmail puede ser especialmente útil gracias a su interfaz intuitiva y sus completas herramientas de organización.
• Servicios de correo desechable: Temp Mail, DisposableMail y servicios similares son ideales para usos temporales, como registrarse en servicios puntuales o cuando necesitas una dirección rápida sin configuraciones complejas. Aportan una capa adicional de privacidad y ayudan a evitar spam en tus cuentas principales. Sin embargo, no deben usarse para comunicaciones importantes, ya que suelen ser de corta duración y menos seguras.
• Servicios de correo centrados en la privacidad: Si la privacidad es una prioridad, especialmente para correos laborales sensibles, considera servicios como ProtonMail o Tutanota. Al priorizar la seguridad y la privacidad mediante funciones como el cifrado de extremo a extremo y una recopilación mínima de datos, pueden resistir incluso ataques relativamente sofisticados.

Si decides crear varias cuentas, es fundamental usar contraseñas distintas y únicas para cada una. Así, si una cuenta se ve comprometida, las demás permanecerán seguras.

7. Atiende primero los correos importantes

Gestionar tu bandeja de entrada de forma eficaz implica priorizar los mensajes importantes para que los asuntos urgentes reciban la atención necesaria y puedas cumplir con tus compromisos. Aquí tienes un método sencillo de cinco pasos para abordar tu bandeja de entrada con eficiencia:

1. Escaneo rápido: Empieza el día revisando rápidamente tu bandeja de entrada. Busca correos de contactos clave o con asuntos urgentes.
2. Marca lo esencial: Usa la función de estrella o bandera para marcar los correos que requieren atención inmediata. Esta acción sencilla te ayuda a diferenciar lo urgente de lo que puede esperar.
3. Elimina el desorden: Una vez identificados los correos importantes, archiva o elimina rápidamente los menos relevantes. Esto despeja al instante la bandeja de entrada y facilita concentrarte en lo esencial.
4. Gestiona los correos marcados: Ahora céntrate en los correos que has marcado. Responde, delega o realiza las acciones necesarias. Atenderlos primero evita que se pasen por alto tareas críticas.
5. Ocúpate del resto: Después de resolver los correos importantes, pasa a los no marcados, como actualizaciones generales, newsletters o consultas no urgentes.

Recuerda que herramientas como Clean Email pueden facilitar aún más este proceso al clasificar automáticamente los correos y eliminar los innecesarios.

8. Posponer correos para más tarde

A veces, los mensajes llegan en el momento menos oportuno. Cuando esto ocurre, la mayoría de las personas optan por una de estas dos alternativas:

• Opción A: Detener lo que estás haciendo y gestionar el mensaje.
• Opción B: Ignorar el mensaje y volver a él más tarde.

Si eliges la opción A, corres el riesgo de perder el hilo de la actividad original, lo que puede afectar a tu productividad. Si eliges la opción B, puedes hacer esperar demasiado al remitente o incluso olvidar el mensaje por completo.

Por suerte, existe también la Opción C: posponer el mensaje. Posponer elimina temporalmente el correo de tu bandeja de entrada y lo hace reaparecer más tarde, cuando tengas tiempo para atenderlo. Hoy en día, esta función está disponible en la mayoría de clientes y servicios de correo.

Para usar eficazmente la función de posponer tanto en Gmail como en Outlook, sigue estos pasos en escritorio y móvil:

• Gmail (escritorio y móvil): Abre el mensaje que deseas posponer. En escritorio, haz clic derecho sobre el mensaje y selecciona Posponer, luego elige la fecha y hora. En móvil, toca el menú de tres puntos y selecciona Posponer. Después, elige cuándo quieres que el correo vuelva a aparecer en tu bandeja de entrada.

• Outlook (escritorio y móvil): Ve al mensaje que deseas posponer. En escritorio, haz clic derecho y selecciona Posponer. En móvil, toca el correo, luego los tres puntos o el menú Más, y elige Posponer. Selecciona el momento en que el correo debe volver a tu bandeja de entrada.

9. Usa respuestas prediseñadas

¿Por qué perder tiempo valioso escribiendo las mismas respuestas una y otra vez cuando puedes guardarlas y usarlas con un solo clic? Las respuestas prediseñadas son especialmente útiles si usas el correo para el trabajo. También pueden ahorrarte tiempo al consultar, por ejemplo, el estado de compras en línea.

Los usuarios de Gmail tienen una gran ventaja, ya que las respuestas prediseñadas están disponibles de forma nativa, aunque requieren activarse:

1. Haz clic en el icono de engranaje en Gmail y selecciona Ver toda la configuración. Luego ve a la pestaña Avanzado, activa la función Plantillas y haz clic en Guardar cambios.
2. Inicia un nuevo mensaje haciendo clic en Redactar. Escribe el mensaje que deseas guardar como plantilla. Haz clic en el icono de tres puntos en la esquina inferior derecha, pasa el cursor sobre Plantillas, luego Guardar borrador como plantilla y selecciona Guardar como nueva plantilla.
3. Introduce un nombre para la plantilla y haz clic en Guardar. Ese nombre se usará también como asunto.
4. Para usar una respuesta guardada, comienza a redactar un nuevo mensaje. Haz clic en el icono de tres puntos, pasa el cursor sobre Plantillas y selecciona la plantilla deseada. El cuerpo y el asunto se completarán automáticamente.
5. Realiza las personalizaciones necesarias, añade el destinatario y haz clic en Enviar.

Si tu proveedor de correo no admite respuestas prediseñadas de forma nativa, aún puedes aplicar este concepto guardando respuestas en archivos de texto locales. Cuando necesites enviar una respuesta frecuente, solo tienes que copiarla y pegarla en el correo. Aunque no es tan ágil como las plantillas de Gmail, sigue siendo una alternativa eficaz para ahorrar tiempo.

10. Organiza tu bandeja de entrada de forma regular

La organización constante del correo es clave para mantener el control de tus mensajes. Te recomendamos lo siguiente:

• Reserva tiempo: Dedica bloques de tiempo cada día específicamente para leer y responder correos. No tienen que ser largos: 10 o 15 minutos pueden ser suficientes. Lo importante es la constancia.
• Haz revisiones rápidas desde el móvil: Aprovecha tu smartphone para organizar correos rápidamente cuando no estés frente al ordenador. Esto es especialmente útil durante descansos o desplazamientos (siempre que no estés conduciendo).
• Usa herramientas de automatización: Si organizar manualmente tu bandeja de entrada te resulta demasiado lento, organizadores de correo como Clean Email pueden automatizar gran parte del proceso. Al configurar reglas de Limpieza automática, por ejemplo, puedes clasificar, archivar o eliminar correos según criterios específicos.

Al dar pequeños pasos de forma regular, podrás alcanzar tu objetivo de aprender a organizar correos en Gmail y otros servicios sin demasiado esfuerzo. Lo más importante es la constancia.

Conclusión

Dominar la gestión de la bandeja de entrada es esencial en el mundo digital actual. Las estrategias y herramientas de organización descritas en esta guía, incluidas las soluciones avanzadas de Clean Email, están diseñadas para ayudarte a lograr una bandeja de entrada organizada y sin desorden. Al integrar estos métodos en tu rutina, transformarás la forma en que gestionas el correo electrónico, haciéndolo más eficiente y mucho menos abrumador.