Comment désencombrer définitivement la boîte de réception des e-mails

Qu'est-ce qu'une boîte de réception encombrée ?

Une boîte de réception encombrée est une boîte où une mauvaise gestion, de nombreux abonnements et un système inefficace de lecture et de réponse aux e-mails contribuent à la surcharge.

Il se caractérise par des messages non lus, des newsletters contenant du spam et un chaos constant. Si cela décrit votre situation, nous sommes là pour vous aider.

Toutes ces choses sont échangeables, et vous pouvez nettoyer une boîte de réception de courrier électronique à l'aide des hacks de courrier électronique que nous avons dans cet article, et de superbes applications de courrier électronique declutter.

Si vous souhaitez apprendre à nettoyer une boîte de réception extrêmement encombrée, prenez des notes.

15 Conseils pour désencombrer la boîte de réception des e-mails

Tout d'abord, nettoyons tout le désordre des e-mails.

Pour ranger votre boîte email, commencez par vous concentrer sur les emails que vous recevez régulièrement. Il peut s'agir d'abonnements , de newsletters ou de notifications automatisées. Prenez un moment pour décider lesquels vous souhaitez conserver et lesquels vous pouvez vous passer.

1. Désabonner des e-mails dont vous n'avez pas besoin.
2. Organisez le reste dans les dossiers .
3. Configurez les filtres pour garder les choses en ordre.

Vous pouvez le faire manuellement (cela peut prendre un certain temps !), mais laissez-nous vous montrer un moyen plus simple et plus rapide en utilisant l'outil Clean Email. Ici, nous allons montrer comment nettoyer tous ces messages indésirables de manière efficace et agréable, un par un.

Astuce 1 : Désabonnez-vous des e-mails dont vous n'avez pas besoin

La désinscription des newsletters ne résoudra peut-être pas toujours l'encombrement de la boîte de réception, mais vous devriez certainement commencer par cela. Vous pouvez rencontrer des problèmes que les fournisseurs de messagerie classiques ne résolvent pas. Par exemple, certains expéditeurs ignorent les demandes de désabonnement ou vous réabonnent par inadvertance lors d'interactions avec votre compte, ce qui complique encore les choses.

Nous comprenons cela, c'est pourquoi nous avons créé un Désabonnement - la fonctionnalité Clean Email qui vous permet de vous désabonner de en un clic avec une garantie que vous ne recevrez plus ces e-mails à l'avenir.

constituent la majeure partie du désordre des boîtes aux lettres. Le moyen le plus rapide de réduire l'encombrement des e-mails est de se désinscrire à l'aide d'un outil de nettoyage des e-mails.

Astuce 2. Organisez le reste dans des dossiers

Après vous être désabonné des e-mails indésirables, il est temps de s'attaquer à l'organisation des plus importants. Le tri manuel dans une boîte de réception encombrée peut être intimidant.

Avec les Dossiers intelligents de Clean Email, vos e-mails sont automatiquement organisés lors de l'inscription. Ces 33 dossiers prédéfinis classent efficacement les e-mails par sujet, comme un étiquetage qui facilite le regroupement.

Notamment, Dossiers intelligents ne réorganise pas les e-mails ; ils fournissent simplement une vue cohérente des e-mails associés, exclusive à Clean Email. Votre client de messagerie habituel reste inchangé.

L'utilisation de dossiers automatisés améliore considérablement l'expérience de messagerie sur votre appareil mobile. Vous pouvez facilement accéder à tous les e-mails liés à un seul sujet dans un seul dossier sans avoir à les rechercher manuellement.

💡 Utilisez Clean Email sur votre mobile : utilisez le Android ou iPhone app.

Astuce 3. Create Vos dossiers et placez-les en accès rapide

Il peut arriver que les dossiers automatisés ne répondent pas entièrement à vos besoins. Par exemple, vous souhaiterez peut-être regrouper les e-mails professionnels par départements tels que Finance, R&D, Marketing, etc. Les fournisseurs de messagerie offrent la possibilité de créer des dossiers à cet effet, qui peuvent ensuite être situés quelque part sur la gauche pour un accès rapide.

Dans Clean Email, vous pouvez facilement ajouter n'importe quelle vue au menu Favoris en seulement 3 étapes, sans filtres, dossiers ou autres paramètres supplémentaires. Les Favoris sont toujours accessibles à gauche.

Voici comment procéder dans Clean Email :

1. À tout moment pendant l'utilisation de Clean Email, cliquez sur l'icône en forme de cœur en haut de la page.
2. Nomez-le. Ce nom sera ajouté au Menu Favoris sur la gauche.
3. Cliquez sur Enregistrez. Votre nouvelle vue apparaîtra dans la partie gauche Menu Favoris.

C'est tout. Pour supprimer quelque chose de Favoris, cliquez simplement sur le nom et appuyez sur l'icône en forme de cœur. Cela masquera la vue du panneau de gauche.

Tip 4. Configurer des filtres pour garder la boîte de réception bien rangée

Cette astuce se concentre sur l'automatisation du nettoyage et de l'organisation des e-mails, éliminant ainsi le besoin de travail manuel.

Deux outils essentiels pour y parvenir sont :

• Utilisez la fonctionnalité Suggestions de nettoyage, accessible dans la partie gauche Menu, pour nettoyer efficacement votre boîte de réception.
• Utilisez Nettoyage auto pour filtrer automatiquement les e-mails entrants et déjà reçus selon les règles que vous avez définies une fois.

En traitant d'abord les e-mails récurrents, vous ouvrirez la voie à une boîte de réception plus propre et plus gérable. Vous êtes maintenant prêt à passer aux étapes suivantes de notre liste, qui vous aideront à établir des habitudes pour maintenir une boîte de réception propre et sans encombrement.

Tip 5. Examinez tous les nouveaux expéditeurs avant qu'ils n'entrent dans votre boîte de réception

Lorsque vous vérifiez à l'avance les nouveaux expéditeurs, vous pouvez décider s'ils sont légitimes et si leurs e-mails sont utiles. Cela permet de garder votre boîte de réception propre et à l'abri du spam et des escroqueries, afin que vous puissiez vous concentrer sur les messages importants provenant de personnes en qui vous avez confiance .

💡 Vous ne trouverez pas cette fonctionnalité dans les services de messagerie gratuits comme Gmail, Outlook ou Yahoo, mais elle est disponible dans Clean Email. Il suffit de suivre le lien.

Astuce 6 : Planifiez des heures spécifiques pour vérifier les e-mails

Un outil automatisé n’est pas la seule nécessité. Cette astuce, parmi d’autres, se concentre sur le développement d’habitudes numériques bénéfiques pour gérer efficacement votre boîte de réception.

• Définissez des heures spécifiques pour vérifier vos e-mails. Allouez 10 à 20 minutes par session pour éviter de vous laisser distraire et garantir que la productivité reste élevée. Cela aide à rester concentré et empêche les e-mails de consommer votre journée.
• Mettez en œuvre une approche structurée en organisant une séance du matin pour examiner les nouveaux messages et une séance de l'après-midi dédiée au désencombrement et à la réponse. Cette routine vous aidera à gérer votre charge de travail et à garder votre boîte de réception sous contrôle.

Astuce 7 : Archiver systématiquement les anciens e-mails

Vous n'avez pas besoin de conserver beaucoup d'anciens e-mails dans votre boîte de réception, et voici pourquoi : lorsque vous recherchez un e-mail spécifique dans votre boîte de réception, tous ces anciens e-mails peuvent vous empêcher de trouver rapidement ce dont vous avez besoin.

Désencombrez votre boîte de réception actuelle en en déplaçant les e-mails de l'année dernière dans un dossier d'archive séparé . Cette action concentre votre boîte de réception sur les communications récentes et pertinentes, rendant ainsi la gestion quotidienne des e-mails plus gérable.

Nettoyez au fur et à mesure en supprimant les e-mails non pertinents au cours de ce processus d'archivage et en ne conservant que ceux nécessaires pour référence future. Cette habitude de nettoyage systématique réduit l'encombrement et améliore votre capacité à retrouver les e-mails importants lorsqu'ils sont nécessaires.

Astuce 8 : Déléguer les réponses par e-mail lorsque cela est approprié

Cette astuce s'applique à divers domaines, en particulier lorsque vous gérez plus que vous-même. Cependant, l'utilisation d'un exemple de travail fournit une illustration plus claire.

Distribuez la charge de travail si vous êtes submergé d'e-mails. Transférez les messages aux autres membres de l’équipe qui ont la capacité de répondre. Cela garantit des réponses rapides et évite les goulots d'étranglement dans la communication au sein de votre équipe.

Restez à jour en vérifiant régulièrement quels e-mails ont été traités et lesquels sont toujours en attente. Cette délégation permet non seulement de gérer votre propre boîte de réception, mais favorise également l'efficacité et la collaboration entre les membres de votre équipe.

Astuce 9. Utilisez un logiciel de gestion de courrier électronique

Utiliser un logiciel de gestion des e-mails pour désencombrer votre messagerie est un moyen intelligent de nettoyer votre boîte de réception rapidement et sans stress. Il existe de nombreuses applications sur le marché qui offrent différentes fonctionnalités pour vous aider à gérer votre courrier.

Quelques exemples sont :

• Clean Email : organisez les e-mails entrants, désabonnez-vous facilement et créez des règles automatisées pour archiver/supprimer ou déplacer vers des dossiers.
• Mailstrom : effectuez des actions sur des groupes d'e-mails associés pour agir sur eux en tant que groupe.
• SaneBox : Pour un usage personnel, cette application sépare les e-mails de priorité haute/basse.

Astuce 10 : Créez des comptes de messagerie séparés

Cette astuce vous serait bénéfique si vous fusionnez des e-mails professionnels, personnels et éventuellement liés à l'université ou aux études dans une seule boîte de réception. Cela peut entraîner des notifications importantes manquées et une boîte aux lettres encombrée.

Commencez par créer un compte de messagerie distinct pour chaque activité à long terme que vous avez. Ici, vous pouvez en savoir plus sur comment gérer plusieurs comptes à partir d'un seul endroit, garantissant une expérience plus fluide et plus efficace.

Tip 11 : Utilisez Labels

Les Labels sont parfaits pour organiser les e-mails importants ou ceux que vous souhaitez enregistrer pour plus tard. Si vous utilisez Gmail, consultez notre guide sur la création et l'organisation des étiquettes, ou même la configuration de l'étiquetage automatique.

Simplifiez l'utilisation des étiquettes : Ne vous inquiétez pas si votre fournisseur de messagerie n'a pas d'étiquettes ou si vous les trouvez déroutantes – essayez l'application Clean Email. Ouvrez Clean Email dans le navigateur sur le bureau et suivez les étapes ci-dessous :

1. Appuyez sur les icônes rondes des groupes de messagerie que vous souhaitez étiqueter.
2. Dans le fond bleu Menu, choisissez Labels.
3. Choisissez Add Label.
4. Commencez à saisir le name de votre nouvelle étiquette, puis cliquez sur un champ bleu avec Create juste sous le nom de la nouvelle étiquette.
5. Cliquez sur Confirm pour enregistrer les paramètres.

Astuce 12 : Explorez la boîte à outils de votre fournisseur de messagerie

Chaque grand fournisseur de messagerie propose une suite d'outils conçus pour améliorer votre expérience de messagerie. Parfois, de bons outils de messagerie se trouvent juste à côté de vous.

Par exemple, les utilisateurs de Gmail bénéficient de la catégorisation automatique des e-mails. Cette fonctionnalité trie les e-mails entrants en groupes tels que « Promotions » ou « Réseaux sociaux », pour vous aider à vous concentrer d’abord sur les e-mails qui demandent une attention immédiate.

Étapes d'action :

• Consultez les ressources d'aide de votre fournisseur pour comprendre tous les outils disponibles.
• Personnalisez les paramètres en fonction de votre flux de travail : définissez des filtres, créez des étiquettes ou ajustez les notifications pour optimiser la productivité.

Cela concerne davantage le travail manuel dont nous avons parlé plus tôt, mais cela peut être utile si vous n'êtes pas trop submergé de courriers électroniques ou si vous n'êtes pas prêt à y investir votre temps.

Astuce 13 : Aspirez à atteindre la boîte de réception Zero

« Inbox Zero » ne consiste pas seulement à ne pas avoir d'e-mails non lus, il s'agit également de minimiser le temps que vous passez à gérer votre boîte de réception.

Voici une stratégie :

• Avis quotidiens : vérifiez votre boîte de réception à des heures désignées chaque jour et prenez des mesures immédiates concernant chaque e-mail : répondez, archivez, déléguez ou supprimez.
• Nettoyages de routine : consacrez du temps chaque semaine à une organisation plus approfondie de la boîte de réception, en vous assurant que tout est trié et que rien ne s'accumule.

Une maintenance régulière permet de gérer votre boîte de réception et de réduire votre niveau de stress, ce qui rend la gestion quotidienne des e-mails plus efficace.

Réflexions finales

En conclusion, la mise en œuvre de ces 15 conseils peut transformer votre boîte de réception d'un désordre chaotique en un outil bien organisé et efficace. L'utilisation d'outils automatisés comme Clean Email et l'établissement d'habitudes numériques bénéfiques vous aideront à reprendre le contrôle de votre boîte de réception et à améliorer votre productivité.

N'oubliez pas qu'une boîte de réception sans encombrement vous fait non seulement gagner du temps, mais réduit aussi le stress et améliore votre expérience globale de messagerie. Commencez donc à appliquer dès aujourd’hui ces règles de désencombrement et profitez d’une boîte de réception plus fluide et plus facile à gérer.

Pour en savoir plus sur la manière de gérer la surcharge d’e-mails, consultez les bonnes pratiques de gestion des e-mails. Vous y trouverez des conseils utiles pour garder le contrôle de vos e-mails et réduire davantage l’anxiété liée aux e-mails.