Gmail Inbox Zero : guide complet de configuration de Gmail

Points clés à retenir

• Ajustez les paramètres essentiels de Gmail pour les boîtes de réception multiples, les raccourcis clavier et les marqueurs d’importance.
• Mettez en place un système de libellés simple pour le tri de la boîte de réception à l’aide de Action requise, En attente, À lire et Référence.
• Créez des filtres pour le tri automatique des e-mails entrants. Cela inclut les domaines, les newsletters, les e-mails en copie et les mots-clés récurrents.
• Tirez parti des vues intégrées de Gmail, telles que les catégories, les fiches de synthèse et les achats.
• Différez les e-mails que vous souhaitez traiter plus tard, ce qui replace les messages en haut de votre boîte de réception à l’heure de votre choix.
• Profitez des actions par balayage pour effectuer le tri sur votre appareil mobile.
• Utilisez Google Gemini dans Gmail pour traiter les longues conversations, effectuer des recherches en langage naturel et recevoir des suggestions de réponses et de brouillons.
• Envisagez des outils tiers comme Clean Email pour contourner les limites de Gmail, comme le désabonnement en masse, les règles applicables aux e-mails nouveaux et existants, et l’examen des messages provenant d’expéditeurs inconnus.

Avant de commencer : les limites de la configuration de Gmail

Si vous avez du mal à l’atteindre, vous vous demandez peut-être est-ce qu’Inbox Zero fonctionne ? Oui, cela peut très bien fonctionner avec les bons outils et un peu d’engagement.

Quelques fonctionnalités de Gmail doivent être configurées à l’avance. Cela vous permet d’effectuer le tri de votre boîte de réception, première étape pour ramener votre boîte de réception Gmail à zéro.

Ces fonctionnalités comprennent les boîtes de réception multiples, votre architecture de libellés et les filtres automatiques ; nous vous expliquerons comment les créer et les configurer dans les sections suivantes.

Étape 1 : configurer les paramètres essentiels de Gmail

Les paramètres essentiels de Gmail que vous devez configurer sur le web vous offrent un moyen plus efficace d’examiner et de traiter les messages entrants.

Boîtes de réception multiples

Cette fonctionnalité vous permet de personnaliser jusqu’à cinq sections de boîte de réception qui peuvent facilement faciliter le tri de vos e-mails. Disponible uniquement dans l’application web, il vous suffit de saisir des opérateurs de recherche standard et des noms pour créer les sections.

1. Sélectionnez Paramètres (icône en forme d’engrenage) et cliquez sur Voir tous les paramètres.
2. Accédez à l’onglet Boîte de réception et choisissez Boîtes de réception multiples dans le menu déroulant Type de boîte de réception.
3. Ajoutez la requête de recherche et le nom de chaque section que vous souhaitez afficher. À titre d’exemples, voici quelques requêtes courantes :
   • Avec un libellé précis : label:LabelName
   • D’un expéditeur spécifique : from:sender@email.com
   • Dans un statut particulier : is:unread
1. Choisissez Enregistrer les modifications en bas.

Vous verrez alors votre écran s’actualiser lorsque vous serez redirigé vers votre boîte de réception nouvellement affichée.

Raccourcis clavier

Une autre fonctionnalité utile de Gmail sur votre ordinateur vous permet d’agir sur les e-mails, de naviguer dans l’application web, de marquer des messages, et bien plus encore. Une fois les raccourcis clavier activés, vous pouvez les personnaliser si vous le souhaitez.

1. Sélectionnez Paramètres et cliquez sur Voir tous les paramètres.
2. Accédez à l’onglet Général.
3. Faites défiler jusqu’à Raccourcis clavier et cochez l’option Activer les raccourcis clavier.
4. Choisissez Enregistrer les modifications.
5. Facultatif : pour les afficher ou les personnaliser, accédez à l’onglet Raccourcis clavier.

Vous pouvez ensuite essayer un ou deux raccourcis clavier que vous prévoyez d’utiliser souvent et vérifier qu’ils fonctionnent comme prévu.

Marqueurs d’importance

Pour faire ressortir les messages importants, à suivre ou nécessitant une réponse à une question, vous pouvez utiliser les marqueurs d’importance de Gmail. Ceux-ci incluent des étoiles et des symboles que vous pouvez personnaliser selon vos besoins de tri de la boîte de réception.

1. Sélectionnez Paramètres et cliquez sur Voir tous les paramètres.
2. Accédez à l’onglet Général.
3. Faites défiler jusqu’à Étoiles.
4. Faites glisser les étoiles ou les symboles souhaités de la section Non utilisées vers la section Utilisées, ou choisissez l’un des Préréglages.
5. Choisissez Enregistrer les modifications.

Si vous utilisez plusieurs marqueurs d’importance, vous pouvez faire défiler jusqu’à celui souhaité en cliquant à plusieurs reprises sur l’Étoile d’un e-mail jusqu’à atteindre le marqueur voulu.

Étape 2 : créer un système de libellés simple

Dans la plupart des cas, un système de libellés efficace est un système simple. Plutôt que de créer des dizaines et des dizaines de libellés, envisagez de mettre en place uniquement les quatre libellés suivants pour faciliter votre étape de traitement Inbox Zero, c’est-à-dire le tri de la boîte de réception.

• Action requise
• En attente
• À lire
• Référence

Pour créer, colorer, imbriquer et afficher vos libellés, procédez comme suit :

• Créer : cliquez sur le signe plus à côté de Libellés dans le menu de gauche.
• Colorer : cliquez sur les trois points à côté d’un libellé et accédez à Couleur du libellé.
• Imbriquer : cliquez sur les trois points à côté d’un libellé et choisissez Ajouter un sous-libellé.
• Afficher (dans le menu) : cliquez sur les trois points à côté d’un libellé et choisissez Afficher, Afficher si non lus ou Masquer.

Vous pouvez également consulter votre liste de libellés et supprimer, modifier, afficher ou masquer des libellés en sélectionnant Plus → Gérer les libellés dans le menu de gauche.

Étape 3 : créer des filtres Gmail pour le tri automatique

Pour gérer sans effort les e-mails avant qu’ils n’atteignent votre file de tri manuel, vous pouvez configurer des filtres automatiques dans Gmail. En choisissant les conditions de correspondance des messages et en sélectionnant les actions à effectuer sur ceux-ci, vous pouvez gérer les e-mails entrants sans lever le petit doigt.

Voici quelques types de filtres utiles :

• Domaines spécifiques
• Newsletters et listes de diffusion
• E-mails en copie et/ou pour information
• Mots-clés récurrents dans l’objet

Pour créer un filtre, suivez les étapes ci-dessous. À titre d’exemple, nous utiliserons le mot-clé « digest » qui apparaît dans l’objet de nos résumés quotidiens et hebdomadaires.

1. Cliquez sur le bouton Afficher les options de recherche (trois lignes) à droite de la zone de recherche.
2. Saisissez les critères de correspondance des messages. Dans notre exemple, nous saisissons digest dans le champ Objet.
3. Sélectionnez Créer un filtre.
4. Cochez chaque action que vous souhaitez appliquer aux messages correspondants. Dans notre exemple, nous cochons Ignorer la boîte de réception (l’archiver).
5. Sélectionnez Créer un filtre.

Pour modifier ou supprimer un filtre, accédez à Paramètres → Voir tous les paramètres → Filtres et adresses bloquées.

Étape 4 : utiliser les vues spéciales intégrées de Gmail avant d’ajouter des libellés

Gmail propose des fonctionnalités pratiques pour trier certains types de messages à votre place. En utilisant ces vues et ces outils, vous pouvez éviter d’avoir à créer des libellés ou des filtres automatiques supplémentaires. Il est donc essentiel de les examiner et de vous familiariser avec eux avant de créer un excès de libellés.

Promotions, Réseaux sociaux, Mises à jour et Forums : vous les voyez normalement sous forme d’onglets de catégories lorsque vous utilisez le type de boîte de réception par défaut, mais ils apparaissent également dans le menu de gauche, ce qui est pratique lorsque vous utilisez le type de boîte de réception multiples.

Achats : ce libellé apparaît également dans le menu et répertorie tous les e-mails liés à vos achats, y compris les confirmations, les mises à jour de livraison et les statuts de remboursement.

Fiches de synthèse : elles fournissent des résumés générés par l’IA des e-mails, y compris des détails, des activités à venir, l’état de livraison et des rappels de tâches. Pour utiliser cet outil, vous devez également activer le mode Conversation et les fonctionnalités intelligentes de Gmail.

Pour activer les fiches de synthèse :

1. Accédez à Paramètres → Voir tous les paramètres → Général.
2. Cochez Activer le mode Conversation.
3. Cochez Fonctionnalités intelligentes (pour Gmail, Chat et Meet).
4. Choisissez Enregistrer les modifications.

Contrôles des catégories de la boîte de réception sur mobile : comme les boîtes de réception multiples ne sont pas disponibles dans l’application mobile, vous pouvez utiliser le type de boîte de réception par défaut et personnaliser les catégories Gmail qui s’affichent.

Sélectionner les catégories sur Android :

1. Ouvrez l’application Gmail sur Android.
2. Affichez le menu de gauche et choisissez Paramètres.
3. Sélectionnez votre adresse e-mail.
4. Choisissez Type de boîte de réception et sélectionnez Boîte de réception par défaut.
5. Appuyez sur Catégories de la boîte de réception et cochez celles que vous souhaitez afficher.
6. Utilisez la flèche en haut à gauche pour quitter les paramètres.

Sélectionner les catégories sur iPhone :

1. Ouvrez l’application Gmail sur iPhone.
2. Affichez le menu de gauche et choisissez Paramètres.
3. Choisissez Type de boîte de réception, sélectionnez Boîte de réception par défaut et appuyez sur OK.
4. Revenez aux Paramètres.
5. Sélectionnez Personnalisations de la boîte de réception → Catégories de la boîte de réception et cochez les catégories que vous souhaitez afficher.
6. Appuyez sur OK.

Étape 5 : utiliser le mode Différer de Gmail comme action de report

Comme vous le savez, le tri de la boîte de réception implique l’action Différer/Reporter (libellé « En attente » ci-dessus) pour les e-mails qui peuvent attendre. Pour ne pas oublier ces messages, vous pouvez utiliser la fonctionnalité Différer de Gmail.

L’avantage de cette méthode par rapport à l’application d’un libellé ou d’un marqueur d’importance est que l’e-mail revient en haut de votre boîte de réception à la date et à l’heure de votre choix. Et avec les notifications Gmail activées, vous recevrez une alerte comme pour tout autre nouvel e-mail.

Pour des instructions d’utilisation détaillées sur le web et dans les applications mobiles, consultez notre guide de la fonctionnalité Différer de Gmail.

Étape 6 : configurer les actions par balayage de Gmail sur mobile

Comme vous l’avez lu jusqu’à présent, l’ajustement des paramètres de votre stratégie Gmail Inbox Zero se fait principalement dans l’application web, ce qui est logique pour construire le système. Dans cette optique, l’application mobile est mieux adaptée pour entretenir le système que vous construisez.

Pour poursuivre votre parcours vers Inbox Zero et effectuer le tri de vos e-mails sur votre appareil mobile, vous pouvez configurer vos actions par balayage de Gmail. Cela vous permet de gérer rapidement les nouveaux e-mails.

Actions par balayage recommandées :

• Archiver pour l’action de balayage principale.
• Supprimer ou Différer pour l’action de balayage secondaire.

Configurer les actions par balayage sur Android :

1. Ouvrez l’application Gmail sur Android.
2. Affichez le menu de gauche et choisissez Paramètres.
3. Sélectionnez Paramètres généraux.
4. Choisissez Actions par balayage.
5. Choisissez Modifier pour le Balayage vers la droite et le Balayage vers la gauche, et sélectionnez l’action pour chacun.
6. Utilisez la flèche en haut à gauche pour quitter les paramètres.

Configurer les actions par balayage sur iPhone :

1. Ouvrez l’application Gmail sur iPhone.
2. Affichez le menu de gauche et choisissez Paramètres.
3. Choisissez Personnalisations de la boîte de réception.
4. Choisissez Actions par balayage.
5. Sélectionnez Balayage vers la droite et Balayage vers la gauche individuellement pour choisir l’action de chacun.
6. Appuyez sur OK.

N’oubliez pas que l’application mobile Gmail comporte des limites. Il est donc préférable d’utiliser l’application web pour les filtres, les grands nettoyages et la création d’une structure de libellés.

Étape 7 : Gemini dans Gmail comme couche de traitement par IA

Bien qu’il ne remplace pas une structure de boîte de réception solide, Gemini AI dans Gmail peut vous aider à traiter plus rapidement les e-mails complexes.

Résumés de fils de discussion : demandez à Gemini de résumer les longs e-mails et les fils de conversation.

Assistance de l’IA dans la recherche Gmail : utilisez le langage naturel pour rechercher des messages spécifiques.

Réponses suggérées et rédaction : profitez de l’IA pour répondre aux e-mails et créer des brouillons.

Gardez à l’esprit que Gemini vous aide à résumer et à répondre aux e-mails, mais pas à réduire le volume d’e-mails, à vous désabonner ou à supprimer les anciens messages.

Pour d’autres façons d’améliorer la gestion de vos e-mails, découvrez quelques astuces Gmail et conseils.

Ce que Gmail ne peut toujours pas faire

Comme vous pouvez le constater, Gmail offre un ensemble de fonctionnalités appréciable pour créer un système Inbox Zero. Mais malheureusement, plusieurs aspects de ce type de système ne sont toujours pas pris en charge par Gmail, comme l’automatisation avancée, le nettoyage rétroactif et le contrôle des expéditeurs.

• Le désabonnement natif dépend de la conformité de l’expéditeur.
• Gmail ne peut pas exécuter de règles de nettoyage basées sur l’ancienneté.
• Les filtres ne résolvent pas entièrement le nettoyage de la boîte de réception existante.
• Gmail ne dispose pas de file d’examen des nouveaux expéditeurs.
• Gmail ne gère pas plusieurs comptes via un système de règles unifié.