Comment nettoyer la boîte aux lettres dans Outlook classique et le nouvel Outlook

L’essentiel à retenir

• Dans Outlook classique pour Windows, allez dans Fichier → Informations → Outils → Nettoyage de la boîte aux lettres pour afficher la taille de la boîte aux lettres, trouver les éléments anciens ou volumineux, lancer l’archivage automatique et vider les Éléments supprimés.
• Le nouvel Outlook et Outlook sur le web utilisent plutôt la page Stockage (Paramètres → Comptes → Stockage). Vous pouvez y supprimer tous les éléments d’un dossier, ou seulement ceux de plus de 3, 6 ou 12 mois.
• Nettoyer la conversation supprime les messages redondants d’un même fil. Nettoyer le dossier fait de même pour un dossier entier.
• Les e-mails supprimés occupent toujours de l’espace tant que le dossier Éléments supprimés n’est pas vidé.
• Clean Email trouve vos e-mails les plus anciens et les plus volumineux, les supprime en masse et crée des règles pour que la boîte aux lettres ne se remplisse plus, sur le web, Mac, iPhone et Android.

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• Comment nettoyer rapidement ma boîte aux lettres Outlook ?
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• Comment nettoyer des milliers d’e-mails dans Outlook ?
• À quoi sert le bouton Nettoyer dans Outlook ?
• La fonction Nettoyer d’Outlook supprime-t-elle les pièces jointes ?
• Quelle est la différence entre Nettoyer la conversation et Nettoyer le dossier ?
• Quelle est la meilleure façon de nettoyer la boîte aux lettres Outlook ?
• Comment désencombrer ma messagerie Outlook ?
• Comment libérer de l’espace dans ma boîte aux lettres Outlook ?
• Comment vider ma boîte de réception dans Outlook ?
• Comment nettoyer la boîte aux lettres Outlook dans Office 365 ?
• Pourquoi ma boîte aux lettres Outlook est-elle pleine alors que j’ai tout supprimé ?
• Où se trouve le Nettoyage de la boîte aux lettres dans le nouvel Outlook ?

Comment vérifier la taille de votre boîte aux lettres Outlook

Chaque boîte aux lettres Outlook a une limite de stockage. Les comptes Outlook.com gratuits disposent de 15 Go pour les e-mails. Les boîtes professionnelles et scolaires peuvent aller jusqu’à 100 Go, selon l’abonnement et les paramètres de l’administrateur. Quand la boîte aux lettres est pleine, vous ne pouvez plus envoyer ni recevoir d’e-mails.

⚠️ Si Outlook vous indique que votre boîte aux lettres est pleine, il est temps de faire le tri dans les e-mails anciens et inutiles. Pour une solution complète, consultez que faire quand votre boîte aux lettres Outlook est pleine.

Pour savoir combien d’espace il vous reste, vérifiez la taille de votre boîte aux lettres en suivant ces étapes (si vous utilisez Outlook via Microsoft 365 ou Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016 ou Outlook 2013) :

1. Dans votre boîte aux lettres, sélectionnez votre compte.
2. Cliquez ensuite sur Dossier → Propriétés du dossier.
3. Dans la fenêtre Propriétés de Boîte de réception, cliquez sur le bouton Taille du dossier.
4. Une fois la fenêtre ouverte, vous verrez la taille totale de votre boîte de réception et de tous les sous-dossiers que vous avez créés.

Comme vous le verrez ci-dessous, vous pouvez aussi consulter la taille de votre boîte aux lettres via le Nettoyage de la boîte aux lettres d’Outlook, qui propose plusieurs autres outils pour garder votre compte de messagerie propre. Dans le nouvel Outlook et Outlook sur le web, ouvrez Paramètres → Comptes → Stockage (les étapes figurent plus bas dans la section Nettoyage de la boîte aux lettres dans le nouvel Outlook).

Utiliser l’outil Nettoyage de la boîte aux lettres dans Outlook classique pour Windows

Le Nettoyage de la boîte aux lettres est une section de l’application de bureau Outlook classique pour Windows qui regroupe des outils conçus spécialement pour nettoyer votre boîte de réception Outlook facilement et efficacement. Vous pouvez notamment y vérifier la taille de votre boîte de réception, supprimer des éléments selon des critères comme la taille ou la date de réception, et archiver des éléments.

Comment utiliser le Nettoyage de la boîte aux lettres dans Outlook

Pour accéder au Nettoyage de la boîte aux lettres, ouvrez votre client de bureau Outlook, puis allez dans Fichier → Informations → Outils → Nettoyage de la boîte aux lettres.

⚠️ Le Nettoyage de la boîte aux lettres n’existe pas dans le nouvel Outlook ni dans Outlook sur le web. Si vous utilisez l’un d’eux, passez directement à la section Nettoyage de la boîte aux lettres dans le nouvel Outlook et Outlook sur le web ci-dessous.

Vous y trouverez les outils suivants, présentés un par un ci-dessous :

1. Afficher la taille de la boîte aux lettres

Cet outil se passe presque d’explications, mais il est utile de savoir combien d’espace occupe votre boîte de réception et quels e-mails volumineux se cachent dans certains dossiers.

Pour afficher la taille de votre boîte aux lettres Outlook :

1. Cliquez sur Fichier en haut de votre application de bureau.
2. Sélectionnez Informations à gauche, puis cliquez sur Outils au centre.
3. Dans le menu déroulant, cliquez sur Nettoyage de la boîte aux lettres.
4. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le bouton Afficher la taille de la boîte aux lettres.
5. Comme précédemment, vous voyez maintenant la taille totale de la boîte aux lettres et celle de chaque sous-dossier en Ko.

En examinant vos sous-dossiers, repérez ceux qui sont nettement plus volumineux que les autres. Cela vous aidera à voir où supprimer des éléments devenus inutiles. Pensez aussi aux sous-dossiers que l’on ne soupçonne pas d’être gourmands en espace, comme votre calendrier ou votre liste de contacts : ils contiennent peut-être d’anciens rendez-vous ou contacts dont vous n’avez plus besoin.

En plus du contenu stocké localement, vous pouvez aussi afficher l’espace utilisé sur votre serveur de messagerie (si vous en avez un). Pour cela, cliquez sur l’onglet Données du serveur en haut de la fenêtre de taille de la boîte aux lettres, au lieu de Données locales. C’est un endroit à vérifier régulièrement si vos e-mails sont archivés automatiquement sur le serveur.

2. Rechercher les éléments antérieurs à une date ou dépassant une certaine taille

En plus de vérifier la quantité de données de chaque dossier, vous pouvez rechercher des messages précis en fonction de leur date ou de leur taille grâce à la fonction « Rechercher » de ces outils. C’est un moyen simple de libérer de l’espace dans Outlook sans passer des heures à parcourir chaque sous-dossier.

Pour utiliser cet outil, choisissez simplement de rechercher les e-mails datant de plus d’un certain nombre de jours ou tous les messages dépassant une certaine taille. Saisissez ensuite vos critères (par exemple « plus de 90 jours » ou « plus de 500 Ko ») et cliquez sur le bouton Rechercher à droite.

Une fenêtre de recherche avancée s’ouvre alors. Vous pouvez l’utiliser pour affiner encore vos résultats, ou simplement faire défiler les messages trouvés par votre client de bureau selon vos critères initiaux. À droite de chaque message, vous pouvez lui ajouter un indicateur de suivi ou le supprimer définitivement.

Vous pouvez aussi cliquer sur un message pour l’ouvrir, ou faire un clic droit dessus pour afficher d’autres options comme « Impression rapide », « Transférer », « Déplacer », etc. Vous pouvez même utiliser Maj + clic pour sélectionner plusieurs messages et leur appliquer la même action, ce qui fait gagner beaucoup de temps. C’est un excellent moyen de supprimer plusieurs e-mails dans Outlook.

3. Archiver des éléments avec l’archivage automatique (Outlook classique pour Windows)

Beaucoup de personnes utilisent l’archivage pour nettoyer leur boîte de réception Outlook tout en conservant certains messages, afin de les retrouver rapidement plus tard grâce à une simple recherche. C’est un outil précieux pour qui sait en tirer parti.

Même si vous savez déjà comment archiver dans Outlook, l’outil Archivage automatique vous aide à stocker rapidement des éléments selon les paramètres que vous avez définis. Cependant, l’archivage automatique ne comporte aucune règle prédéfinie. Vous devrez donc les configurer si vous comptez utiliser l’archivage automatique régulièrement. L’archivage automatique déplace les éléments anciens dans un fichier de données Outlook (.pst) distinct sur votre ordinateur, ce qui libère de l’espace dans votre boîte aux lettres.

⚠️ L’outil Archivage automatique est disponible dans Outlook pour Windows, mais pas dans Outlook pour Mac, Outlook Web App (OWA) ni dans les applications mobiles Outlook.

Pour configurer les paramètres d’archivage automatique :

1. Ouvrez votre client de bureau et cliquez sur Fichier dans le menu du haut.
2. Sélectionnez Options dans la liste.
3. Dans les Options, allez dans l’onglet Options avancées. Dans la section Archivage automatique, cliquez sur Paramètres d’archivage automatique.
4. Définissez ensuite la fréquence d’exécution de l’archivage automatique, par exemple tous les mois ou tous les trimestres.
5. Décidez quels e-mails doivent être archivés. Par exemple, vous pouvez archiver les messages de plus de 12 mois. Indiquez où les e-mails archivés seront déplacés : vous pouvez choisir un dossier précis ou les faire supprimer définitivement.
6. Une fois ces étapes terminées, votre boîte aux lettres appliquera automatiquement ces règles chaque fois que vous utiliserez la fonction Archivage automatique du Nettoyage de la boîte aux lettres.

4. Afficher la taille des éléments supprimés

Saviez-vous qu’appuyer sur « Supprimer » ne retire pas définitivement les messages de votre boîte aux lettres ? Ils sont simplement placés dans la Corbeille, qu’il faut encore vider. Si vous cherchez comment nettoyer votre boîte Outlook et constatez que l’archivage ne réduit pas sa taille, voilà pourquoi.

Heureusement, le Nettoyage de la boîte aux lettres permet de voir la taille des messages supprimés avant de les effacer définitivement, grâce à l’outil Afficher la taille des éléments supprimés.

Comme la fonction Afficher la taille de la boîte aux lettres, cet outil indique l’espace (en Ko) occupé par votre corbeille. Si c’est beaucoup, utilisez simplement le bouton Vider de cet outil pour vous débarrasser de tout ce désordre. N’oubliez pas qu’un e-mail retiré de la corbeille disparaît pour de bon.

5. Afficher la taille des conflits

Le dernier outil du Nettoyage de la boîte aux lettres s’appelle Afficher la taille des conflits. Il s’agit essentiellement d’une zone de stockage pour les e-mails qu’Outlook considère comme faisant doublon avec d’autres messages de vos dossiers, en raison de similitudes comme l’objet ou les pièces jointes.

Si vous cliquez sur le bouton Afficher la taille des conflits, vous verrez une vue filtrée de votre boîte aux lettres ne contenant que les messages signalés comme conflits par Outlook. La plupart du temps, ces messages peuvent être supprimés, mais mieux vaut toujours vérifier avant d’effacer quoi que ce soit.

Comment utiliser Nettoyer la conversation et Nettoyer le dossier

Nettoyer est un outil distinct du Nettoyage de la boîte aux lettres. Il supprime les messages redondants : les anciennes réponses dont le texte complet est déjà cité dans une réponse ultérieure du même fil.

1. Dans Outlook classique, ouvrez l’onglet Accueil.
2. Dans le groupe Supprimer, sélectionnez Nettoyer. Dans le ruban simplifié, sélectionnez la flèche à côté de Supprimer.
3. Choisissez Nettoyer la conversation, Nettoyer le dossier ou Nettoyer le dossier et les sous-dossiers.

La fonction Nettoyer et les pièces jointes

La fonction Nettoyer d’Outlook est conçue pour supprimer les messages redondants dans les conversations, mais elle ne supprime pas les pièces jointes des e-mails restants.

Vous pouvez toutefois supprimer les pièces jointes des e-mails dans Outlook sans supprimer les e-mails eux-mêmes. Cette fonction est disponible dans Outlook pour Microsoft 365, Outlook 2019, Outlook 2016 et Outlook 2013.

Nettoyer la conversation ou Nettoyer le dossier

Nettoyer la conversation supprime les messages redondants d’un seul fil de discussion. Seul le message le plus récent, qui contient toutes les réponses précédentes, est conservé, ce qui élimine le superflu.

Nettoyer le dossier, en revanche, applique le même processus à un dossier entier et supprime les messages redondants de toutes les conversations qu’il contient. C’est utile pour désencombrer en masse de gros dossiers. Nettoyer le dossier et les sous-dossiers fait de même pour le dossier et tous ses sous-dossiers.

Par défaut, les messages nettoyés sont placés dans Éléments supprimés : videz ensuite ce dossier pour réellement libérer de l’espace. Pour changer le dossier de destination ou conserver les messages marqués d’un indicateur, catégorisés ou non lus, allez dans Fichier → Options → Courrier → Nettoyage de conversation.

Nettoyage de la boîte aux lettres dans le nouvel Outlook et Outlook sur le web

Le nouvel Outlook pour Windows et Outlook sur le web n’ont pas de bouton Nettoyage de la boîte aux lettres. Ils proposent à la place une page Stockage, qui montre l’espace occupé par chaque dossier et permet de vider un dossier en quelques clics.

1. Sélectionnez Paramètres (l’icône en forme d’engrenage) en haut d’Outlook.
2. Allez dans Comptes → Stockage. Dans Outlook.com, vous pouvez aussi taper « Stockage » dans la zone de recherche des paramètres.
3. Vérifiez l’espace occupé par chaque dossier.
4. Sous la liste, choisissez un dossier et indiquez si vous voulez supprimer tous ses éléments, ou seulement ceux de plus de 3, 6 ou 12 mois.

⚠️ Les éléments supprimés depuis la page Stockage le sont définitivement.

Quelques points à connaître sur le stockage dans Outlook.com :

• Les Éléments supprimés comptent dans votre stockage tant que vous ne videz pas le dossier. Outlook.com les supprime aussi automatiquement après 30 jours.
• Le courrier indésirable est supprimé automatiquement après 10 jours.
• Les pièces jointes comptent dans votre stockage cloud Microsoft (5 Go gratuits, partagés avec OneDrive), et non dans la limite de 15 Go pour les e-mails.

Utiliser Balayer dans Outlook sur le web et le nouvel Outlook

Balayer élimine les e-mails d’un expéditeur en quelques clics. C’est idéal pour les newsletters, reçus et notifications qui s’accumulent.

1. Sélectionnez un e-mail de l’expéditeur dont vous voulez faire le ménage.
2. Dans la barre de menus, sélectionnez Balayer.
3. Choisissez l’action : supprimer tous les e-mails de cet expéditeur (y compris les futurs), conserver uniquement le plus récent ou supprimer les e-mails de plus de 10 jours.
4. Sélectionnez Balayer pour appliquer.

À savoir :

• Les règles de balayage s’exécutent une fois par jour, et non dès l’arrivée d’un nouvel e-mail.
• Balayer ne fonctionne pas dans Courrier indésirable, Brouillons, Éléments envoyés ou Éléments supprimés.
• Les e-mails balayés vont dans Éléments supprimés et continuent de compter dans votre stockage tant que vous ne videz pas ce dossier.

Pour en savoir plus sur la configuration et la modification des règles de balayage, consultez notre guide sur les règles Balayer d’Outlook.

D’autres moyens de libérer de l’espace dans Outlook

Ces solutions rapides libèrent davantage d’espace et empêchent votre boîte aux lettres de se remplir à nouveau. Pour garder ensuite une boîte bien rangée, découvrez comment organiser vos e-mails dans Outlook.

1. Compacter votre fichier de données Outlook

Déplacer des e-mails dans le dossier Archive ne réduit pas la taille de votre boîte aux lettres, car ce dossier en fait toujours partie. Pour les étapes d’archivage, consultez comment archiver dans Outlook.

Dans Outlook classique, toutes les informations de votre compte de messagerie sont stockées dans un fichier de données Outlook (.pst) si vous utilisez un compte POP, et dans un fichier de données Outlook hors connexion (.ost) si vous utilisez un compte Microsoft 365, Exchange, Outlook.com ou IMAP.

Vous pouvez cependant compresser ce fichier en suivant ces étapes dans Outlook 2013 et les versions ultérieures :

1. Supprimez les éléments inutiles et videz le dossier Éléments supprimés.
2. Cliquez sur Fichier → Paramètres du compte → Paramètres du compte.
3. Dans l’onglet Fichiers de données, cliquez sur le fichier à compacter, puis sur Paramètres.

💡 Remarque : si vous utilisez un compte Outlook.com ou Exchange, vous devez également cliquer sur l’onglet Options avancées, puis sélectionner Paramètres du fichier de données Outlook.

4. Cliquez maintenant sur Compacter, puis sur OK.

2. Stocker les pièces jointes en dehors de votre boîte aux lettres

Malheureusement, les pièces jointes occupent beaucoup d’espace inutile dans votre boîte Outlook, surtout si vous conservez des e-mails uniquement pour accéder encore et encore à leurs pièces jointes.

Mais vous pouvez l’éviter ! Une solution pratique pour réduire la taille de la boîte aux lettres sans supprimer d’e-mails consiste à stocker les pièces jointes en dehors de celle-ci, pour qu’elles n’encombrent pas Outlook et ne gaspillent pas d’espace.

Dans Outlook classique :

1. Lancez le client de bureau Outlook sur votre ordinateur.
2. Sélectionnez le message dont vous voulez télécharger les pièces jointes.
3. Cliquez sur la flèche vers le bas pour ouvrir la liste des options et choisissez Enregistrer toutes les pièces jointes.
4. Choisissez ensuite l’emplacement où stocker les pièces jointes en dehors de la boîte aux lettres, comme un dossier sur votre bureau ou votre dossier Documents.
5. Les pièces jointes sont alors téléchargées à l’emplacement choisi, où vous pouvez y accéder à tout moment.
6. Retirez la pièce jointe de l’e-mail, ou supprimez l’e-mail, puis videz Éléments supprimés.

Dans le nouvel Outlook et Outlook sur le web, triez le dossier par taille, sélectionnez Enregistrer sur OneDrive sous la pièce jointe, puis supprimez définitivement l’e-mail d’origine.

3. Vider le dossier Éléments supprimés

La plupart des gens pensent qu’un e-mail supprimé disparaît, tout simplement. En réalité, il va d’abord dans le dossier Éléments supprimés (la corbeille), qu’il faut ensuite vider. Pour cela, faites simplement un clic droit sur le dossier Éléments supprimés (ou Corbeille, selon votre version d’Outlook), puis sélectionnez Vider le dossier.

Si vous préférez une approche « une fois pour toutes » pour vider vos éléments supprimés, vous pouvez aussi supprimer automatiquement les e-mails dans Outlook en suivant ces étapes :

1. Dans Outlook sur votre ordinateur, allez dans Fichier → Options.
2. Cliquez sur l’onglet Options avancées, puis repérez la section Démarrage et sortie d’Outlook.
3. Cochez la case Vider les dossiers Éléments supprimés en quittant Outlook.
4. Cliquez sur OK pour confirmer.

Pour éviter complètement le dossier Éléments supprimés, sélectionnez les e-mails et appuyez sur Maj + Suppr pour les supprimer définitivement.

4. Vider le dossier Courrier indésirable

Tout comme le dossier Éléments supprimés, le dossier Courrier indésirable peut accumuler de nombreux messages dont vous avez oublié l’existence. Ils occupent un espace précieux dans votre boîte aux lettres : pensez donc à les supprimer régulièrement, eux aussi.

Pour cela, faites simplement un clic droit sur le dossier Courrier indésirable à gauche dans l’application web Outlook et sélectionnez Vider le dossier dans les options proposées.

5. Supprimer tous les e-mails dans Outlook

Si vider le dossier Éléments supprimés vous fait vous demander comment supprimer plusieurs e-mails dans Outlook, voire tous, les fonctions natives d’Outlook peuvent vous aider.

Vous pouvez rapidement sélectionner et supprimer des e-mails en cliquant sur un dossier, en appuyant sur Ctrl + A (ou Cmd + A sur Mac) pour sélectionner tous les messages, puis en appuyant sur la touche Suppr ou en cliquant sur Vider le dossier à droite. Vous supprimez ainsi des e-mails en masse directement depuis n’importe quel dossier.

Cependant, pour les boîtes aux lettres volumineuses, ce processus peut être fastidieux et nécessite tout de même de vider manuellement le dossier Éléments supprimés.

Pour une solution plus rapide et plus pratique, Clean Email vous permet de sélectionner tous les e-mails d’un dossier et de les supprimer en quelques clics :

1. Ouvrez le dossier à nettoyer.
2. Utilisez la fonction Tout sélectionner pour sélectionner tous les e-mails du dossier.
3. Choisissez Supprimer pour les effacer définitivement, sans avoir à les supprimer à nouveau du dossier Éléments supprimés.

⚠️ Attention : les e-mails supprimés avec cette méthode le sont définitivement et ne peuvent pas être récupérés. Vérifiez soigneusement votre sélection avant de continuer.

En résumé

C’est Outlook classique qui offre le plus d’outils intégrés : Nettoyage de la boîte aux lettres, Archivage automatique et Nettoyer. Dans le nouvel Outlook et sur le web, la page Stockage remplit le même rôle avec moins d’options. Pour supprimer des milliers d’e-mails à la fois ou empêcher la boîte aux lettres de se remplir à nouveau, essayez Clean Email : il fonctionne sur tous les appareils et continue de faire le ménage grâce aux règles une fois que vous avez terminé.