Guide de nettoyage de la boîte mail Outlook

Méprisé par de nombreux cadres supérieurs, Microsoft Outlook n’est pas le genre d’application que les gens adorent. Cependant, les choses peuvent être différentes et, dans cet article, nous expliquons comment nettoyer Outlook afin de profiter de votre boîte mail Outlook d’une façon que vous n’aviez peut-être pas imaginé.

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Microsoft Outlook Versus Windows Mail

Depuis Windows 8, Microsoft Outlook est en concurrence avec Windows Mail, un simple email client compatible avec le toucher.

Avant d’aller plus loin, nous aimerions expliquer que Windows Mail n’est pas destiné à remplacer Microsoft Outlook. Mais, il vise les utilisateurs d’ordinateur ordinaires dont les besoins en email sont assez basics. Il est facile à configure, à utiliser et est offert préinstallé sur Windows 8, 8.1 et 10. Il est également très semblable à Outlook.com, une suite en ligne de services de messagerie, contacts, tâches et calendrier de Microsoft.

Microsoft Outlook, d’autre part, est un gestionnaire d’informations personnelles de Microsoft, disponible dans la suite Microsoft Office. Il a d’abord été publié en 1992, sous le nom d’Outlook for MS-DOS. L’Outlook que vous connaissez désormais a très peu en commun avec l’Outlook de l’époque.

L’Outlook moderne inclut un calendrier, un gestionnaire de tâches, un répertoire de contacts, un bloc note, un journal et un navigateur web. Il fonctionne en tant qu’application autonome ou avec Microsoft Exchange Server et Microsoft SharePoint Server pour plusieurs utilisateurs d’une même organisation.

Si vos archives d’emails Outlook déborde, passez à Windows Mail ne vous aidera pas. Dans la section suivante de cet article, nous vous expliquons comment archiver des emails sur Outlook afin d’être proche de la boîte mail Outlook vide.

À l’aide ! Mon Outlook déborde !

Les forums de Microsoft sont remplis de messages postés par des utilisateurs Outlook désespérés qui demandent de l’aide pour leur boîte mail qui débordent d’emails. Nombreux sont ces utilisateurs qui cherchent une façon de nettoyer Outlook des milliers d’emails qu’ils ont accumulés au fil des années et ralentissent désormais Outlook, le rendant passif.

Cependant, il est important de réaliser que lorsque Outlook affiche le message “Messagerie Outlook pleine”, ceci signifie qu’une bonne stratégie de gestion n’a pas été mise en place. Le fondement de toute bonne stratégie de gestion des emails doit être la régularité.

Il n’est pas suffisant d’archiver des emails de votre messagerie Outlook une fois par semaine ou par mois. Dans l’idéal, vous devriez avoir pour objectif une boîte mail vide, une boîte mail complètement propre et l’archiver à la fin de la journée. Certaines personnes aiment traiter leurs email lorsqu’ils prennent le petit-déjeuner, alors que d’autres préfèrent la vérifier toutes les deux heures environ.

Peu importe la fréquence, n’exagérez pas. En vérifiant votre boîte mail toutes les dix minutes, vous ouvrirez tôt ou tard un email important lorsque vous n’aurez pas le temps d’y répondre, et risquerez de l’oublier.

Comment organiser ma boîte mail Outlook

Microsoft Outlook est offert avec de nombreuses caractéristiques de gestion des emails utiles et vous devriez apprendre à les utiliser pour en tirer le meilleur parti.

Messagerie Outlook Prioritaire

Pour aider les utilisateurs Outlook à faire face à leur messagerie désordonnée, Microsoft a intégré l’aide d’une intelligence artificielle et l’utilise pour développer la caractéristique Messagerie Outlook Prioritaire. Cette caractéristique analyse de manière proactive tous les messages entrants afin de déterminer lesquels sont importants et lesquels peuvent être ignorés sans problème. Elle classe les emails importants dans l’onglet “Prioritaire” et cache le reste dans l’onglet “Autres”.

Jusqu’à présent, Microsoft a mis à disposition cette caractéristique pour les utilisateurs de Office 365, Exchange et Outlook.com. Il y a de fortes chances que vous ayez déjà la caractéristique Messagerie Prioritaire d’activée, sinon suivez les étapes ci-dessous pour l’activer manuellement.

Comment activer la messagerie Prioritaire sur Outlook.com :

  1. Accédez à votre compte Outlook.com.
  2. Connectez-vous avez votre identifiant et mot de passe, si demandés.
  3. Sélectionnez l’icône des Paramètres et cliquez sur la messagerie Prioritaire.

Vous devriez désormais voir les deux onglets Prioritaire et Autres en haut de votre messagerie.

Pour désactiver la messagerie Prioritaire sur Outlook.com, cliquez simplement sur l’option messagerie prioritaire dans le menu des Paramètres, à nouveau.

Comment activer la messagerie Prioritaire sur Outlook pour Windows :

  1. Ouvrez Outlook sur votre ordinateur.
  2. Sélectionnez l’onglet Visualiser.
  3. Cliquez sur l’option Afficher messagerie Prioritaire.

L’onglet Prioritaire ainsi que l’onglet Autres devraient apparaître en haut de votre messagerie.

Pour désactiver la messagerie Prioritaire sur Outlook pour Windows, sélectionnez l’onglet Visualisation et cliquez sur l’option Afficher messagerie Prioritaire, à nouveau.

Comment activer la messagerie Prioritaire sur Outlook en ligne :

  1. Ouvrez Outlook sur Internet.
  2. Connectez-vous avez votre identifiant et mot de passe, si demandés.
  3. Sélectionnez l’icône des Paramètres en haut de la page et cliquez sur messagerie Prioritaire.

Lorsque vous regardez en haut de votre messagerie, vous devriez voir les onglets Prioritaires et Autres.

Vous pouvez désactiver la messagerie Prioritaire sur Outlook en ligne en sélectionnant l’option messagerie Prioritaire dans le menu des Paramètres, à nouveau.

Avertissement: Avec la messagerie Prioritaire activée, il est facile de manquer des emails qui sont classés dans l’onglet Autres. Parfois, l’algorithme de l’intelligence artificielle utilisé par Microsoft pour déterminer l’importance des emails prend de mauvaises décisions et envoie des emails importants dans le mauvais onglet. C’est pourquoi vous devriez vérifier l’onglet Autres de temps en temps, et marquer tous les emails importants qui arrivent dans celui-ci. Ainsi, vous enseignez à l’algorithme à prendre de meilleures décisions, améliorant l’expérience de la messagerie Prioritaire pour tous les utilisateurs Outlook.

Archiver des emails sur Outlook

Vous devez aussi apprendre à archiver sur Outlook 2016 et d’autres versions, qui est une meilleure méthode de gestion des emails comparée à une simple suppression des vieux emails. Lorsque vous archivez un email, il quitte votre boîte mail mais ne disparaît pas complètement. À la place, il passe dans le dossier Archive, et vous pouvez décider de le laisser là, de le récupérer ou de le supprimer.

Comment archiver des emails sur Outlook.com :

  1. Ouvrez Outlook sur Internet.
  2. Connectez-vous avez votre identifiant et mot de passe, si demandés.
  3. Ouvrez un email que vous souhaitez archiver.
  4. Sélectionnez l’option Archive dans la barre d’outils en haut de la page.

Comment archiver des emails sur Outlook pour Windows :

  1. Ouvrez Outlook sur votre ordinateur.
  2. Sélectionnez un ou plusieurs messages dans votre messagerie ou un autre dossier à archiver.
  3. Choisissez Archive dans le groupe Supprimer.

Vous pouvez aussi utiliser la touche Retour Arrière pour immédiatement archiver un ou plusieurs messages sélectionnés.

Comment archiver des emails sur Outlook pour internet :

  1. Ouvrez Outlook sur le web.
  2. Connectez-vous avez votre identifiant et mot de passe, si demandés.
  3. Ouvrez un email que vous souhaitez archiver.
  4. Sélectionnez l’option Archive dans la barre d’outils en haut de la page.

Outils de nettoyage Outlook

Sinon, vous pouvez aller sur File and Info et cliquez sur l’option Outils de Nettoyage à côté de Nettoyage de la Messagerie et sélectionner Archive. Outlook vous laissera sélectionner le dossier que vous souhaitez archiver et créera un fichier .pst avec le contenu du dossier sélectionner avec tous ses sous-dossiers. Parfois, même les caractéristiques de gestion d’emails puissantes d’Outlook ne sont pas suffisantes pour nettoyer une boîte mail Outlook négligée, c’est là que les outils de nettoyage des emails comme Clean Email s’avèrent être utiles. Dans la prochaine section, nous présentons Clean Email en tant que meilleur outil de nettoyage des emails pour Outlook et décrivons comme vous pouvez l’utiliser pour organiser des milliers d’emails en quelques minutes.

Comment nettoyer sa boîte mail Outlook avec Clean Email

Clean Email représente une méthode pratique pour nettoyer n’importe quelle messagerie Outlook saturée en quelques clics.

  1. Inscrivez-vous à Clean Email et connectez-vous à votre messagerie Outlook.
  2. Laissez Clean Email trier automatiquement vos emails par groupes faciles à organiser.
  3. Vous pouvez ensuite ordonner à Clean Email d’appliquer plusieurs actions sur ces groupes, comme archiver, supprimer ou déplacer.

Clean Email est offert avec des options de nettoyage automatique, vous permettant d’appliquer automatiquement certaines actions à des emails dès qu’ils arrivent dans votre messagerie. Par exemple, vous pouvez marquer certains emails comme lus ainsi vous savez que vous pouvez les ignorer sans rien rater d’important, ou vous pouvez regrouper tous les emails importants pour une meilleure visibilité

Les options de nettoyage automatique de boîte mail de Clean Email sont aussi faciles à utiliser qu’elles sont utiles. Alors que certaines applications semblables exigent un cours intensif , Clean Email est suffisamment simple même pour les néophytes de l’informatiques mais reste suffisamment puissante pour être considérée comme un second souffle.

Comme vous pouvez essayer Clean Email gratuitement sans conditions majeures, toutes les raisons sont bonnes pour l’essayer.

Conclusion

Microsoft Outlook offre une sélection de caractéristiques puissantes pour l’organisation des emails, mais elles sont souvent peu suffisantes pour aider les utilisateurs à avoir une messagerie vide. Lorsque les outils de gestion des emails intégrés échouent, Clean Email arrive à votre secours. Grâce à cette application, vous pouvez facilement et rapidement nettoyer votre boîte mail Outlook et garantir qu’elle ne sera plus jamais pleine au point de rendre Outlook inutilisable.

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Clean Email a été créé en Californie et est géré par une petite équipe de partout dans le monde . Lire notre histoire