Points clés à retenir
- Faites l'audit de votre boîte de réception et attaquez-vous aux principales sources d'encombrement.
- Créez des libellés et des dossiers pour organiser vos emails.
- Désabonnez-vous des messages non sollicités pour éliminer les indésirables.
- Utilisez les étoiles et les indicateurs pour repérer les messages importants.
- Archivez les emails que vous souhaitez conserver ou consulter plus tard.
- Créez des comptes email distincts pour un meilleur contrôle.
- Utilisez un système de tri pour identifier les messages prioritaires.
- Différez les emails pour les traiter plus tard.
- Rédigez des réponses types pour les messages fréquemment envoyés.
- Organisez régulièrement votre boîte de réception en adoptant des habitudes constantes.
10 conseils pour vous aider à organiser les emails de votre boîte de réception
En combinant des méthodes éprouvées, les fonctionnalités de votre service de messagerie et des outils complémentaires, vous pouvez créer un flux de travail et une structure faciles à maintenir.
Pour commencer, découvrez cette courte vidéo présentant plusieurs conseils d'organisation de la boîte de réception.
1. Commencez par un audit complet de votre boîte de réception
Avant de commencer à organiser vos emails, vous devez identifier ce qui encombre votre boîte de réception. Nombre de vos messages proviennent-ils d'un expéditeur en particulier ? Voyez-vous une multitude d'emails similaires ? Y a-t-il beaucoup de messages sans importance (que l'on peut supprimer) ?
Vous pourrez mieux appliquer les conseils ci-dessous pour organiser vos emails une fois que vous aurez évalué votre boîte de réception et réduit la plus grande partie de l'encombrement dès le départ.
Voici ce qu'il faut rechercher :
Expéditeurs en masse : Triez par expéditeur ou recherchez celui que vous voyez revenir souvent pour déterminer qui vous envoie le plus de messages.
- Créez un libellé ou un dossier pour ceux dont vous avez encore besoin, puis archivez ou supprimez le reste.
Catégories à fort volume : Examinez les onglets de catégories (Gmail) ou recherchez un mot-clé pour voir quels sujets contiennent le plus grand volume d'emails.
- Sélectionnez plusieurs résultats ou tous, archivez ce que vous souhaitez conserver et supprimez le reste.
Principales sources d'encombrement : Parcourez votre boîte de réception à la recherche d'emails comme les abonnements ou les messages non sollicités qui occupent beaucoup d'espace et vous détournent des emails importants.
- Désabonnez-vous et supprimez les newsletters ou emails marketing que vous ne souhaitez plus recevoir.
Pour gagner du temps, Clean Email propose la fonctionnalité Suggestions de nettoyage. Elle vous permet de consulter des recommandations pour un nettoyage rapide, comme l'archivage ou la suppression de grands groupes d'emails en une seule fois.
- Ouvrez Clean Email sur votre ordinateur ou votre appareil mobile.
- Sélectionnez Suggestions dans le menu.
- Examinez les emails, regroupés selon le nombre de messages.
- Effectuez l'action suggérée en la sélectionnant sur la droite.
Une fois que vous aurez réduit votre volume initial d'emails grâce à ce premier conseil, vous pourrez passer à l'organisation de votre boîte mail en créant une structure solide et un flux de travail efficace pour une efficacité à long terme.
2. Organisez vos emails à l'aide de libellés et de dossiers
La meilleure façon d'organiser une boîte de réception consiste à utiliser des libellés et des dossiers. Avec cette méthode, vous pouvez retirer les emails de votre boîte de réception tout en les gardant en sécurité et faciles à retrouver. De plus, vous pouvez créer une structure hiérarchique à l'aide de libellés ou dossiers parents comportant des sous-libellés ou des sous-dossiers.
Par exemple, vous pouvez créer une structure comme la suivante pour organiser rapidement votre boîte de réception :
- Action requise
- En attente
- Référence
- Archives
Avec Gmail, vous pouvez créer des libellés pour ces catégories, ou avec Outlook, vous pouvez configurer des dossiers. Les libellés de Gmail sont semblables aux dossiers d'Outlook, mais fonctionnent un peu différemment. La principale différence est que vous pouvez attribuer plusieurs libellés à un email dans Gmail, alors que vous ne pouvez déplacer un email que vers un seul dossier dans Outlook.
Organiser une boîte de réception Gmail avec des libellés
Pour créer un libellé dans Gmail, effectuez l'une des actions suivantes :
- Sélectionnez Créer un libellé dans le menu.
- Faites un clic droit sur un email que vous souhaitez libeller et choisissez Ajouter le libellé → Créer.
Pour attribuer un libellé, effectuez l'une des actions suivantes :
- Faites glisser l'email vers le libellé dans le menu.
- Faites un clic droit, allez dans Ajouter le libellé, et choisissez le libellé.
Vous pouvez consulter les emails libellés en sélectionnant le libellé dans le menu ou en cherchant le libellé attaché à un message dans Tous les messages.
📌 Astuce : Découvrez d'autres façons d'organiser Gmail.
Organiser une boîte de réception Outlook avec des dossiers
Pour créer un dossier dans Outlook :
- Cliquez sur les trois points à droite de votre boîte aux lettres et choisissez Créer un dossier.
Pour déplacer un email vers un dossier, effectuez l'une des actions suivantes :
- Faites glisser l'email vers le dossier dans le menu.
- Faites un clic droit, allez dans Déplacer, et choisissez le dossier.
Pour déplacer automatiquement les nouveaux emails vers un dossier :
- Sélectionnez Paramètres (roue dentée) → Courrier → Règles.
- Cliquez sur Ajouter une règle.
- Donnez un Nom à la règle et ajoutez les Conditions.
- Choisissez Déplacer vers comme action et sélectionnez le dossier dans la liste déroulante.
- Cliquez sur Enregistrer.
Vous pouvez voir vos dossiers et leur contenu à l'aide du menu de gauche dans les applications de bureau, web et mobile.
3. Désabonnez-vous des emails indésirables
Les emails d'abonnement sont la principale cause d'encombrement de la boîte de réception.
Les newsletters et les emails promotionnels continueront d'arriver si vous vous contentez de les supprimer. Mais en vous désabonnant, vous pouvez empêcher ce type de messages de créer en permanence une boîte de réception chaotique et source de distraction.
Vous pouvez vous désabonner à l'aide du bouton Se désabonner de votre service de messagerie ou du lien de désinscription fourni dans le message. Pour vous désabonner des emails en masse, envisagez un outil tiers comme Clean Email.
4. Utilisez les étoiles et les indicateurs
Pour les emails sur lesquels vous devez agir ou les messages hautement prioritaires, utilisez les étoiles (Gmail) et les indicateurs (Outlook) pour les faire ressortir et les repérer facilement.
Les étoiles dans Gmail
Application web Gmail : Choisissez les étoiles et marqueurs à utiliser dans les Paramètres. Pour marquer un email, cliquez simplement sur l'étoile à plusieurs reprises jusqu'à obtenir celle que vous souhaitez.
Application mobile Gmail : Appuyez sur l'étoile à côté de l'email dans votre liste de messages ou en haut d'un email ouvert. Notez qu'il n'existe aucune personnalisation des étoiles sur mobile.
Les indicateurs dans Outlook
Applications de bureau et web Outlook : Survolez l'email dans votre liste de messages et cliquez sur l'Indicateur ou utilisez l'option Marquer/Supprimer l'indicateur dans la barre d'outils supérieure.
Outlook sur mobile : Appuyez de manière prolongée sur un email et touchez l'Indicateur en bas, ou ouvrez l'email et choisissez Plus d'options (trois points) → Indicateur.
D'autres services de messagerie proposent des fonctionnalités comparables. Cherchez simplement des étoiles, des indicateurs, des étiquettes ou des symboles similaires pour marquer vos messages.
5. Archivez vos emails pour garder une boîte de réception propre
Pour les emails que vous avez traités mais dont vous pourriez avoir besoin plus tard, archivez-les. Cela les retire de votre boîte de réception tout en vous permettant d'y accéder à nouveau ultérieurement. Cela diffère de la suppression, où les emails sont placés dans la Corbeille et définitivement supprimés au bout d'environ 30 jours (selon le service).
Archiver dans Gmail
Application web Gmail : Sélectionnez un email dans votre liste de messages et cliquez sur Archiver à droite ou dans la barre d'outils supérieure. Vous pouvez également faire un clic droit et choisir Archiver.
Application mobile Gmail : Appuyez de manière prolongée sur un email ou ouvrez le message et touchez le bouton Archiver en haut. Vous pouvez aussi configurer un geste de balayage pour archiver un email sur mobile.
Archiver dans Outlook
Applications de bureau et web Outlook : Sélectionnez un email dans votre liste de messages et cliquez sur Archiver dans la barre d'outils supérieure, ou faites un clic droit et choisissez Archiver.
Outlook sur mobile : Appuyez de manière prolongée sur un email ou ouvrez le message et touchez le bouton Archiver en bas. Ou, comme dans Gmail, configurez un geste de balayage pour archiver un email sur mobile.
Vous pouvez également envisager d'archiver automatiquement les messages, ce qui est pratique pour les types d'emails que vous archivez régulièrement. Grâce à Nettoyage auto dans Clean Email, vous pouvez créer des règles pour archiver automatiquement les nouveaux messages et les messages existants.
6. Créez des comptes email distincts pour différents usages
Mélanger les messages professionnels et personnels dans un seul compte email peut créer une couche d'encombrement inutile. Cela ne fait qu'accroître la difficulté à repérer les emails hautement prioritaires, ce qui signifie que vous pouvez facilement manquer un message important.
Envisagez d'utiliser un compte axé sur la confidentialité pour les communications professionnelles ou une adresse email jetable pour séparer les newsletters et les inscriptions de votre boîte de réception principale.
Vous pouvez rendre l'organisation de votre boîte de réception plus simple et plus durable en utilisant différents comptes email pour divers usages.
7. Triez les emails entrants avec un système de priorités
L'une des stratégies d'organisation des emails les plus efficaces est le tri de la boîte de réception. Avec cette technique, vous décidez quoi faire de chaque message dès son arrivée, plutôt que d'attendre que les emails s'accumulent et deviennent un problème.
Le tri des emails repose sur quatre décisions : Prioriser, Différer, Supprimer et Déléguer. Suivez ce flux de travail simple pour effectuer un tri quotidien de votre boîte de réception.
- Parcourez votre boîte de réception pour identifier les emails nécessitant une action et ceux que vous pouvez différer.
- Marquez d'un indicateur ou d'une étoile les emails prioritaires pour les repérer facilement.
- Éliminez l'encombrement en supprimant les emails dont vous n'avez pas besoin et en déléguant ceux-ci à un responsable.
- Agissez sur les emails prioritaires que vous avez marqués d'un indicateur ou d'une étoile.
- Traitez les emails que vous avez différés.
Quel système de gestion des emails devriez-vous utiliser ?
Examinez ces trois systèmes de gestion des emails populaires et déterminez celui qui vous conviendrait le mieux.
Les 5 D : Do-Defer-Delegate-Delete-Done (Faire-Différer-Déléguer-Supprimer-Terminer). Utilisez ces actions décisives pour traiter chaque email dès son arrivée et éviter l'encombrement inutile.
Inbox Zero : Gardez votre boîte de réception à zéro ou presque zéro email en permanence, ce qui implique d'agir sur chaque message. Apprenez-en plus sur comment atteindre l'inbox zero.
PARA : Projects-Areas-Resources-Archive (Projets-Domaines-Ressources-Archives). Utilisez cette méthode comme la meilleure façon d'organiser vos dossiers ou libellés email par action ou contexte, plutôt qu'uniquement par sujet.
8. Différez vos emails pour plus tard
La possibilité de différer des messages est une fonctionnalité proposée par de nombreux services de messagerie. Avec elle, l'email est retiré de votre boîte de réception et réapparaît en haut lorsque l'heure de report choisie arrive.
Différer dans Gmail
Application web Gmail : Sélectionnez un email dans votre liste de messages et cliquez sur Différer à droite ou dans la barre d'outils supérieure. Vous pouvez également faire un clic droit et choisir Différer. Choisissez ensuite le moment.
Application mobile Gmail : Appuyez de manière prolongée sur un email ou ouvrez le message et touchez Plus (trois points) → Différer en haut. Vous pouvez aussi configurer un geste de balayage pour différer un email sur mobile.
Différer dans Outlook
Applications de bureau et web Outlook : Sélectionnez un email dans votre liste de messages et cliquez sur Plus d'options → Différer dans la barre d'outils supérieure, ou faites un clic droit et choisissez Différer. Choisissez ensuite le moment.
Outlook sur mobile : Appuyez de manière prolongée sur un email ou ouvrez le message et touchez Plus d'options → Différer en bas. Ou, comme dans Gmail, configurez un geste de balayage pour différer un email sur mobile.
Pour aller plus loin, consultez notre guide complet d'organisation d'Outlook.
9. Utilisez des réponses types
Lorsque vous répondez à des emails en utilisant le même message, même avec de légères modifications, vous pouvez utiliser une réponse type pour gagner énormément de temps. Il vous suffit de configurer la réponse, puis de l'insérer dans votre réponse avec les modifications nécessaires, comme le nom ou l'adresse.
Si vous utilisez Gmail sur ordinateur, vous pouvez configurer des modèles de réponses pour cela.
Commencez par activer la fonctionnalité :
- Sélectionnez Paramètres → Voir tous les paramètres.
- Accédez à l'onglet Paramètres avancés.
- À côté de Modèles, cochez Activer.
- Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Pour créer et utiliser le modèle, suivez ces étapes :
- Nouveau message : rédigez un nouvel email avec votre réponse type.
- Sélectionnez Plus d'options → Modèles → Enregistrer le brouillon en tant que modèle → Enregistrer comme nouveau modèle.
- Saisissez un Nom de modèle et cliquez sur Enregistrer.
- Pour insérer un modèle, sélectionnez Plus d'options → Modèles et choisissez le modèle.
Si vous utilisez un autre service de messagerie, cherchez une fonctionnalité similaire ou créez et enregistrez un fichier texte contenant la réponse que vous pourrez coller dans une réponse par email.
10. Organisez votre boîte de réception régulièrement et souvent
Organiser votre boîte de réception nécessite une habitude régulière pour la maintenir efficacement. Cela signifie qu'une configuration ponctuelle ne suffit pas. À mesure que vos besoins évoluent, votre organisation des emails doit évoluer aussi.
Voici quelques suggestions pour maintenir une boîte mail nette et bien organisée :
- Planifiez des plages horaires pour vos emails : Consacrez 10 à 15 minutes par jour à trier et gérer votre boîte de réception.
- Utilisez un téléphone mobile pour le tri : Profitez de votre smartphone et de votre application email pour effectuer un tri rapide entre les sessions planifiées.
- Configurez des règles pour votre boîte de réception : Utilisez l'outil Nettoyage auto de Clean Email pour automatiser les tâches récurrentes comme l'archivage ou le déplacement des messages.
Gardez à l'esprit que la perfection n'est pas l'objectif – ce qui compte, c'est la régularité !
Conclusion
Maintenant que vous savez comment garder vos emails organisés, rappelez-vous qu'il s'agit d'un système continu, et non d'une solution rapide et ponctuelle. Adopter des habitudes efficaces et rester régulier compte davantage que n'importe quel conseil ou outil pris isolément.
Et pour en savoir plus sur les fonctionnalités de Clean Email mentionnées ici, essayez-la. Vous pouvez utiliser Clean Email sur ordinateur comme sur mobile – et l'essayer gratuitement !
