メールをアーカイブして大切なメッセージを保存する方法

メール アーカイブとは

受信トレイを整理して、現在のメッセージや即時の注意が必要なメッセージのみを表示する方法はたくさんあります。一つの方法は、不要なメッセージを削除することです。しかし、将来そのメッセージが必要になるかもしれない場合はどうでしょうか？大切なメッセージを保存しておきたい場合は、メールクライアントのアーカイブ機能を使用します。

メールをアーカイブするとはどういうことか？メールメッセージをアーカイブすることは、必要ないが重要なメッセージを「アーカイブ」と呼ばれる特別なフォルダに移動することで、受信トレイを整理する方法の一つです。メッセージを保存すると、それらのメールはもはや受信トレイに表示されませんが、必要なときに簡単に見つけて受信トレイに戻すことができます。

メールでのアーカイブとは何か？メールアーカイブは、受信トレイ、送信済み、下書き、迷惑メールなど他のフォルダと一緒にメールクライアントにリストされた別のフォルダです。このフォルダは、安全保管や将来の参照のためにメッセージを保存するファイルキャビネットのようなものです。

なぜメールをアーカイブするのか？メールをアーカイブする理由はいくつかあります。一つは、メッセージを削除せずに受信トレイの clutter を減らすためです。アーカイブされたメッセージはいつでもアクセスできますが、他のメールと一緒には保存されません。また、いくつかのメールは重要で、受信トレイから削除することは意味がありません。または、将来的に役立つかもしれない重要なメールがあるかもしれませんが、2、3年後には必要ないかもしれません。

Gmailでメールをアーカイブする方法

Googleメールのアーカイブは、無料で提供される15GBのGoogleストレージスペースの一部です。このストレージスペースは、Googleドライブ、Google Keep、Googleハングアウト、Googleフォトなど、すべてのGoogleアプリ間で共有されています。そのため、Gmailでメールをアーカイブする方法を学ぶことは良いアイデアです。そうすることで、後で大量に削除するときに、受信トレイの他のメールと混在している場合に起こりうる誤って重要なものを削除することなく、効果的にメールを整理できます。

Gmailでメールをアーカイブするとどうなるのでしょうか？Googleアーカイブメールメッセージは、受信トレイビューから隠されます。これにより、メールを削除することなく、Gmailアーカイブメールを効果的に隠すことができます。保存したメッセージを表示したい場合は、「すべてのメール」フォルダにアクセスしてください。また、アーカイブされたメッセージに返信があると、そのメッセージは受信トレイに戻されます。

Gmailでアーカイブとは何か？Gmailのアーカイブと削除を混同しないでください。メールをアーカイブすると、それらのメッセージは「すべてのメール」フォルダに保管されたままになり、あなたが移動または削除するまでそこに残ります。一方、メッセージを削除すると、それらのメッセージは「ごみ箱」フォルダに移動し、30日後に自動的に削除されます。

Gmailでウェブブラウザを使用してメッセージをアーカイブするには、メッセージの上にカーソルを合わせて、件名の右側に一連のアイコンが表示されるのを待ち、アーカイブアイコンを選択します。Gmailモバイルアプリでメッセージをアーカイブするには、メッセージをタップ＆ホールドして、メッセージリストの上部にアイコンを表示させ、その後アーカイブアイコンをタップします。

Gmailでウェブブラウザを使用してアーカイブされたメールを探す方法：

1. 左側のパネルに移動し、すべてのメール ラベルを開きます。
2. 検索バーに移動し、探しているメッセージを説明するキーワードを入力します。
3. もしリストが長すぎてメッセージを見つけるのが難しい場合は、検索バーに移動し、has:nouserlabels -in:Sent -in:Chat -in:Draft -in:Inbox と入力してください。

Outlookでメールをアーカイブする方法

Outlookでメールをアーカイブすると、それらのメッセージはアーカイブフォルダに送られます。このフォルダ内のメッセージはあなたのストレージ割り当てにカウントされるため、添付ファイルが多いメッセージが多すぎるとスペースを使い果たす可能性があります。

アーカイブフォルダは、受信トレイや送信済みアイテムフォルダと同様に、デフォルトで設定されています。このフォルダは削除したり、変更を加えたりすることはできません。例外はPOPとIMAPアカウントで、これらのタイプのアカウントでは、アーカイブ用のフォルダを新たに作成するか、既存のフォルダをアーカイブとして使用することができます。

デスクトップ版Outlookでメールをアーカイブする方法：

1. Outlookを開き、受信トレイに移動します。
2. 保存したいメッセージを選択します。
3. ホームタブに移動し、アーカイブを選択します。
4. Outlookのメールアーカイブにアクセスするには、左側のパネルにあるアーカイブフォルダを開きます。

Outlook OnlineおよびOutlookモバイルアプリでメールをアーカイブするには、保存したいメッセージを選択し、上部のツールバーでアーカイブを選択します。アーカイブされたメッセージを取り出すには、単にそれを受信トレイに戻すだけです。

Yahooメールのメールをアーカイブする方法

Yahooメールは、メールと添付ファイルのために1TB（1,000GB）のストレージを提供しています。この量のストレージスペースがあると、受信トレイがメッセージでいっぱいになりやすくなります。保存したい、または後で必要になるかもしれないすべてのメッセージで受信トレイを散らかさないように、これらのメッセージのいくつかをアーカイブに移動することを検討してください。

Yahooメールをすばやくアーカイブする方法：

1. https://mail.yahoo.com にアクセスし、アカウントにサインインします。
2. 一つまたは複数のメッセージを選択します。
3. 受信トレイリストの上部にあるアーカイブアイコンを選択します（モバイルアプリでは、アイコンは下部のツールバーにあります）。

Yahooメールの受信トレイにあるすべてのメッセージをアーカイブする方法：

1. 受信トレイの上にカーソルを合わせます。
2. 「その他のオプション」アイコンをクリックし、「受信トレイを整理する」を選択します。
3. その後、「メールをアーカイブする」を選択します。

Yahooメールのアーカイブからメッセージを取り出し、受信トレイに戻す方法：

1. アーカイブフォルダを開きます。
2. 取り出したいメッセージを選択します。メッセージが見つからない場合は、検索バーにそのメッセージに関する情報を入力します。
3. 「受信トレイに戻す」を選択します。

iCloud.comのメールでメールをアーカイブする方法

iCloudのメールでのアーカイブ機能は、他のメールサービスプロバイダーのアーカイブ機能と同様に動作します。ボタンを一回クリックするだけで、安全に保存したいメッセージがアーカイブフォルダにファイルされます。

iCloudのメールを使用してメールをアーカイブする最も速い方法は以下の通りです：

1. サイドバーにアーカイブフォルダを表示します。
2. メッセージを選択し、このフォルダにドラッグします。

このフォルダが表示されない場合や、メールを保存する別の方法を探している場合は、アーカイブアイコンを探してください。別のオプションとして、フォルダアイコンを選択し、アーカイブを選ぶこともできます。

iCloudのメールでアーカイブされたメッセージを表示し、受信トレイに移動する方法：

1. サイドバーでアーカイブフォルダを表示します。
2. 移動したいメッセージを選択します。
3. メッセージを受信トレイにドラッグします。

アーカイブされたメールを受信トレイに移動するだけでなく、別のフォルダに移動したり、迷惑メールとしてマークしたり、削除することもできます。

iPhoneでiOSメールを使ってメールをアーカイブする方法

iPhoneのiOSメールでメッセージをアーカイブすると、それらのメッセージはメールアカウントの「すべてのメール」フォルダに移動します。メッセージを素早くスワイプすることで、メールをこのフォルダに移動させることができます。ただし、これらのメールを移動するためにスワイプアクションを設定する必要があるかもしれません。

iPhoneでメールをアーカイブする方法：

1. メールアプリを開き、保存したいメッセージが含まれる受信トレイまたは他のフォルダに移動します。
2. メッセージの上で左にスワイプします。
3. アーカイブをタップします。アーカイブアイコンが表示されない場合は、もっと見るアイコンをタップして、アーカイブオプションを含むさらなるオプションを表示させます。
iPhoneのメールアーカイブにあるメッセージを表示する方法：

1. メールを開き、メールボックスに移動します。
2. 「すべてのメール」フォルダを探します。このフォルダには、アーカイブされたすべてのメールが保管されています。
3. これらのメッセージは、メール内の任意のフォルダに移動したり、削除することができます。

さらに、時間を節約し、受信トレイでの作業を減らしたい場合は、Clean Emailを使用して、メールが古くなるにつれて自動的にアーカイブすることができます。Clean EmailはAppStoreからインストールできます。

Macでメールをアーカイブする方法

Macのメールアプリにもメッセージを保存できるアーカイブメールボックスが含まれています。これはメールのサイドバーで見つけることができます。このメールボックス内のメッセージは、削除または移動するまでメールボックスに残ります。

Macのメールアーカイブはボタンをクリックするだけの簡単な操作です。以下の手順に従ってください：

1. メールアプリを開きます。
2. メッセージを選択します。会話を選択した場合、その会話内のすべてのメッセージがアーカイブに移動します。
3. メールツールバーに移動し、アーカイブボタンを選択します。
4. アーカイブされたメッセージを表示するには、アーカイブメールボックスを開きます。

また、メールの通知からアーカイブメールボックスにメッセージを移動することもできます。メールの「表示設定」に移動し、「廃棄されたメッセージの移動」オプションを探します。このオプションを「アーカイブ」に変更します。その後、メッセージを保存したい場合は、メール通知にポインタを移動し、「アーカイブ」を選択します。Clean Emailを使用すると、メールの一括アーカイブが容易になり、古くなったメッセージを自動的にアーカイブするルールを設定できます。Mac用のClean Emailについてはこちらをご覧ください。

メールをアーカイブする方が良いのか、削除する方が良いのか

メールをアーカイブする方が良いのか、それとも削除する方が良いのか疑問に思うかもしれません。答えは将来そのメールが必要になるかどうかによります。

メールを削除すると、将来それらを回復するオプションを無くします。マーケティングメールの場合、決断は簡単かもしれません。しかし、購入確認や職場からの長いメールチェーンについてはどうでしょうか？ここが複雑になり、メールアーカイブの重要性が際立ちます。

Gmail、Yahoo、Outlookでは、メールのアーカイブは「がらくた引き出し」のようなものです。このデジタルのがらくた引き出しには、削除したくないが受信トレイにも残しておきたくないメールを保存します。実生活と同じように、このデジタルのがらくた引き出しもいっぱいになることがあり、その時にはいくつかのメールを削除する必要があることに気づきます。しかし、メールのアーカイブを賢く行い、メッセージを保存する際のことを理解すれば、受信トレイを整理しながらメールアーカイブを乱雑にすることなく管理できます。

メールアーカイブソリューション

アーカイブソリューションは、Gmail、Yahoo、Outlookなどの人気メールサービスからのみ利用可能なわけではありません。第三者が提供するメールアーカイブソリューションは、メールをアーカイブし、他のメール整理タスクを行うことができます。サードパーティのメールアーカイブソリューションを探す際は、メールサービスからメールをインポートできるか、何千ものメールを含むメールボックスをどの程度効果的にアーカイブできるか、そしてそのサービスのソフトウェアの使いやすさを確認してください。また、メールのプライバシーが守られ、サービスがメールの内容を読まないことを確認してください。Clean Emailはこれらの要件をすべて満たしています。