Gmailでメールを自動的にアーカイブする方法

重要なポイント

• Gmailフィルタは新しく受信するメールを自動的にアーカイブできますが、既存のメールはできません
• Gmailモバイルアプリでは、自動アーカイブルールを設定するネイティブな方法はありません
• Gmailが予期せずメールをアーカイブしている場合、送信+アーカイブボタンが有効になっている可能性が高いです

自動アーカイブとは何か、なぜ使うべきなのか？

Gmailの自動アーカイブは、あなたが定義した条件に基づいて、各メッセージを手動で操作することなく、メールを受信トレイからすべてのメールフォルダへ自動的に移動します。

設定する価値がある理由は次のとおりです：

• 受信トレイを整理された状態に保つ — 対応する必要のないメールが邪魔にならない
• 時間を節約する — 領収書、ニュースレター、通知など、繰り返し届くメッセージを手動で仕分けする必要がなくなる
• 重要なメールを簡単に見つけられる — アーカイブされたメッセージはアカウント内に残り、すべてのメールで完全に検索できる
• ストレスを軽減する — 整理された受信トレイは認知的負荷を下げ、重要なことに集中しやすくする
• コンプライアンス — メールの保持を義務付けている組織もあり、自動アーカイブは一貫したルールの適用に役立つ

アーカイブと削除の違いとGmailでアーカイブしたメールを見つける方法について学びましょう。

Gmailでメールを自動アーカイブする方法

ウェブ版で

1. gmail.comにアクセスし、アカウントにログインします。
2. 検索バーの右側にある検索オプションを表示ボタンをクリックします。
3. 自動アーカイブの条件を指定します。送信者、件名、キーワードなどでフィルタできます。
4. 検索オプションの下部にあるフィルタを作成をクリックします。
5. 次のウィンドウで、受信トレイをスキップ（アーカイブする）にチェックを入れます。
6. 必要に応じて、迷惑メールにしないにもチェックを入れ、一致するメッセージが誤って振り分けられないようにします。
7. フィルタを作成をクリックして設定を確定します。

条件に一致するすべてのメールは、今後自動的にアーカイブされます。

モバイルで自動アーカイブする方法

Gmailのモバイルアプリでは、フィルタの作成やアーカイブ設定の変更はサポートされていません。iPhoneやAndroidデバイスからGmailでメールを自動的にフォルダへ移動するには、Clean Emailのようなサードパーティ製ツールを使う必要があります。

なぜGmailは自動的にメールをアーカイブするのか？

送信したメールが受信トレイから消えてしまう場合、Gmailの送信+アーカイブボタンが有効になっている可能性が高いです。有効になっていると、スレッドに返信すると自動的にそのスレッドがアーカイブされます。無効にする方法は次のとおりです：

1. 受信トレイの右上にある設定の歯車アイコンをクリックします。
2. すべての設定を表示を選択します。
3. 全般タブに移動します。
4. 下にスクロールして送信とアーカイブセクションを見つけます。
5. 返信時に「送信+アーカイブ」ボタンを表示しないを選択します。
6. 一番下までスクロールして変更を保存をクリックします。

このボタンを無効にすると、返信時にキーボードショートカット（Cmd/Ctrl + Enter）で自動アーカイブが起動するのも防げます。