Clean Emailを効率的に使いこなすのにおすすめのベストプラクティス

Clean Emailは、通常のメールクライアントとは異なり、受信トレイを整理整頓し、自動できれいな状態に保つように設計されています。様々な機能やオプションが用意されているため、初めてClean Emailを開くと「何から始めればいいのか」と少し戸惑う方もいるかもしれません。

そこで今回は、Clean Emailチームの面々や熟練のユーザーの方々に、Clean Emailを活用するための実践的なアドバイスの聴き取りを行いましたので、その結果をご紹介したいと思います。

定期的にログインする

少なくとも1週間は毎日Clean Emailを開くことをおすすめします。受信トレイやスマートフォルダ内のメッセージを確認してみましょう。しかし、ただゴミ箱に移動したり、削除したり、特定のフォルダに移動したりするのではなく、今後そのメールをClean Emailで楽々処理したいかどうか自問してみてください。

不要なメッセージを一つずつ削除するだけでなく、Clean Emailに「任せる」のが賢明


例)メールで届く購入履歴や領収書の管理

例えば、あるサイトから頻繁に商品を購入しているとします。購入後の領収書がメールで届くのですが、受信トレイをごちゃごちゃにしたくはありません。しかし、後で必要になったときのために、削除は避けたいものです。そんな時には、その送信者からの今後のメッセージを自動で別のフォルダに「振り分け」てしまうのがおすすめです。

Best practices for using Clean Email efficiently

上の例では、黄色の枠で囲ったグループに送信元「App Store」からのメッセージが3件あることがわかります。

メッセージグループをクリックすると、グループ内の各メッセージをプレビューで表示することができます。

Clicking the message group lets you preview each of the messages

受信トレイ」から送信者をクリックすると、右側にプレビューが表示されます。そこにある「送信者設定」セクションを使うことで、送信者からの今後のすべてのメッセージを「App Store」という名前のフォルダに振り分けるように設定できます。その設定の一環として、既存のメッセージに設定内容をすぐさま適用することも可能です。

この機能は「送信者設定」という、各送信者からのメールの動作を調整するための設定の一部として利用できます。

例)日常的に受け取る通知

別の例として、郵便サービスから郵便物や小包についての通知を受けとることが頻繁にあるとします。このようなメッセージは大変便利ですが、新しいメッセージが届くと、以前のメッセージは不要になります。

Clean Emailを使えば、わずか数クリックでこの問題を解決できます。

まず、このような通知メッセージがまとまったメッセージグループを選択します。

Daily informed delivery notifications

次に、プレビューの下部にあるボタンの中から一番右にある「その他」をクリックすると、既存の(または今後受けとる)メッセージを整理整頓する機能が表示されます。

Click the More button

送信者とグループ内のメッセージに関連する操作がメニューに表示されます。

A menu appears with available actions related to the sender

メニューで「ミュート」を選択すると、Clean Emailにより、すべての受信メールが自動で「既読」として扱われます。メニューで「最新のものを保持」を選択すると、数回クリックするだけで、その送信者からの最新のメッセージ以外を自動で削除するように Clean Emailを設定することができます。

詳しくは、メッセージグループの最新情報だけを保持する方法をご参照ください。

これとは別に、すべてのメールを受信したことを確認できるように、特定のサービスからのメールを数日間保存したい場合であれば、「最新のものを保持」を使用するのではなく、代わりに「[時間]後にゴミ箱へ」機能が利用できます。これを使って、数日間(例えば1週間)に設定することができます。「[時間]後にゴミ箱へ」を選択することで、指定した時間の経過後にその送信者からのメールが自動で削除されます。

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