Clean Emailではじめてのお掃除を始める方法
Clean Emailを使い始めるとすぐに、メール受信トレイがきれいに。それどころか、その後も自動で整理整頓ができるように設計されています。このような性能から、Clean Emailの外観や動作は、従来型のメールクライアントとは少し異なります。今回は、お掃除をスムーズに始め、高度な機能を使いこなすコツをご紹介します。
クリーンアップの提案の使い方
「クリーンアップの提案」は、これからお掃除を始めたい方におすすめの機能です。受信トレイから大量の不要なメッセージを効率的に一掃することができます。
「クリーンアップの提案」を通して、自動でのお掃除対象とすべきメッセージの種類が表示されます。それとあわせて、メッセージのアーカイブやゴミ箱への移動など、具体的な処理方法も提案されます。ワンクリックで、すばやく簡単に提案を承認または拒否可能です。Clean Emailは、「受信トレイ」フォルダを含む該当するスマートフォルダの上部に、クリーンアップの提案が表示されます（上記スクリーンショットを参照）。
Clean Emailの「ホーム」画面には、「クリーンアップの提案」ボタンが表示されますので、ここから簡単に機能を利用可能です。
また、左側のナビゲーションメニューにある「クリーンアップの提案」ボタンからも操作することができます。
それぞれの提案について、選択基準と提案される操作が具体的に表示されます。下のスクリーンショットの例では、Clean Emailのシステムにより、「UI」という名前の送信者からの一連のメッセージを受信箱からゴミ箱に移動することが提案されています。
提案内容を受け入れるには、下の対応するボタンをクリックするか、ドロップダウンをクリックして他の操作を選択してください。上の例の続きとして、「ゴミ箱」をクリックして、複数のメッセージをまとめてゴミ箱に移動することができます。
提案されたメッセージの削除を希望しない場合には、（斜め線の入った）目のアイコン（「却下」）をクリックして提案を拒否することができます。一度却下すると、Clean Emailにより再び同じ操作が提案されることはありません。
提案対象のメッセージのプレビューを見るには、メッセージ枠内のどこかをクリックしてください。画面の右側にプレビューが表示されます。
プレビュー画面の上部には、以前にクリーンアップしたメッセージに類似していることによる提案か、他のClean Emailユーザーが頻繁にクリーンアップの対象としたメッセージに基づく提案かが表示されます。
どのメッセージが提案グループに含まれているか識別できるように、プレビューには各メッセージの送信者メールアドレス、メッセージの日付、説明といった詳しい情報が表示されます。
プレビュー下部には、複数のボタンのあるバーが表示されます。最初（一番左）に表示されるボタンは、Clean Emailが提案するアクションにより異なります。その他にも、グループ内のすべてのメッセージに対して細かな操作を行うことができるボタンが複数用意されています。下のスクリーンショットでは、メッセージをゴミ箱に入れることが提案されるため、バーの最初（一番左）のボタンは「ゴミ箱」になっています。
📌【活用のコツ】クリーンアップの提案を確認する際、その提案をすぐに適用するだけでなく、自動クリーンルールを作成して、今後条件に一致するメッセージを自動でお掃除することもできます。アクションボタンの下向き矢印をクリックすると、「ルールの作成」という選択肢が表示されます。ルールを作成する際には、条件に該当するメッセージにすぐにルールを適用することも可能です。
メーリングリストの購読解除
「購読停止」により、受信トレイにあるすべてのニュースレターを表示し、ワンクリックで簡単に購読を停止することができます。この機能により、Clean Emailから購読停止リクエストが送信されます。ニュースレター配信元がそのリクエストを無視した場合であっても、その送信者からの今後のメッセージはブロックされます。送信者から今後メッセージが届いた場合、そのメッセージは受信トレイではなくゴミ箱に直接振り分けられます。
メーリングリストやニュースレターの購読を停止する時に、その送信元からのすべてのメッセージをまとめてゴミ箱に入れることもできます。
📌【活用のコツ】Clean Emailには、購読停止に加えて、購読を一時停止したり、その配信元からのメールを受信トレイ以外のフォルダに振り分けたりする機能があります。これらのすべての機能が受信トレイを常にきれいな状態に保つのを助けます。
この機能の詳細については、購読停止の概要をご覧ください。
受信トレイのお掃除
クリーンアップの提案を使用し、さらに購読停止で不要なニュースレターの配信を処理したら、今後は「受信トレイ」に移動してさらなるお掃除を行いましょう。
従来のメールクライアントの受信トレイとは異なり、Clean Emailの受信トレイは、不要なメールを素早く削除し、受信メールをより効率的に管理できるように、様々なルールや設定を操作できるデザインになっています。
Clean Emailの何が違うのか
- 表示されるメールがすべてグループ化されます。デフォルトでは、Clean Email のシステムにより「送信者」（送信者のメールアドレスと名前の組み合わせ）に基づいてメールがグループ化されます。件名、日付、サイズなど、他の要素でメールをグループ化することもできます。「ゴミ箱」や「既読にする」などの操作をグループ内のすべてのメールに適用することが可能です。
- フィルタを使えば、範囲を絞り込んで素早く整理整頓を行うことができます。例えば、6ヶ月以上前の未読メールをわずか2回のクリックで表示し、その後、グループごとに確認してどうするか決めることが可能です。
📌【活用のコツ】メールを確認する際には、単にメールのお掃除をするだけでなく、送信者設定を調整することをお勧めします。以下を設定可能です。
- 送信者のメッセージを専用フォルダに振り分ける
- 送信者をブロックまたはミュート
- 送信者からの最新のメッセージのみを保持
- その他多数
スマートフォルダについて
スマートフォルダは、Clean Emailによって自動で作成されるもので、メールアカウントの“すべてのメッセージを対象”にして、各種条件に基づきメールが整理されます。
スマートフォルダを使って、以下のような共通の条件を持つメッセージをすばやく確認し、整理することができます。
- SNS関係の通知
- あなたが「CC」に入っているだけのメッセージや、あなたによって送信されたものでもなく、あなた宛でもないメッセージ（大量送信メールなど）
- 旅行関連メッセージ
- 金融関連メッセージ（銀行からのメールやオンラインでの取引など）
- ネットショッピング
…などなど、豊富に用意されています。
スマートフォルダ内のメールも受信トレイと同様に整理され、グループ、フィルタといった操作を実行できます。スマートフォルダで利用できるアクションや設定も、受信トレイとほとんど同じです。
スマートフォルダには、スパムに指定されたメッセージやピン留めしたメッセージは含まれません。
スマートフォルダの使い方については、スマートフォルダについてのこちらのページをご覧ください。
【任意の機能】スクリーニングで不明なメールをすべて停止
非常に強力な任意の機能です。「スクリーニング」機能はデフォルトでは無効になっています。これを有効にすることで、あなたが承認するまで、新しい（今までメールを受けとったことのない）相手からのメッセージが受信トレイに届くのが阻止されます。
この一覧にある送信者を拒否すると、その送信者からの今後のメッセージは自動的にブロックされ、受信トレイに届くことなくゴミ箱に直接振り分けられます。
詳しくはスクリーニング機能をご覧ください。
お気軽に お問い合わせ ください。
