フォルダとスマートフォルダ
スマートフォルダはClean Emailにより自動で作成されるもので、受信トレイの中身が独自のフィルタに基づき自動で各種フォルダに整理されます。
フォルダやラベルで判断するだけでなく、複数のパラメータに一致するかどうかでメッセージが振り分けられます。スマートフォルダには「上位の送信者」のような単純なものから、「自動メッセージ」、「CCで受信」、「その他の通知」、「金融・保険」のような複雑なものまであります。日付、サイズ、送信者や受信者、その他の要素でメールが整理されます。
その結果、すべてのフォルダやラベルのメッセージを簡単に確認しながら、メッセージを1つ1つ開くことなく、グループごとにまとめてお掃除（削除、ラベル付け、移動など）することができます。
スマートフォルダには、迷惑メールとして認識されたメッセージやピン留めしたメッセージは含まれません。
デフォルトでは、各スマートフォルダに受信トレイ内の他のすべてのメッセージが含まれます。便宜上、「受信トレイ」フィルタが自動的に適用され、受信トレイにあるメッセージのみが表示されます。フィルタを解除して、アカウント全体の一致するアイテムをすべて表示したい場合は「X」をクリックしてフィルタを解除してください。
スマートフォルダの使用
各セクションにジャンプするには、以下のリンクをご使用ください。
- グループでの活動
- スマートフォルダ内のグループの並べ替え
- スマートフォルダのお気に入り登録
- 複数のメッセージグループの選択
- 操作バーの使用
- スマートフォルダ内のグループのフィルタリング
- グループコンテンツのプレビュー
グループでの活動
スマートフォルダ内のメッセージは、以下についてグループ化できます。
- 【送信者】 送信者の名前＋メールアドレス（便宜上、同じメールアドレスで2つの異なる名前のメッセージは別々のグループとして表示されます）
- 【送信者のメールアドレス】送信者のメールアドレスのみを考慮
- 【件名】メールの件名
- 【日付】メールが送信または受信された月と年
- 【ラベル】（またはフォルダ）
- 【受信者】受信者
メッセージのグループ化を行うには、ページ上部にあるファネルボタン（じょうごのアイコン）をクリックしてください。
次に表示されるドロップダウンメニューで、「グループ」をクリックし、好みのグループの種類を選択してください。
例えば、以下にあるように「すべてのメール」スマートフォルダでは、「ラベル/フォルダ」でメッセージをグループ化することができます。
一覧表示された各メッセージグループで、そのグループに関する基本的な情報を一目で確認できます。
- グループの左にある青い点は、そのグループに未読メッセージが少なくとも1件あることを示します。
- グループの右側に黄色い星印がある場合は、そのグループに星印またはフラグを付けたメッセージが少なくとも1件あることを意味します。
- グループの右側に表示される数字は、グループ内のメッセージの総数を表します。
スマートフォルダ内のグループの並べ替え
スマートフォルダには、デフォルトで特定の並べ替えが適用されている場合があります。一覧の右上にある並べ替えアイコンをクリックすると、グループの並べ替えを管理できます。
例えば、「上位の送信者」スマートフォルダ内で、最もメッセージ数の多いグループや、容量サイズの大きいグループを先頭に並べ替えて表示し、最も「大きな」メッセージ群を簡単に見つけて削除することができます。
この例をさらに一歩進め、古いメッセージだけを表示するようにフィルタリングすることで、上記の表示をさらに絞り込むことも可能です。
スマートフォルダのお気に入り登録
お気に入り機能では、スマートフォルダをお好みのフィルタや検索条件でカスタマイズし、その設定を「お気に入り」として保存することができます。フォルダ名の近くにあるハートのアイコンをクリックすると、スマートフォルダとそれに付随する条件がまとめて「お気に入り」に追加されます。
複数のメッセージグループの選択
任意のグループのアイコンをクリックすることで、一度に複数のメッセージグループを素早く扱うことができます。すべてのグループのアイコンが青い選択用の丸（下記スクリーンショット参照）に変わり、必要に応じて各グループの横にある丸をクリックして、好きなだけグループを選択することができます。
デフォルトでは、選択したグループ内の“すべて”のメッセージが、ページ下部のバーから実行できる操作の対象になります。
グループ内の“すべて”のメッセージに操作を適用したくない場合には、プレビューの各メッセージの横にある青い丸をクリックすることで、対象にしたいメッセージを個別に選択することができます。
複数のグループまたはメッセージを選択した後、画面下部にある操作バーから好みの操作を選択することで、対象とするグループまたはメッセージを一括で処理できます。
操作バーの使用
1つのグループをクリックするか、複数選択オプションを使用して複数のグループを選択すると、画面下部に青色の操作バーが表示されます。
操作バーの中身は動的で、選択中の項目に応じて特定の選択肢が表示されます。例えば、上のスクリーンショットの操作バーは「スマートフォルダ」内に表示されたものです。「購読停止」機能を使用すると、それに付随する操作バーには「購読停止」や「受信を続ける」などの選択肢が表示されます。購読停止機能の詳しい情報については、こちらの記事をご覧ください。
操作バーのボタンを使って、選択したすべてのメッセージを対象に一括で処理を行うことができます。
複数のメッセージグループに対して同時に操作を実行する場合には、その結果について十分に検討するようにご注意ください。
例えば「スマートフォルダ」を表示すると、選択したメッセージに対して以下の処理を適用することができます。
| 操作名 | 内容 |
|---|---|
| ゴミ箱 | メッセージをゴミ箱に移動する |
| 既読にする | メッセージを「既読」にする |
| 未読にする | メッセージを「未読」にする |
| スターの削除 | スター/フラグが付いたメッセージからスター/フラグを削除する |
| スター | 選択したすべてのグループのすべてのメッセージにスターを付ける |
| 最新のものを保持 | 最新のメッセージのみを保持する（選択したすべてのグループとメッセージの中から最新のメッセージだけを残すかどうかの確認のポップアップが表示されます。これを確定すると、1件の最新メッセージのみが保持されるようになります。メッセージグループの中で最新のものだけを残す機能についてはこちらをご参照ください） |
| 後で読む | 選択したメッセージグループを「後で読む」フォルダに移動する |
| 移動 | 特定のフォルダに移動する（フォルダ選択ポップアップが開きます。ドロップダウンをクリックして、メッセージを移動する先のフォルダを選択してください）   |
| ラベル | ラベルの操作が可能になる（ポップアップ画面から以下の操作が行えます）
  |
| アーカイブ | メッセージをアーカイブする Googleのメールアカウントでは、メッセージから「受信トレイ」ラベルが削除され、「すべてのメール」ラベルに移動されます。 その他のメールアカウントでは、受信トレイから削除され、「アーカイブ」などの名前のついたフォルダに保存されます。 |
| スパム | メッセージをスパムとしてマークする |
| 削除 | 選択したすべてのメッセージを完全に削除する 警告）メッセージの削除は永久的かつ不可逆的です。複数のメッセージを同時に削除する場合は特にご注意ください。 |
| ルールを作成する | 独自の処理ルールを作成する（自動クリーンルール作成ポップアップ画面が開きます。そこから選択したグループに特定の条件を指定可能です） |
操作バーの右上にある「X」をクリックするとバーが閉じ、すべての選択項目が解除されます。
スマートフォルダ内のグループのフィルタリング
スマートフォルダは、デフォルトで特定のフィルタを自動的に適用します。例えば、スマートフォルダには迷惑メールとして認識されたメッセージは表示されません。別の例として、スマートフォルダ「上位の送信者」には、最も多くのメッセージをあなたに送信した配信元のメッセージのみが表示されます。ファネルボタン（じょうごのアイコン）を使って、スマートフォルダの内容に他のフィルターを適用することもできます。
グループコンテンツのプレビュー
グループをクリックすると、ページの右側にそのグループ内のメッセージのプレビューが表示されます。
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