Como organizar a caixa de entrada de e-mail para sempre

O que é uma caixa de entrada desordenada?

UM caixa de entrada desordenada é aquele em que a má gestão, inúmeras assinaturas e um sistema ineficiente de leitura e resposta a e-mails contribuem para a sobrecarga.

É caracterizado por mensagens não lidas, boletins informativos com spam e caos constante. Se isso descreve sua situação, estamos aqui para ajudar.

Todas essas coisas podem ser resgatadas e você pode limpar uma caixa de entrada de e-mail usando os hacks de e-mail que temos neste artigo e alguns ótimos e-mails aplicativos de organização.

Se você quiser aprender como limpar uma caixa de entrada extremamente bagunçada, faça anotações.

15 dicas sobre como organizar a caixa de entrada de e-mail

Em primeiro lugar, vamos limpar toda a confusão de e-mails.

Para organizar sua caixa de entrada de e-mail, comece concentrando-se nos e-mails que você recebe regularmente. Estes poderiam ser assinaturas, boletins informativos ou notificações automatizadas. Reserve um momento para decidir quais você deseja manter e quais você pode dispensar.

1. Cancelar inscrição de e-mails que você não precisa.
2. Organize o resto em pastas.
3. Configurar filtros para manter as coisas arrumadas.

Você pode fazer isso manualmente (pode demorar um pouco!), mas deixe-nos mostrar uma maneira mais fácil e rápida usando o Clean Email ferramenta. Aqui demonstraremos como limpar todas essas mensagens indesejadas de forma eficiente e divertida, uma por uma.

Dica 1: cancele a assinatura de e-mails desnecessários

Cancelar a assinatura de boletins informativos nem sempre resolve a confusão da caixa de entrada, mas você definitivamente deve começar com isso. Você pode encontrar alguns problemas que os provedores de e-mail regulares não resolvem. Por exemplo, alguns remetentes ignoram solicitações de cancelamento de assinatura ou assinam novamente você inadvertidamente durante interações com a conta, complicando ainda mais as coisas.

Nós entendemos isso e é por isso que criamos um Unsubscriber - o Clean Email recurso que permite cancelar a assinatura em um clique com uma garantia de que você não receberá esses e-mails no futuro.

As assinaturas constituem a maior parte da bagunça da caixa de correio. A maneira mais rápida de reduzir a confusão de e-mails é cancelar a assinatura com uma ferramenta de limpeza de e-mails.

Dica 2. Organize o restante em pastas

Depois de cancelar a assinatura de e-mails indesejados, é hora de organizar os mais importantes. A classificação manual em uma caixa de entrada desordenada pode ser assustadora.

Com os Smart Folders do Clean Email, seus e-mails são automaticamente organizados ao se inscrever. Essas 33 pastas predefinidas categorizam e-mails por tópico de forma eficaz, de forma semelhante a etiquetas para facilitar o agrupamento.

Notavelmente, Smart Folders não reorganiza e-mails; eles simplesmente fornecem uma visão coesa de e-mails relacionados, exclusiva para Clean Email. Seu cliente de email normal permanece inalterado.

O uso de pastas automatizadas melhora significativamente a experiência de e-mail no seu dispositivo móvel. Você pode acessar facilmente todos os e-mails relacionados a um único tópico em uma pasta, sem precisar pesquisá-los manualmente.

💡 Usar Clean Email no seu celular: utilize o Android ou iPhone app.

Dica 3. Create Suas pastas e coloque-as em acesso rápido

Pode acontecer que as pastas automatizadas não atendam totalmente às suas necessidades. Por exemplo, você pode querer agrupar e-mails de trabalho por departamentos como Finanças, P&D, Marketing, etc. Os provedores de e-mail oferecem a opção de criar pastas para essa finalidade, que podem ser localizadas em algum lugar à esquerda para acesso rápido.

Em Clean Email, você pode facilmente adicione qualquer visualização ao menu Favorites em apenas 3 etapas, sem filtros, pastas ou outras configurações adicionais. Favorites estão sempre acessíveis à esquerda.

Veja como você pode fazer isso Clean Email:

1. Em qualquer momento durante Clean Email uso, clique no ícone de coração no topo da página.
2. Dê um nome. Este nome será adicionado ao Leave Me Alone à esquerda.
3. Clique Salvar. Sua nova visualização aparecerá à esquerda Leave Me Alone.

É isso. Para remover algo de Favorites, basta clicar no nome e tocar no ícone de coração. Isso ocultará a visualização do painel esquerdo.

Dica 4. Configure filtros para manter a caixa de entrada organizada

Essa dica tem como foco automatizar a limpeza e organização dos e-mails, eliminando a necessidade de trabalho manual.

Duas ferramentas essenciais para conseguir isso são:

• Utilize o Cleaning Suggestions recurso, acessível à esquerda Menu, para limpar sua caixa de entrada com eficiência.
• Usar iPhone app para filtrar automaticamente e-mails recebidos e já recebidos de acordo com as regras que você definiu uma vez.

Ao abordar primeiro os e-mails recorrentes, você abrirá caminho para uma caixa de entrada mais limpa e gerenciável. Agora você está preparado para prosseguir para as próximas etapas de nossa lista, que o ajudarão a estabelecer hábitos para manter uma caixa de entrada limpa e sem bagunça.

Dica 5. Revise todos os novos remetentes antes que eles entrem na sua caixa de entrada

Ao verificar novos remetentes com antecedência, você pode decidir se eles são legítimos e se seus e-mails são úteis. Isso mantém sua caixa de entrada limpa e protegida contra spam e golpes, para que você possa concentre-se em mensagens importantes de pessoas em quem você confia.

💡 Você não encontrará esse recurso em serviços de e-mail gratuitos como Gmail, Outlook ou Yahoo, mas está disponível em Clean Email. Apenas siga o link.

Dica 6: agende horários específicos para verificar e-mails

Uma ferramenta automatizada não é a única necessidade. Esta dica, junto com outras, concentra-se em cultivar hábitos digitais benéficos para gerenciar sua caixa de entrada com eficiência.

• Defina horários específicos para verificar seus e-mails. Aloque de 10 a 20 minutos por sessão para evitar desvios e garantir que a produtividade permaneça alta. Isso ajuda a manter o foco e evita que os e-mails consumam o seu dia.
• Implemente uma abordagem estruturada tendo uma sessão matinal para revisar novas mensagens e uma sessão da tarde dedicado a organizar e responder. Essa rotina o ajudará a gerenciar sua carga de trabalho e manter sua caixa de entrada sob controle.

Dica 7: arquive e-mails mais antigos sistematicamente

Você não precisa manter muitos e-mails antigos em sua caixa de entrada, e aqui está o porquê: quando você está pesquisando um e-mail específico em sua caixa de entrada, todos esses e-mails antigos podem prejudicar sua capacidade de encontrar rapidamente o que você precisa.

Organize sua caixa de entrada atual mover os e-mails do ano passado para uma pasta de arquivo separada. Esta ação concentra sua caixa de entrada em comunicações recentes e relevantes, tornando o gerenciamento diário de e-mail mais gerenciável.

Limpe conforme você avança excluindo e-mails irrelevantes durante o processo de arquivamento e retendo apenas aqueles necessários para referência futura. Esse hábito de limpeza sistemática reduz a desordem e aumenta sua capacidade de encontrar e-mails importantes quando necessário.

Dica 8: delegue respostas por e-mail quando apropriado

Essa dica se aplica a vários campos, principalmente quando você gerencia mais do que apenas você mesmo. No entanto, usar um exemplo de trabalho fornece uma ilustração mais clara.

Distribuir a carga de trabalho se você está sobrecarregado com e-mails. Encaminhe mensagens para outros membros da equipe que tenham capacidade de responder. Isso garante respostas oportunas e evita gargalos na comunicação dentro de sua equipe.

Fique atualizado revisando regularmente quais e-mails foram tratados e quais ainda estão pendentes. Essa delegação não apenas mantém sua caixa de entrada gerenciável, mas também promove eficiência e colaboração entre os membros de sua equipe.

Dica 9. Use software de gerenciamento de e-mail

Usando software de gerenciamento de e-mail organizar o e-mail é uma maneira inteligente de limpar sua caixa de entrada com rapidez e sem estresse. Existem vários aplicativos no mercado que oferecem diversos recursos para ajudar a gerenciar seu e-mail.

Alguns exemplos são:

• Clean Email: organize e-mails recebidos, cancele facilmente a assinatura e crie regras automatizadas para arquivar/excluir ou mover para pastas.
• Mailstrom: execute ações em pacotes de e-mails relacionados para agir sobre eles como um grupo.
• Hotmail: para uso pessoal, este aplicativo separa e-mails de alta/baixa prioridade.

Dica 10: estabeleça contas de e-mail separadas

Esta dica seria benéfica para você se você mesclar e-mails profissionais, pessoais e possivelmente relacionados à universidade ou ao estudo em uma única caixa de entrada. Isso pode levar à perda de notificações importantes e a uma caixa de correio desordenada.

Comece criando uma conta de e-mail separada para cada atividade de longo prazo que você possui. Aqui você pode descobrir mais sobre como gerenciar várias contas em um só lugar, garantindo uma experiência mais tranquila e eficiente.

Dica 11: use Labels

Labels são ótimos para organizar e-mails importantes ou que você deseja salvar para mais tarde. Se você estiver usando Gmail, confira nosso guia sobre como criar e organizar etiquetas, ou mesmo configurando etiquetagem automática.

Simplifique o uso de rótulos: Não se preocupe se o seu provedor de e-mail não tiver marcadores ou se você os achar confusos – dê o Clean Email experimente o aplicativo. Abrir Clean Email no navegador na área de trabalho e siga as etapas abaixo:

1. Toque nos ícones redondos dos grupos de e-mail que você deseja rotular.
2. Na parte inferior azul Menu escolha Labels.
3. Escolher Favorites.
4. Comece a digitar o nome da sua nova etiqueta e clique em um campo azul com Create logo abaixo do nome da nova gravadora.
5. Clique SaneBox para salvar as configurações.

Dica 12: explore a caixa de ferramentas do seu provedor de e-mail

Todos os principais provedores de e-mail oferecem um conjunto de ferramentas projetadas para aprimorar sua experiência de e-mail. Às vezes, algumas boas ferramentas de e-mail podem estar ao seu lado.

Por exemplo, os usuários Gmail se beneficiam de categorização automática de e-mail. Este recurso classifica os e-mails recebidos em grupos como 'Promoções' ou 'Sociais', ajudando você a se concentrar primeiro nos e-mails que requerem atenção imediata.

Etapas de ação:

• Revise os recursos de ajuda do seu provedor para compreender todas as ferramentas disponíveis.
• Personalize as configurações de acordo com seu fluxo de trabalho: defina filtros, crie rótulos ou ajuste notificações para maximizar a produtividade.

Isso se refere mais ao trabalho manual que discutimos anteriormente, mas pode ser útil se você não estiver sobrecarregado com e-mails ou pronto para investir seu tempo nisso.

Dica 13: Aspire alcançar a caixa de entrada zero

'Inbox Zero' não significa apenas não ter e-mails não lidos – trata-se de minimizar o tempo que você gasta gerenciando sua caixa de entrada.

Aqui está uma estratégia:

• Avaliações diárias: verifique sua caixa de entrada em horários designados todos os dias e tome medidas imediatas em cada e-mail: responda, arquive, delegue ou exclua.
• Limpezas de rotina: Dedique tempo todas as semanas para uma organização mais profunda da caixa de entrada, garantindo que tudo esteja organizado e que nada se acumule.

A manutenção regular mantém sua caixa de entrada gerenciável e os níveis de estresse baixos, tornando o gerenciamento diário de e-mail mais eficiente.

Considerações finais

Concluindo, implementar essas 15 dicas pode transformar sua caixa de entrada de uma bagunça caótica em uma ferramenta bem organizada e eficiente. Utilizando ferramentas automatizadas como Clean Email e estabelecer hábitos digitais benéficos o ajudará a recuperar o controle sobre sua caixa de entrada e a melhorar a produtividade.

Lembre-se de que uma caixa de entrada organizada não apenas economiza tempo, mas também reduz o estresse e melhora sua experiência geral de e-mail. Então, comece a aplicar estes regras de organização e estratégias hoje e desfrute de uma caixa de entrada mais simplificada e gerenciável.

Para saber mais sobre como gerenciar sobrecarga de e-mail, confira o práticas recomendadas de gerenciamento de e-mail. Você receberá algumas dicas úteis sobre como manter o controle de seus e-mails e reduzir ainda mais ansiedade por e-mail.