A estratégia Zero Inbox
O que é Inbox Zero no Gmail? A essa altura, você já ouviu o termo e talvez até tenha tentado dominar essa técnica de gerenciamento de caixa de correio. Para alcançar Inbox Zero, você deve processar as mensagens até classificá-las, respondê-las, removê-las ou agir sobre elas para reduzir sua caixa a zero. Assim, você fica com a mente mais livre para outras tarefas.
Embora isso pareça ótimo, será que é realmente possível?
Quando o conceito de Inbox Zero foi introduzido por Merlin Mann há muitos anos, talvez fosse. Mas as coisas mudaram. Muitos de nós temos várias contas de e-mail com diferentes provedores para uso pessoal, trabalho e estudos. Chegar ao Inbox Zero em todas elas pode facilmente consumir um dia inteiro.
Com tudo isso em mente, ter uma caixa do Gmail limpa no fim do dia faria você se sentir produtivo e organizado?
Se sim, então Inbox Zero pode ser o método ideal para você. Se não, e você percebe que está gastando mais tempo gerenciando e-mails e menos tempo em tarefas prioritárias, talvez seja hora de tentar algo novo.
Inbox Zero é ruim?
De jeito nenhum! Se essa é a estratégia que você quer usar, vá em frente. Para mim, ter zero e-mails na caixa de entrada simplesmente não é viável. A cada dia, mais e mais mensagens entram nas minhas caixas e é cansativo, sem falar exaustivo, tentar dar conta de tudo.
Em vez disso, uso métodos para organizar melhor minha caixa de entrada e otimizar o Gmail para produtividade, em vez de trabalhar rumo ao zero absoluto.
Dito isso, você pode usar os guias abaixo para alcançar Zero Inbox no Gmail. Ou apenas para ter uma caixa mais organizada. De qualquer forma, você vai facilitar a gestão de e-mails e reduzir a sobrecarga.
Como chegar ao Inbox Zero no Gmail
Para Zero Inbox no Gmail ou simplesmente para uma caixa mais organizada, abaixo estão as estratégias que funcionam melhor para mim.
📌 Dica: Antes de começar, veja como excluir e-mails em massa no Gmail para fazer uma limpeza inicial.
Configure filtros ou regras
Filtros de e-mail são automações do Gmail que gerenciam mensagens para você. Se você quer marcar, mover ou encaminhar mensagens recebidas, filtros e regras fazem isso automaticamente. É uma forma ideal de organizar e-mails conforme eles chegam.
Use filtros do Gmail
No Gmail, filtros funcionam como regras de caixa de entrada. Você define as condições e escolhe uma ação para mensagens correspondentes.
- Selecione o ícone Configurações (engrenagem) e escolha Ver todas as configurações.
- Abra a aba Filtros e endereços bloqueados e clique em Criar um novo filtro.
- Insira as condições do filtro. Você pode usar De para remetente, Contém as palavras para palavra-chave ou a caixa Tem anexo para mensagens com arquivos.
- Selecione Criar filtro.
- Escolha a ação para mensagens correspondentes. Você pode selecionar uma ou mais, incluindo aplicar marcador, marcar como lida ou encaminhar para outro endereço.
- Opcionalmente marque para aplicar o filtro às mensagens existentes.
- Selecione Criar filtro.
Use regras do Clean Email
Clean Email é um poderoso app de limpeza de e-mail criado para organizar caixas de entrada lotadas com eficiência. Com seus recursos, você pode configurar regras para mensagens recebidas. Assim como nos filtros do Gmail, você escolhe condições e ações. Porém, Clean Email oferece opções mais flexíveis.
- Selecione Auto Clean no menu e escolha Create Rule ou o sinal de mais no canto superior direito.
- Insira as condições da regra. Você pode escolher remetente, inserir palavra-chave ou marcar anexos, além de selecionar status, enviado por sistema automatizado ou por período.
- Escolha a ação no menu suspenso na parte inferior. Você pode marcar a mensagem, sinalizá-la, movê-la para pasta, enviar para lixeira ou definir como Read Later.
- Opcionalmente aplique a regra às mensagens existentes.
- Selecione Create Rule.
Cancele assinatura de listas de e-mail
Se você continua entrando em novas listas de e-mail, considere cancelar assinatura das que não quer. Essa é uma forma perfeita de remover da caixa mensagens promocionais e de marketing indesejadas.
Cancelar assinatura no Gmail
No Gmail, você pode cancelar assinatura usando um botão.
- No topo do e-mail, clique em Cancelar inscrição.
- No pop-up, escolha Cancelar inscrição para confirmar ou Ir para o site para concluir o processo. A opção depende das configurações de cancelamento do remetente.
- Opcionalmente selecione Mover para spam para enviar a mensagem atual para a pasta Spam.
O processo de cancelamento pode levar alguns dias, então você ainda pode receber e-mails nesse intervalo. Depois disso, novas mensagens do remetente irão para Spam.
Cancelar assinatura no Clean Email
No Clean Email, você pode usar o Unsubscriber para interromper mensagens indesejadas. A vantagem aqui é cancelar em massa, em vez de clicar botão por botão em cada mensagem.
- Selecione Unsubscriber no menu e você verá mensagens de listas agrupadas por remetente.
- Faça um dos seguintes:
- Escolha Select no topo, marque cada grupo ou use Select All e clique em Unsubscribe na parte inferior.
- Escolha Unsubscribe à direita de um grupo de e-mails específico.
Mensagens futuras vão direto para a pasta Trash e você não precisa esperar o processo de cancelamento terminar.
Marque e remova spam
Por mais que tentemos, e-mails de lixo continuam chegando na caixa. Mas, se você não marcar mensagens como spam no Gmail, esses remetentes vão continuar enviando e-mails.
Marcar spam no Gmail
No Gmail, você tem duas formas rápidas de marcar spam.
Selecione o e-mail e clique em Denunciar spam na barra superior ou use os três pontos da mensagem para escolher Denunciar spam.
Marcar spam no Clean Email
No Clean Email, você pode marcar mensagens como spam facilmente ou usar Suggestions (descritas abaixo), que ajudam a identificar spam desde o início.
Faça um dos seguintes:
- Selecione uma mensagem, clique na seta ao lado de Trash à direita e escolha Spam.
- Em Suggestions, selecione Spam à direita de um grupo identificado como lixo ou clique na seta e escolha Spam.
Recursos eficazes do Clean Email para gerenciamento de caixa de correio
Além dos recursos acima, há outras ferramentas do Clean Email que podem ajudar você a organizar o Gmail e reduzir bagunça na caixa de entrada. Aqui estão alguns recursos que considero mais úteis e que você também pode usar para alcançar Inbox Zero no Gmail.
Smart Folders: além de criar regras para mover e-mails específicos para pastas, você também pode usar os Smart Folders nativos.
Clean Email filtra automaticamente e-mails em 33 pastas, como Social notifications, Finance and Insurance, Online shopping, Entertainment e mais. Todas as mensagens relacionadas a um Smart Folder são colocadas na pasta correspondente, ficando muito fáceis de localizar.
Screener: quando você recebe mensagens de remetentes desconhecidos, o Clean Email captura tudo na seção Screener. Isso é excelente para identificar e-mails de pessoas que você não conhece. Depois, você pode permitir as mensagens na caixa de entrada, bloquear o remetente ou cancelar assinatura.
Cleaning Suggestions: se você é como eu, às vezes lê um e-mail e já passa para o próximo sem tomar ação. Com o tempo, essas mensagens acumulam sem necessidade.
Com o Cleaning Suggestions do Clean Email, você recebe recomendações do que fazer com mensagens. E o melhor: os e-mails já vêm agrupados. Assim, você pode arquivar, enviar para Trash ou marcar spam em grupos de mensagens com um único clique.
Gmail Inbox Zero - FAQs
O que é Inbox Zero no Gmail?
Inbox Zero no Gmail é a aplicação prática das ideias de gerenciamento de e-mail descritas por Merlin Mann. O objetivo é evitar acúmulo de e-mails e tornar a caixa mais fácil de gerenciar. Para isso, você pode usar recursos nativos do Gmail em conjunto com soluções de terceiros, como o app organizador de caixa Clean Email.
Como eu chego ao Inbox Zero no Gmail?
Para chegar lá, você precisa criar uma estratégia eficiente que reflita como você usa seu provedor de e-mail. Depois, combine os recursos de gerenciamento da caixa com apps como Clean Email para alcançar o status Zero Inbox no Gmail.
Por que minha caixa do Gmail ficou vazia de repente?
Se ela ficou vazia de repente, você provavelmente arquivou e-mails sem querer, excluiu ou moveu para spam. Mesmo que tenham ido para a pasta Trash, você ainda deve conseguir recuperá-los em até 30 dias após a exclusão.
Você deve esvaziar sua caixa de e-mail?
Não recomendamos esvaziar a caixa sem organizar primeiro e sem tomar medidas para evitar que vire bagunça de novo. As dicas deste artigo podem ajudar você a fazer as duas coisas.
Por que Inbox Zero pode ser ruim?
Inbox Zero não é inerentemente ruim, mas buscar isso de forma obsessiva pode gerar estresse e priorizar quantidade em vez de qualidade no gerenciamento de e-mails. Também pode levar você a negligenciar mensagens importantes na busca por uma caixa vazia.
