Melhor app para ordenar e-mails em 2026: apps e software

Os 8 apps para ordenar e-mails que testei e recomendo

O objetivo de um software para ordenar e-mails é ordenar seus e-mails de forma inteligente com base em critérios como importância, assunto, remetente ou idade. Assim, você começa o dia lendo apenas o que realmente merece atenção e sobra tempo para outras tarefas.

Entre dezenas de ferramentas de gestão de e-mails, foquei nas mais eficientes. Meu objetivo foi selecionar os melhores apps que realmente organizam a caixa de entrada, oferecem bom custo-benefício e são fáceis de usar. Minhas escolhas se baseiam nestes cinco fatores:

1. Eficiência de ordenação – O app classifica bem os e-mails em grupos relevantes?
2. Recursos de automação – Ele consegue ordenar, arquivar ou priorizar e-mails automaticamente com regras?
3. Facilidade de uso – A interface é intuitiva ou exige curva de aprendizado?
4. Privacidade e segurança – O serviço respeita os dados do usuário sem vender ou expor informações?
5. Compatibilidade – Funciona de forma consistente com os principais provedores de e-mail?

Após testes práticos, selecionei os melhores apps para ordenar e-mails disponíveis hoje, cada um se destacando em áreas diferentes:

• Clean Email: Melhor ferramenta geral para ordenar e-mails
• SaneBox: Solução com IA que aprende com sua caixa de entrada
• ActiveInbox: Ótimo para transformar e-mails em tarefas
• Sortd: Ideal para organizar e-mails com visual tipo Kanban
• Reply: Melhor para gerenciar outreach e follow-ups
• Shortwave: Ferramenta inteligente para Gmail com mais produtividade
• Superhuman: Perfeito para profissionais que priorizam velocidade
• Hey Imbox: Organizador com foco em privacidade e abordagem única

8 melhores apps para ordenar e-mails

Vamos ver 8 ferramentas de ordenação que mostram imediatamente quais e-mails não lidos podem ser excluídos sem abrir e quais devem ser sua prioridade.

Alguns dos organizadores que testei vão muito além da ordenação básica, com recursos como cancelamento em massa e filtros avançados. Com base na minha análise, você pode escolher o melhor software para você.

2. SaneBox

Preço: Assinatura. A partir de US$ 7 por mês.

SaneBox é um organizador de e-mails simples e poderoso que existe desde 2010. Achei útil para gerenciar mensagens recebidas ao filtrar automaticamente e-mails menos importantes. Quanto mais eu revisava a caixa, mais o app aprendia com minhas ações e melhorava seus filtros.

SaneBox categoriza mensagens em pastas ou rótulos, priorizando por importância. O organizador com IA oferece pastas padrão como SaneLater, SaneNews, SaneBlackHole e SaneTomorrow, entre outras.

Ao mover mensagens entre essas pastas ou realizar certas ações, a IA se adapta e refina a ordenação para se alinhar melhor ao meu fluxo de trabalho. Também é possível criar pastas personalizadas e treinar o SaneBox para usá-las na organização dos e-mails.

No entanto, diferente do Clean Email, o SaneBox foca no filtro de e-mails novos, não no desentulho existente. Por isso, o impacto aparece com o tempo, e não imediatamente — o que pode não ser ideal para quem precisa limpar uma caixa lotada rapidamente.

A ferramenta também oferece recursos como ver e-mails sem resposta (SaneNoReplies), mover anexos para um serviço de nuvem (SaneAttachments) e reunir e excluir mensagens antigas (Email Deep Clean).

Ao testar o SaneBox, gostei da organização de novos e-mails, mas também percebi limitações. Faltam ferramentas de limpeza profunda e opções para gerenciar grupos específicos de mensagens. Se sua caixa já estiver transbordando, usar apenas SaneBox pode parecer lento e cansativo — para mim, foi um ponto negativo.

Como ordenar e-mails com SaneBox:

1. Vá para: https://www.sanebox.com/
2. Faça login com qualquer endereço de e-mail e conceda as permissões necessárias.
3. Aguarde o SaneBox analisar sua caixa e criar as pastas Sane (rótulos na sua caixa).
4. Treine o filtro movendo e-mails existentes para as pastas desejadas. O número de pastas depende do seu plano.
5. Novas mensagens serão automaticamente ordenadas nas pastas designadas assim que chegarem.
6. Se necessário, você pode atualizar o treinamento pelo dashboard ou Digest.

3. ActiveInbox

Preço: a partir de US$ 5,37 por mês.

Ao pensar bem, percebi que a maioria dos e-mails que envio e recebo está ligada a tarefas. Então por que não ordená-los por tarefas e projetos em vez de por data? Se isso faz sentido para você, ActiveInbox vale a pena.

Essa extensão para Gmail pode transformar sua caixa em um gerenciador de e-mails eficiente, ajudando você a não esquecer mensagens importantes. Em vez de copiar informações do Gmail para uma lista de tarefas, você pode usar o ActiveInbox para organizar mensagens e criar listas de tarefas diretamente da caixa de entrada.

O ActiveInbox oferece opções de prazo para cada mensagem, permitindo ordenar com base em quando você precisa concluir a tarefa, responder ou fazer outra ação relacionada.

Para atribuir um prazo, você pode abrir a mensagem ou passar o mouse sobre ela e selecionar a data no menu de calendário. Em seguida, basta clicar nas novas abas no topo para ver todas as mensagens com esse rótulo (Hoje, Amanhã, Esta semana etc.).

No entanto, esse sistema de priorização não é a única forma de organizar e-mails no ActiveInbox. A barra de ferramentas também permite criar suas próprias pastas de ordenação. Da mesma forma, você pode usar o recurso Lists para atribuir rótulos conforme listas de alta prioridade, baixa prioridade ou listas personalizadas.

Por fim, o ActiveInbox oferece diversos recursos voltados à produtividade, incluindo lembretes de prazo, área de acompanhamento dedicada (Waiting On) e mais. Você pode até criar checklists de subtarefas para cada mensagem, anotar observações enquanto lê o e-mail ou clicar em Related para ver outras mensagens relacionadas.

Infelizmente, o ActiveInbox não ordena e-mails automaticamente como o Clean Email. Você precisa fazer tudo manualmente, o que pode ser demorado, especialmente no começo. Além disso, não é um organizador gratuito: dá apenas para testar com uma avaliação de 14 dias antes de pagar.

Como ordenar e-mails com ActiveInbox:

1. Vá para: https://www.activeinboxhq.com/
2. Baixe a extensão do Gmail no Chrome.
3. Atualize (ou abra) o Gmail.
4. Crie to-dos a partir das suas mensagens.

4. Sortd

Preço: Versão base gratuita; planos premium a partir de US$ 10/mês.

Sortd é uma das melhores ferramentas que usei para transformar o Gmail em um sistema de gerenciamento de tarefas. Assim como o ActiveInbox, ele se integra ao Gmail e permite planejar, priorizar e ordenar e-mails do Gmail junto com tarefas — tudo dentro da caixa de entrada.

Em vez de pastas e rótulos, o Sortd transforma e-mails em um espaço visual estilo Trello. Quando encontro uma mensagem para tratar depois, arrasto para uma coluna personalizável à direita. Eu configurei Ideias, Planejado, Em andamento e Concluído, mas você pode organizar como quiser.

Uma função que adorei foi o Automation do Sortd. Ao contrário de alguns organizadores online que exigem organização totalmente manual, o Sortd permite automatizar tarefas repetitivas. Configurei automações para ordenar e-mails recebidos em listas específicas, atribuir e-mails a colegas e até aplicar ações como lembretes e follow-ups.

O Sortd brilha em colaboração em equipe. Com a versão premium, é possível compartilhar boards, atribuir tarefas e acompanhar e-mails com o time — excelente opção para equipes de vendas e suporte que precisam de uma caixa de entrada compartilhada e ferramentas de acompanhamento.

Dito isso, ao contrário de Clean Email e outros organizadores com IA, o Sortd não categoriza automaticamente os e-mails por tipo ou importância, o que considero sua maior limitação. Ele também funciona apenas com Gmail, então se você gerencia várias contas, talvez não seja o melhor ajuste. Para uma análise mais detalhada, confira minha review do Sortd.

Como ordenar e-mails com Sortd:

1. Vá para: https://www.sortd.com/
2. Clique em Add Sortd to Gmail e instale a extensão do Chrome.
3. Abra o Gmail e configure o Sortd para o seu fluxo de trabalho criando quantos boards forem necessários.
4. Mova e-mails para boards relevantes para planejar e priorizar visualmente.
5. Configure Automations para ordenar automaticamente os e-mails recebidos em listas, atribuí-los a pessoas ou aplicar outras ações.

5. Reply

Preço: Versão básica gratuita; recursos premium a partir de US$ 60/mês.

Reply é um organizador de e-mails com IA e 90% de precisão na categorização. Assim como o Sortd, o Reply foi criado para uso empresarial. No entanto, diferente de quase qualquer outro organizador desta lista, o Reply não é focado em mensagens do dia a dia — ele é voltado explicitamente para campanhas de vendas.

Quando você configura uma nova campanha e adiciona os dados no Reply, o algoritmo escaneia todas as respostas recebidas e as rotula conforme o interesse do leitor. Esse método ajuda a identificar rapidamente contatos interessados e responder a partir da aba Inbox.

Reply ordena mensagens em seis pastas por padrão: Interested, Not Interested, Not Now, Do Not Contact, Forwarded & Meeting intent. Porém, você pode adicionar pastas personalizadas. Também é possível transformar mensagens em tarefas para responder, ligar para interessados e mais.

Infelizmente, o Reply não foi criado para ordenar qualquer caixa de entrada e não oferece muitos recursos úteis para contas pessoais. Mas, se você quer melhorar os resultados das campanhas de vendas e agilizar o processo de resposta, este provavelmente é o melhor organizador para você.

Como ordenar e-mails com Reply:

1. Vá para: https://reply.io/
2. Crie uma conta para iniciar o teste.
3. Use a aba Sequences para configurar uma nova campanha.
4. Quando as respostas chegarem, revise por categoria na aba Inbox.

6. Superhuman

Preço: A partir de US$ 30/mês (cobrança mensal), não oferece teste grátis.

Superhuman é um cliente de e-mail premium criado para velocidade e eficiência, sendo uma boa escolha para profissionais que lidam com alto volume de e-mails. Em vez de pastas tradicionais, ele usa Split Inboxes para classificar e-mails em categorias como VIP, Team e Calendar, ajudando a focar no que importa.

Na minha experiência, o recurso Split Inbox funciona bem, mas a configuração exige esforço, pois os endereços de e-mail precisam ser adicionados manualmente a cada split.

Depois de testar, achei úteis as funções de IA do Superhuman para priorizar e-mails importantes e redigir respostas mais rapidamente. Ele também suporta atalhos de teclado para quase todas as ações, permitindo processar e-mails sem usar o mouse.

O Superhuman não automatiza totalmente a ordenação, mas sua IA melhora os fluxos ao aprender hábitos do usuário e aprimorar a triagem ao longo do tempo.

Embora a IA do Superhuman otimize fluxos, ela não oferece o mesmo nível de ordenação automática que o Shortwave, que foca em Bundles com IA e regras de automação.

Para lidar com o excesso, o Superhuman inclui ferramentas de cancelamento e bloqueio, mas exigem confirmação manual. Diferente do Clean Email, não há cancelamento em massa nem filtragem automática de newsletters, o que o torna menos eficaz para limpeza em grande escala.

Como ordenar e-mails com Superhuman:

1. Cadastre-se em https://superhuman.com/ e conclua o onboarding.
2. Configure Split Inboxes para classificar e-mails por prioridade.
3. Use atalhos de teclado para arquivar, adiar ou aplicar outras ações rapidamente.
4. Ative recursos de IA para priorização inteligente.

7. Shortwave

Preço: Plano gratuito. Planos premium a partir de US$ 9/mês.

Shortwave é um app para ordenar e-mails criado para ajudar usuários a alcançar e manter o inbox zero. Diferente de clientes tradicionais, segue a metodologia Getting Things Done, combinando ações manuais com automação para manter a caixa organizada.

Na prática, os Bundles foram um dos recursos mais úteis do Shortwave. Essa ferramenta agrupa threads relacionados em uma única linha, reduzindo a bagunça e facilitando a gestão de mensagens semelhantes. Os Bundles podem ser criados manualmente ou automaticamente por remetente, mas exigem alguma configuração inicial.

O Shortwave também oferece Smart Labels para classificar mensagens automaticamente. No entanto, diferente do Clean Email, esses filtros devem ser configurados manualmente e só se aplicam por remetente. Embora útil, achei menos intuitivo do que os Smart Folders predefinidos do Clean Email, que não exigem regras manuais.

Um diferencial do Shortwave é que ele não é apenas um organizador — é um cliente de e-mail completo. Ele aposta em uma gestão estruturada, com recursos nativos de escrita e envio, e pode ser visto como uma alternativa mais barata ao Superhuman.

Como ordenar e-mails com Shortwave:

1. Baixe o app Shortwave ou acesse https://www.shortwave.com/
2. Vá em Settings e escolha Splits em Inbox setup para ordenar os e-mails recebidos automaticamente.
3. Use o botão Bundle threads like this… para agrupar e-mails semelhantes automaticamente.
4. Faça a triagem classificando as mensagens como Pin, Snooze, Done ou Delete.

8. Hey Imbox

Preço: A partir de US$ 99/ano. Teste gratuito de 14 dias.

Diferente da maioria das opções, Hey Imbox não ordena mensagens depois que elas entram na caixa. Em vez disso, ele começa o processo filtrando mensagens e mantendo-as em The Screener até você dizer “sim” ao remetente. Se você disser “não”, nunca mais verá mensagens desse endereço.

Além de The Screener, o Hey Imbox classifica todas as mensagens em três áreas: The Imbox, The Feed e The Paper Trail. Você define onde cada mensagem deve ir e o app faz o resto. The Imbox é para e-mails importantes que você quer ler imediatamente, The Feed é para e-mails não urgentes como newsletters, e The Paper Trail é para recibos e mensagens que você raramente precisa ler.

Dependendo de como você lida com mensagens que exigem resposta, também pode usar o rótulo Reply Later para separar essas mensagens. Isso permite responder a várias de uma vez.

Assim como Shortwave e Clean Email, o Hey Imbox oferece opções extras de ordenação e classificação, como agrupar mensagens sobre o mesmo tema. Você também pode ignorar ou sair de threads e newsletters que não quer mais, semelhante à ferramenta Unsubscriber do Clean Email. Tudo isso torna o ordenamento de e-mails mais simples do que nunca.

Como ordenar e-mails com Hey Imbox:

1. Baixe o app móvel ou acesse a interface web do Hey Imbox em https://www.hey.com/
2. Vá até o Screener e marque se determinados remetentes devem ir para Imbox, Paper Trail ou Feed.

Bônus: Sky Extractor Email Sorter Software

Preço: Varia conforme os recursos.

Se você trabalha com listas de distribuição, elas podem ficar desorganizadas e frustrantes. Além disso, cada provedor tem configurações próprias de spam, o que exige pequenas variações nas mensagens para não cair no spam. Felizmente, o Sky Extractor funciona como um software de ordenação, mas para suas listas de distribuição.

Para usar a ferramenta, basta importar suas listas e deixar que ela as organize pelo servidor MX. Depois, você terá uma lista separada por provedor de e-mail, podendo analisar por domínio e exportar dessa forma ou em uma lista única.

Você pode testar a versão gratuita para ver como o Sky Extractor funciona. No momento, ele é compatível apenas com Windows.

Benefícios do software para ordenar e-mails

Você sabe quantos e-mails recebe por dia? Estima-se que cerca de 350 bilhões de e-mails sejam enviados e recebidos diariamente no mundo, o que dá mais de 44 e-mails por pessoa por dia, em média.

Quem usa e-mail no trabalho costuma receber mais de 100 mensagens por dia.

Como nem todos os e-mails são igualmente importantes, não faz muito sentido tratá-los como se fossem. Ainda assim, é isso que a maioria faz. A abordagem comum é lidar com e-mails em ordem cronológica, do mais recente ao mais antigo. Se isso parece familiar, você precisa de um software de ordenação em massa.

Dicas para ordenar e-mails

Se você usa um sistema de ordenação ou quer apenas gerenciar melhor sua caixa de entrada, estas dicas ajudam a ordenar e limpar com mais eficiência.

1. Use pastas ou rótulos: Crie pastas ou rótulos para organizar por tema, projeto ou remetente.
2. Priorize com estrelas ou flags: Use estrelas, flags ou outros marcadores visuais para destacar mensagens importantes.
3. Cancelar inscrições e filtrar: Cancele newsletters desnecessárias e configure filtros para ordenar mensagens recebidas.
4. Configure a caixa de entrada prioritária: Use o recurso do seu provedor para classificar mensagens importantes, não lidas e menos importantes.
5. Arquive regularmente: Arquive mensagens já resolvidas para manter a caixa principal limpa.
6. Use um sistema de nomes consistente: Dê nomes claros e consistentes a pastas, rótulos e arquivos para localizar o que precisa.
7. Use a busca com eficiência: Aprenda a usar operadores de busca para encontrar mensagens específicas sem rolar toda a caixa.
8. Processamento em lotes: Agrupe tarefas semelhantes e processe e-mails em blocos para ganhar eficiência.
9. Desorganize com regras: Use regras de e-mail para ordenar, classificar ou encaminhar mensagens automaticamente com base em critérios definidos.

Conclusão

Ordenar e-mails é a base da gestão de e-mail. Ao usar o melhor sistema de organização para identificar rapidamente quais mensagens são importantes e quais não são, você economiza muito tempo e finalmente limpa sua caixa de entrada. Seja com os algoritmos avançados do Clean Email ou com o aprendizado intuitivo do SaneBox, existem soluções personalizadas para cada necessidade.

Os apps de ordenação não apenas classificam e-mails, mas os organizam de acordo com as prioridades do usuário. Isso deixa mensagens urgentes mais acessíveis e as menos importantes para depois. Para empresas e indivíduos, essa organização é essencial. Ela evita que comunicações importantes passem despercebidas e permite um gerenciamento de e-mails mais focado e produtivo.

Siga nossos guias sobre como ordenar e-mails no Outlook, como ordenar o Gmail por nome, data e assunto e como ordenar o Yahoo Mail por remetente.