Como organizar e-mails e gerenciar sua caixa de entrada

10 dicas para ajudar você a organizar as mensagens da sua caixa de entrada

Com dificuldade para lidar com uma caixa de entrada bagunçada? Então você deve dominar as estratégias de organização de e-mails para alcançar o Inbox Zero, um estado em que sua caixa de entrada permanece vazia e você consegue localizar mensagens importantes rapidamente e descartar as desnecessárias sem esforço.

Temos um breve tutorial em vídeo que explica como organizar sua caixa de entrada e gerenciar e-mails indesejados com eficiência. Assista abaixo e continue lendo.

Para ajudar você a alcançar esse objetivo desafiador, mas totalmente realista, reunimos as 10 melhores formas de organizar mensagens de e-mail e conquistar uma caixa de entrada sem bagunça. Como bônus, também incluímos informações sobre o Clean Email, um organizador de e-mail que agrupa mensagens em pacotes fáceis de revisar.

1. Comece com uma limpeza profunda da caixa de entrada

Se você tem negligenciado sua caixa de entrada por muito tempo, comece com uma limpeza profunda para atingir os seguintes objetivos:

• Remoção de mensagens desnecessárias: O primeiro passo para organizar sua caixa de entrada é se livrar de mensagens que não têm mais utilidade. Isso inclui e-mails promocionais antigos, notificações desatualizadas e qualquer outra correspondência irrelevante que esteja entupindo a caixa de entrada.
• Organização de correspondências importantes: Depois de eliminar a bagunça, é hora de organizar os e-mails que você precisa manter. Crie pastas ou labels (veja a próxima dica) para categorizar e-mails importantes, como comunicações de trabalho, mensagens pessoais ou documentos financeiros. Assim, você encontra e-mails específicos rapidamente quando precisar.
• Prevenção de bagunça no futuro: Infelizmente, não basta fazer uma limpeza profunda uma vez e pronto. Você também precisa tomar medidas para evitar nova bagunça. Por exemplo, cancele a assinatura de newsletters ou listas de e-mail que você não considera mais úteis (veja a dica número 3).

Se você nunca fez uma limpeza profunda e está aprendendo agora como gerenciar sobrecarga de e-mails, comece pelo mais fácil com a ajuda de um limpador de caixa de entrada como o Clean Email.

O recurso Cleaning Suggestions do Clean Email pode dar a você uma vantagem inicial ao identificar as categorias com maior impacto com base nas mensagens que você limpou ou que outros usuários limpam com frequência. Para usar o recurso, você precisa:

1. Acessar o Clean Email's website ou usar o app móvel do Clean Email para Android ou iOS.
2. Clicar no botão Try for Free no canto superior direito.
3. Fazer login com sua conta de e-mail.
4. Selecionar a ferramenta Suggestions no painel esquerdo.
5. Clicar no botão de ação para aplicar a ação sugerida.

Com apenas alguns cliques, sua caixa de entrada bagunçada pode ficar renovada e pronta para uma organização mais avançada, aplicando as estratégias abaixo e aproveitando outros recursos que o Clean Email oferece.

2. Organize e-mails usando labels e pastas

Aprender como organizar e-mails usando labels e pastas é essencial para gerenciar uma caixa de entrada cheia. Embora pareçam semelhantes, labels e pastas têm funções distintas no gerenciamento de e-mails:

• Pastas: Na maioria dos serviços, mover uma mensagem para uma pasta a remove da caixa de entrada principal.
• Labels: Labels em serviços como o Gmail permitem “etiquetar” mensagens sem movê-las para fora da caixa de entrada.

Se o seu objetivo é organizar o Gmail, então você usará labels. Mas se você quer organizar o Outlook e muitos outros serviços de e-mail, então pastas serão sua principal ferramenta. Independentemente de usar pastas ou labels, siga sempre estes passos gerais:

1. Identifique categorias: Comece identificando as principais categorias relevantes para seus e-mails. Elas podem ser baseadas na natureza da mensagem (por exemplo, Trabalho, Pessoal, Contas) ou na ação necessária (por exemplo, Responder, Ler depois, Arquivar).
2. Crie pastas ou labels: Dependendo do seu provedor, crie pastas ou labels para cada categoria. No Gmail, vá para Settings e depois Labels para criar novas labels.

No Outlook e em outros serviços, normalmente você cria pastas clicando com o botão direito em Inbox ou em uma pasta existente e selecionando Create new subfolder.

3. Configure regras ou filtros: Automatize a organização criando regras (no Outlook) ou filtros (no Gmail) para direcionar mensagens recebidas para a pasta ou label correta. Isso pode ser baseado em critérios como remetente, palavras-chave no assunto ou até conteúdo. Em qualquer caso, o recurso Auto Clean do Clean Email pode ajudar você a organizar e-mails com regras de automação inteligentes e fáceis de criar.

Claro, você não pode esperar se manter organizado usando as mesmas labels e pastas indefinidamente. Por isso, é importante ajustar suas pastas, labels e regras/filtros conforme necessário, especialmente se seus hábitos ou necessidades mudarem.

Saiba mais sobre como organizar pastas do Outlook.

3. Cancele a assinatura de e-mails indesejados

Assinaturas indesejadas são o principal inimigo de quem busca alcançar e manter o Inbox Zero. De newsletters a propagandas, elas podem rapidamente sobrecarregar sua caixa de entrada e dificultar a identificação de mensagens importantes.

Cancelar assinaturas desnecessárias reduz o volume de mensagens recebidas, permitindo que você foque no que realmente importa. Essa etapa é um componente crítico de estratégias eficazes de gerenciamento de e-mail, seja para organizar o Yahoo Mail, organizar e-mails do iCloud ou qualquer outra coisa.

A forma tradicional de cancelar a assinatura de listas de e-mail é procurar um botão de cancelamento no cabeçalho da mensagem ou um link de descadastro, normalmente no rodapé. Ao clicar, você deve ser direcionado(a) a uma página onde pode confirmar o cancelamento. Embora funcione, esse método pode ser demorado se você tiver muitas assinaturas. Além disso, ele não ajuda quando o remetente nem sequer inclui um link de descadastro.

Felizmente, o Clean Email oferece uma solução mais eficiente com o recurso Unsubscriber:

1. Faça login no Clean Email com seu endereço de e-mail.
2. Selecione a ferramenta Unsubscriber no painel esquerdo.
3. Revise a lista de assinaturas ativas.
4. Clique no botão Unsubscribe ao lado de cada assinatura que não interessa mais a você.

Ao usar esse recurso do Clean Email, você pode reduzir com rapidez e eficiência o número de assinaturas indesejadas ativas para zero.

4. Use Stars e Flags

Alguns provedores de e-mail, incluindo Gmail e Outlook.com, oferecem a opção de favoritar com estrela ou marcar e-mails com flag, um recurso que vale a pena considerar. É uma forma simples, mas eficaz, de diferenciar visualmente e-mails que você pretende revisar mais tarde. Isso pode ser especialmente útil para priorizar e gerenciar sua caixa de entrada com eficiência.

Veja como adicionar estrela a uma mensagem no Gmail, tanto no desktop quanto no celular:

1. Abra sua caixa de entrada do Gmail.
2. No desktop: Clique no ícone de estrela à esquerda da mensagem.
3. No celular: Toque no e-mail para abri-lo e depois toque no ícone de estrela na parte superior.

Para marcar uma mensagem com flag no Outlook.com:

1. Faça login na sua caixa de entrada do Outlook.
2. No desktop: Passe o mouse sobre a mensagem que você quer marcar e clique no ícone de flag.
3. No celular: Toque na mensagem para abri-la, toque nos três pontos horizontais e depois toque na opção Flag.

Alguns serviços de e-mail até permitem configurar várias estrelas e flags. Esse recurso possibilita diferenciar ainda mais as mensagens com base em critérios definidos, como baixa, média ou alta urgência.

Só não exagere em marcar e-mails com estrelas e flags. Quando a maioria das suas mensagens está marcada ou quando muitas têm múltiplas estrelas, pode ficar difícil identificar quais são as mais importantes. Esse excesso de flags e estrelas é apenas um dos erros de organização de e-mail a evitar.

5. Arquive e-mails para manter sua caixa de entrada limpa

Arquivar mensagens é uma forma simples, porém eficaz, de organizar e-mails e manter sua caixa de entrada limpa. Isso permite ocultar e-mails que não são importantes no momento, mas que você ainda não quer excluir.

Por exemplo, imagine um e-mail com uma tarefa enviada pelo seu chefe. Depois de concluir a tarefa, em vez de apagar a mensagem e perder a possibilidade de consultá-la no futuro, você pode arquivá-la. Essa ação remove o e-mail da caixa de entrada, reduzindo a bagunça, mas o mantém acessível para referência posterior.

Para arquivar uma mensagem no Gmail:

• Desktop: Abra sua caixa de entrada do Gmail, selecione o e-mail (ou e-mails) que deseja arquivar e clique no ícone Archive (representado por uma caixa com uma seta para baixo) no painel superior.

• Mobile: Abra o app do Gmail, toque no e-mail para abri-lo e, em seguida, toque no ícone Archive (caixa com uma seta para baixo) na parte superior da tela.

Para arquivar uma mensagem no Outlook:

• Desktop: Acesse sua caixa de entrada do Outlook, selecione o e-mail que deseja arquivar e clique em Archive no painel superior.

• Mobile: Abra o app do Outlook, selecione o e-mail e toque no ícone More options (três pontos). No menu suspenso, escolha Archive.

Com o tempo, você provavelmente vai notar que alguns tipos de e-mails quase sempre merecem ser arquivados assim que chegam. Por exemplo, atualizações rotineiras de um serviço que você usa ou newsletters informativas que você gosta de ler, mas não precisa manter na caixa de entrada principal.

O recurso Auto Clean do Clean Email pode ser usado para automatizar o arquivamento desses e-mails:

1. Abra o app e faça login com sua conta de e-mail.
2. Selecione a ferramenta Auto Clean no painel esquerdo.
3. Clique no ícone + para criar uma nova regra.
4. Dê um nome à nova regra e configure todos os parâmetros necessários.
5. Escolha aplicar a ação Archive e salve a regra.

Você pode encontrar e gerenciar todas as regras ativas do Auto Clean no Control Center do app.

6. Crie contas de e-mail para trabalho e uso pessoal

Como o e-mail é uma das principais formas de comunicação, ter várias contas pode melhorar significativamente sua estratégia de organização.

Hoje em dia há muitos serviços gratuitos excelentes, então não há motivo para usar uma única conta para tudo. Ter várias contas (por exemplo, uma para e-mails pessoais, outra para mensagens de trabalho e uma terceira para serviços online) facilita a organização dos e-mails.

Suas principais opções para criar contas adicionais podem ser divididas nas seguintes categorias:

• Serviços de e-mail de uso geral: Serviços como Gmail, Outlook e Yahoo Mail entram nessa categoria. Eles oferecem recursos robustos de organização, como labels e filtros, que ajudam a manter a caixa de entrada em ordem. Para uso pessoal, aprender como organizar o Gmail pode ser especialmente útil, graças à interface amigável e às ferramentas completas de organização.
• Serviços de e-mail descartável: Temp Mail, DisposableMail e serviços semelhantes são ideais para uso temporário, como se cadastrar em serviços pontuais ou quando você precisa de um endereço rapidamente sem toda a configuração. Eles oferecem uma camada extra de privacidade e ajudam a evitar spam nas suas contas principais. No entanto, não devem ser usados para comunicações importantes, pois geralmente são de curta duração e menos seguros.
• Serviços de e-mail focados em privacidade: Se privacidade é uma grande preocupação, especialmente para e-mails sensíveis relacionados ao trabalho, considere serviços como ProtonMail ou Tutanota. Como eles priorizam segurança e privacidade oferecendo recursos como criptografia de ponta a ponta e coleta mínima de dados, conseguem resistir até a ataques relativamente sofisticados.

Se você decidir criar várias contas, é fundamental usar senhas diferentes e exclusivas para cada uma. Assim, se uma conta for comprometida, as outras permanecem seguras.

7. Lide primeiro com os e-mails importantes

Gerenciar sua caixa de entrada com eficiência significa priorizar as mensagens importantes, para que assuntos urgentes recebam a atenção necessária e você se mantenha em dia com seus compromissos. Veja um método direto, em cinco etapas, para ajudar você a lidar com a caixa de entrada de forma eficiente:

1. Varredura rápida: Comece o dia passando rapidamente pela caixa de entrada. Procure e-mails de contatos-chave ou com assuntos urgentes.
2. Marque o essencial: Use o recurso de estrela ou flag do seu cliente de e-mail para marcar mensagens que exigem atenção imediata. Essa ação simples ajuda a distinguir o que é prioridade do que pode esperar.
3. Elimine a bagunça: Depois de identificar os e-mails importantes, arquive ou exclua rapidamente os menos importantes. Isso reduz a bagunça na hora e facilita focar no essencial.
4. Trate os e-mails marcados: Agora, concentre-se nos e-mails que você marcou. Responda, delegue ou tome as ações necessárias. Lidar com esses e-mails primeiro garante que tarefas críticas não sejam ignoradas.
5. Cuide do restante: Depois de resolver os e-mails importantes, passe para os não marcados. Eles podem incluir atualizações gerais, newsletters ou solicitações não urgentes.

Lembre-se: ferramentas como o Clean Email podem tornar esse processo ainda mais simples, organizando seus e-mails automaticamente e removendo os desnecessários.

8. Adie e-mails para mais tarde

Às vezes, mensagens chegam na hora errada. Quando isso acontece, a maioria das pessoas escolhe uma destas duas opções:

• Opção A: Parar o que está fazendo e lidar com a mensagem.
• Opção B: Ignorar a mensagem e voltar a ela depois.

Se você escolher a Opção A, corre o risco de perder o fio da atividade original, o que pode derrubar sua produtividade. Se escolher a Opção B, corre o risco de deixar o remetente esperando demais ou esquecer completamente da mensagem.

Felizmente, existe também a Opção C: adiar a mensagem para mais tarde. Ao adiar, a mensagem sai temporariamente da caixa de entrada e reaparece no momento escolhido, quando você tiver tempo para ela. Hoje, esse recurso é suportado pela maioria dos clientes e serviços.

Para usar o recurso de adiar de forma eficaz no Gmail e no Outlook, siga estas etapas no desktop e no celular:

• Gmail (desktop e mobile): Abra a mensagem que deseja adiar. No desktop, clique com o botão direito na mensagem e escolha Snooze nas opções, depois selecione a data e a hora até quando o e-mail ficará adiado. No celular, toque no menu de três pontos e selecione Snooze. Em seguida, escolha quando o e-mail deve reaparecer na caixa de entrada.

• Outlook (desktop e mobile): Localize a mensagem que deseja adiar. No desktop, clique com o botão direito e selecione Snooze. No celular, toque no e-mail, depois nos três pontos ou no menu More e escolha Snooze. Selecione o horário para o e-mail voltar para a caixa de entrada.

9. Use Canned Responses

Por que desperdiçar tempo valioso escrevendo as mesmas respostas repetidamente, se você pode salvá-las e inseri-las com um clique? Canned responses são úteis se você usa e-mail para trabalho. E você também pode usá-las para economizar tempo ao perguntar, por exemplo, sobre o status de compras online.

Usuários do Gmail têm uma vantagem, porque canned responses são suportadas nativamente — basta ativá-las:

1. Clique no ícone de engrenagem no Gmail e selecione See all settings. Depois, vá até a aba Advanced, ative o recurso Templates e clique em Save Settings na parte inferior.
2. Comece uma nova mensagem clicando em Compose. Digite o e-mail que deseja salvar como template. Clique no ícone de três pontos no canto inferior direito da janela de composição, passe o mouse sobre Templates, depois Save draft as template e selecione Save as new template.
3. Digite um nome para o template na janela exibida e clique em Save. Esse nome também será preenchido automaticamente como sua linha de assunto.
4. Para usar uma resposta salva, comece a escrever uma nova mensagem. Clique no ícone de três pontos, passe o mouse sobre Templates e selecione o template desejado. Ele preencherá automaticamente o corpo e o assunto.
5. Faça as personalizações necessárias, adicione o destinatário e clique em Send.

Se o seu provedor não oferecer canned responses nativamente, você ainda pode usar o conceito salvando respostas em arquivos de texto no seu computador. Sempre que precisar enviar uma resposta recorrente, basta abrir o arquivo, copiar o texto e colar no e-mail. Embora não seja tão integrado quanto no Gmail, ainda é uma alternativa que economiza tempo em comparação com digitar mensagens repetitivas.

10. Organize sua caixa de entrada com regularidade

A organização consistente da caixa de entrada é fundamental para manter o controle sobre seus e-mails. Recomendamos que você faça o seguinte:

• Reserve um tempo: Separe blocos de tempo todos os dias especificamente para ler e responder e-mails. Eles não precisam ser longos — 10 a 15 minutos podem ser suficientes. O mais importante é a consistência.
• Faça verificações rápidas no smartphone: Aproveite seu smartphone para organizar e-mails rapidamente quando estiver longe do computador. Isso pode ser especialmente útil em intervalos ou durante deslocamentos (se você não estiver dirigindo).
• Use ferramentas de automação: Se organizar manualmente parecer demorado, organizadores como Clean Email podem automatizar grande parte do processo. Ao criar regras do Auto Clean, por exemplo, você pode classificar, arquivar ou excluir e-mails automaticamente com base em critérios específicos.

Ao dar pequenos passos na direção certa com regularidade, você consegue alcançar o objetivo de aprender a organizar e-mails no Gmail e em outras caixas de entrada com eficiência, sem grande esforço. O mais importante é manter a consistência.

Conclusão

Dominar o gerenciamento da caixa de entrada é essencial no mundo digital de hoje. As estratégias e ferramentas de organização de e-mails apresentadas neste guia, incluindo as soluções avançadas do Clean Email, foram pensadas para ajudar você a conquistar uma caixa de entrada organizada e sem bagunça. Ao incorporar esses métodos à sua rotina, você pode transformar a forma como lida com a comunicação por e-mail, tornando-a mais eficiente e muito menos desgastante no dia a dia.